Значимость тех или иных печатных изданий сегодня мы оцениваем по нескольким критериям. Один из них – читаемость. Если хотя бы половины выпущенного тиража бесплатно распространяемой газеты коснулся глаз непосредственного читателя, значит можно говорить о том, что она в какой-то степени популярна. Однако не стоит ставить крест на этой отрасли, ведь в условиях конкуренции и ужесточении требований к изданию «выживают сильнейшие». И таких изданий достаточно, чтобы удовлетворить самую взыскательную аудиторию. Общественно-политическая газета «Областная» - издание, освещающее жизнь иркутской области, является удачным примером такой тенденции.
За все время своего существования, газета «Областная» не раз доказывала свою состоятельность. В каждом номере всё самое горячее — последние новости, репортажи с мест событий, интервью с государственными деятелями, авторитетными экспертами и известными людьми региона. Более того, только после публикации в «Областной» государственные документы Правительства и Законодательного Собрания Иркутской области вступают в силу. Это и объясняет популярность газеты у иркутского читателя.
Ежедневно, сотрудники «Областной» имеют дело с огромным количеством информации, начиная от экспертных статей для очередного выпуска и заканчивая внутренними документами организации. Работа с контентом в издательстве хорошо налажена, однако с учетом корреспонденции, движением и контролем внутренних документов все обстояло иначе.
Ранее в издательстве «Областной» регистрация документов велась в обычном журнале. Все распоряжения и документы, которым требовалось исполнение, пересылались на ответственное лицо посредством электронной почты. При таком подходе сложно осуществлять контроль за исполнением поручений, что существенно снижает исполнительскую дисциплину. В первую очередь именно эти проблемы, привели руководство газеты к решению о внедрении системы управления документами, которая позволила бы не только организовать учет и хранение документов, но и обеспечить своевременный контроль за исполнением поручений, возможности безбумажного согласования документов, учета договоров и договорной документации и другие современные возможности управления информацией организации.
Первоочередными задачами, которые должна решать внедряемая система, издательство «Областной» определило:
- учет и работа с самыми различными видами документов (как в рамках классического и договорного делопроизводства, так и работа с разнородными корпоративными документами и информацией, не предоставляющей юридической значимости);
- управление электронными образами и файлами документов, создание электронного архива;
- управление заданиями, как в связи с исполнением различных документов, так и текущих поручений руководства.
Все эти задачи легко выполнимы с помощью универсального прикладного решения eDocLib:Актив Бизнес, разработанного компанией «КС-Консалтинг» (г. Барнаул) на базе ECM-платформы eDocLib. Оптимальная цена, богатый функционал, возможность подстраиваться под нужды компании, - все это определило выбор руководства газеты «Областная» в пользу eDoclib: Актив Бизнес. Весомым фактором в пользу выбора этого решения стал еще и тот факт, что «Актив Бизнес», являясь ECM-системой, по определению обладает обширными возможностями для работы с разнородным контентом, что в перспективе может позволить вывести на новый технологический уровень работу по подготовке материалов для газеты.
Исполнителем проекта была выбрана компания Информационное агентство «Референт», основным профилем которой с 2005 года является оказание услуг по оптимизации работы с документами. Компания хорошо зарекомендовала себя на рынке Иркутской области и реализовала большое количество внедрений СЭД для организаций различного профиля.
На первом этапе, в «Областной» внедрено 10 рабочих мест eDocLib: Актив Бизнес. Доступом к системе обеспечены ключевые лица организации и директор издательства. Выполнена настройка системы и прав пользователей для работы с входящей/исходящей корреспонденций, внутренними документами, договорами, обеспечена возможность перевода документов в электронный вид, управления заданиями и совместной работы с информацией в системе. В дальнейшем издательством планируется активно использовать механизмы работы с проектами документов в электронном виде применительно к внутренним документам организации и согласованию договоров.
eDocLib: Актив Бизнес, как корпоративное хранилище данных и WEB-решение поддерживающее удаленный доступ пользователей через Интернет/Интранет, в дальнейшем может помочь организовать совместную работу копирайтеров, журналистов и редакторов над материалами самого издания. При этом у каждого из них будет свое, индивидуально настраиваемое рабочее пространство, обеспечивая все необходимые условия для удобной и эффективной работы пользователей в системе.
Печатное издательство, как организация основанная на творчестве ее сотрудников, никогда не следует стандартным принципам работы с четко ограничивающими инструкциями и рекомендациями к трудовому процессу. Перед газетой каждый раз встают новые задачи, непредсказуемые и принципиально отличающиеся друг от друга. Но даже здесь система eDocLib: Актив Бизнес не ограничивается стандартным набором базовых функций, и маршрутов движения различных документов. При необходимости, она оставляет возможность быстрого конфигурирования для специализированных задач.
Подводя итоги, можно смело заявить, что сегодня ECM-системы являются необходимым компонентом информационной инфраструктуры, и внедрение «eDocLib: Актив Бизнес» в общественно-политическую газету «Областная» открывает для издательства дополнительные возможности в управлении бизнес-процессами, выдвигает на качественно новый уровень работы с информацией, будь то традиционный документооборот, или слабо структурированный корпоративный контент, объем и значимость которого с каждым годом все более возрастает. Теперь газета «Областная» может похвастаться не только увлекательными публикациями, но и слаженностью внутренних процессов, что напрямую влияет на качество публикаций.
