В органах государственной власти Республики Алтай система электронного документооборота «ДЕЛО» используется с 2000 года. Внедрение системы первоначально было проведено в Аппарате Правительства Республики Алтай и в секретариатах министерств финансов и экономики. В текущем году Министерство финансов Республики Алтай приняло решение о расширении использования СЭД «ДЕЛО» с целью предоставления доступа к документальной базе всем подразделениям ведомства.
Аппарат Правительства, Министерство финансов и Министерство экономики Республики Алтай – одни из первых клиентов компании «КС-Консалтинг». После начала эксплуатации в Аппарате Правительства СЭД была тиражирована на основные министерства и ведомства Республики. Органы власти Республики Алтай также используют ряд дополнительных подсистем и опций – «ДЕЛО-WEB», «Поточное сканирование», «Мониторинг документов».
В 2002 году была начата автоматизация делопроизводства и документооборота в Государственном Собрании Эл Курултай Республики Алтай. В рамках реализации мероприятий республиканской целевой программы «Электронный Алтай» СЭД «ДЕЛО» было внедрено во всех 10 администрациях муниципальных сельских районов Республики и в муниципалитете г. Горно-Алтайск.
В Минфине Республики Алтай до текущего года «ДЕЛО» использовалось преимущественно в качестве учетно-регистрационной системы. Потребность в автоматизации документооборота не только в секретариате, но и во всех подразделениях привели к решению о необходимости закупки дополнительных рабочих мест. Установка системы «ДЕЛО» в отделах Минфина была призвана решить ряд проблем, которые существовали в документообороте:
- исключить случаи потери документов в процессе их исполнения;
- автоматизировать контроль исполнения документов на уровне подразделений;
- предоставить подразделениям возможность видеть контрольные документы и сроки их исполнения без обращения в канцелярию;
- обеспечить возможность внесения информации и отчетов о ходе исполнения документов непосредственно в подразделениях;
- предоставить подразделениям доступ к базе зарегистрированных документов с возможностью поиска.
Таким образом, в Минфине Республики Алтай успешно реализован начальный этап автоматизации документооборота в подразделениях. Все отделы получили доступ к единой базе документов и возможность отслеживать контрольные сроки. Несомненным положительным результатом является исключение случаев потери документов и улучшение исполнительской дисциплины.
На данном этапе документооборот в ведомстве остается преимущественно бумажным с элементами электронного. Развитие системы и расширение использования электронных документов – это перспективные задачи, которые будут решаться в рамках реализации общей стратегии по переводу органов государственной власти на современные методы организации документооборота.
