С декабря 2011 года ЗАО «Энерго Сервис» (Томская область, г. Стрежевой) использует систему электронного документооборота «ДЕЛО» и подсистему «ДЕЛО-WEB». Проект, который осуществили меньше чем за два месяца специалисты «КС-Консалтинг», стал уникальным – компания сразу перешла к электронному документообороту, пропустив почти неизбежный этап «сосуществования» традиционного «бумажного» делопроизводства и СЭД.
ЗАО «ЭнергоСервис» (предприятие, занимающееся производством электроэнергии) работает на российском рынке уже семь лет. Компания применяет уникальную технологию выработки электроэнергии посредством утилизации попутного нефтяного газа. Экологическая ориентированность предприятия реализуется путем внедрения новейших технологий, что обеспечивает сокращение выброса вредных веществ.
Инновационная направленность компании способствовала выбору передовых технологических решений и в сфере автоматизации управленческих процессов. Учитывая опыт других предприятий отрасли, компания остановила выбор на универсальной системе «ДЕЛО», очень популярной в энергетической отрасли.
Запуск СЭД «ДЕЛО» в промышленную эксплуатацию прошел 1 декабря 2011 года. С этого дня по распоряжению руководителя ЗАО весь внутренний документооборот компании ведется в электронном виде. Документы и проекты, не зарегистрированные в системе «ДЕЛО», руководством не рассматриваются.
Внедрение СЭД решило ряд первоочередных задач:
- выстроена четкая схема движения основных документов на предприятии и переписки со сторонними организациями;
- обеспечен контроль исполнения поручений руководства и документов;
- автоматизировано договорное делопроизводство (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планирование и контроль работы сотрудников по договорным документам, контроль исполнения договорных обязательств;
- разработка и согласование документов полностью переведены в электронный вид;
- обеспечен удаленный доступ в систему сотрудников во время командировок посредством подсистемы «ДЕЛО-WEB».
Кроме системы «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-WEB», все пользователи СЭД получили возможность использовать опцию «Мониторинг документов». Это приложение разработано компанией «КС-Консалтинг» и предназначено для:
- оповещения пользователей о наступивших событиях в системе «ДЕЛО»: поступление новых документов и поручений, смена статуса проектов документов, ввод новых отчетов исполнителями;
- уведомления пользователей о приближающихся событиях в системе «ДЕЛО»: приближение контрольных сроков исполнения поручений, визирования и подписания проектов документов.
Таким образом, в ЗАО «Энерго Сервис» созданы предпосылки для перехода на безбумажный документооборот не только внутри фирмы, так и при взаимодействии с её контрагентами. Поработав в системе год, сотрудники убедились в ее надежности и эксплуатационной универсальности. В конце прошлого года были закуплены дополнительные рабочие места СЭД «ДЕЛО», чтобы обеспечить всем работникам управленческого аппарата доступ в систему.
