Еще в 2005 году стартовал проект по поэтапному внедрению СЭД «ДЕЛО» в органах муниципального управления городского округа Барнаул. Первыми использовать «ДЕЛО» для автоматизации документооборота начали специалисты центрального аппарата городской администрации, чуть позже система была внедрена в администрациях пяти районов города. В дальнейшем к числу пользователей СЭД присоединились городские комитеты, а также администрации сел и поселков, входящих в состав городского округа.
В настоящее время на территории Барнаула «ДЕЛО» используют около трех десятков муниципальных управленческих структур. Во всех организациях система активно используется, прежде всего - для регистрации документов всех групп и организации контроля их исполнения.
За период эксплуатации во всех ведомствах отмечен существенный рост исполнительской дисциплины. Значительно сократилось время, необходимое для регистрации и обработки корреспонденции. Поиск актуальных сведений о документах стал проще и быстрее: в базе СЭД «ДЕЛО» всегда имеются актуальные сведения о том, у кого из исполнителей находится документ, о состоянии исполнения и т.д.
Именно расширенные поисковые возможности версии «ДЕЛО» 12.0 заинтересовали муниципальные администрации Барнаульского округа в первую очередь. В новой версии появился поиск «по контексту», то есть по совокупности реквизитов, когда искомое слово или фраза ищется сразу по всем заданным полям. Кроме того, 12-я версия «ДЕЛА» получила ряд других дополнительных функций – например, новые процессы в подсистеме «Управление процессами», а также возможность «внешнего» согласования и подписания документов с помощью модуля СЭВ («Сервер Электронного Взаимодействия»).
После завершения в соответствии с требованиями законодательства всех необходимых конкурсных процедур СЭД «ДЕЛО» в начале 2013 года в ряде муниципальных структур обновлено до версии 12.0. Обновленную систему получил центральный аппарат Администрации Барнаула, администрации Железнодорожного, Ленинского, Индустриального районов, городские комитеты по дорожному хозяйству, благоустройству, транспорту и связи и по жилищно-коммунальному хозяйству, а также Новосиликатное территориальное управление администрации Индустриального района и Власихинская сельская администрация.
В перспективе – обновление системы в остальных муниципальных администрациях и комитетах, а также освоение возможности взаимодействия с единой СЭД краевых органов власти. С 2011 года Администрация края и все органы исполнительной власти края работают в единой системе документооборота с общей базой данных, созданной на платформе СЭД «ДЕЛО». Подключение к системе всех муниципалитетов – задача ближайшего будущего.
