Система «ДЕЛО», флагманский продукт компании «Электронные офисные системы», расширяет свое присутствие на территории крупного промышленного центра России – города Норильска (Красноярский край). Осенью этого года решение автоматизировать документооборот на базе СЭД «ДЕЛО» принял Норильский городской Совет депутатов.
«ДЕЛО» уже много лет доказывает свою пригодность как средство автоматизации делопроизводства самых различных структур, а в государственном секторе фактически стало отраслевым стандартом. Территория Красноярского края «осваивается» этим продуктом уже давно – СЭД успешно работает во многих органах исполнительной власти края, судах, краевой прокуратуре, Енисейском речном пароходстве, на Красноярской ГРЭС и в иных организациях. Среди заказчиков, выбравших это решение - городские и сельские администрации, в том числе администрация города Норильска, где более 100 автоматизированных рабочих мест СЭД «ДЕЛО», а проект осуществляется с 2008 года. На территории края число организаций, внедривших этот продукт, приближается к ста.
Таким образом, Норильский горсовет выбирал решение для автоматизации документооборота, имея возможность видеть удачные варианты внедрений у коллег. Для представительных органов территории это также не первое внедрение – СЭД «ДЕЛО» успешно работает в Лесосибирском городском Совете Красноярского края.
Особенностью построения муниципального управления г. Норильска является общедоступность и прозрачность всех действий местной власти, а также создание всех необходимых условий для участия жителей в организации городской жизни. Депутаты горсовета представляют все социальные группы города. Среди них – производственники, работники сферы образования, врачи, бизнесмены. Народные избранники воспринимают свои депутатские мандаты не только как право отстаивать интересы избирателей, но и как обязанность оказывать им конкретную помощь в решении самых разных насущных вопросов.
Для любой организации, работающей напрямую с населением, к тому же осуществляющей правотворческую деятельность, строгость в документообороте и контроль прохождения обращений жителей – первейшие задачи. Поэтому руководство НГСД пришло к решению о внедрении системы электронного документооборота, которая позволит организовать работу в русле современных требований, основывающихся на понятиях удобства, практичности и многофункциональности.
На момент обследования действующего документооборота в горсовете регистрация документов велась в специальной программе, представляющей лишь форму учета входящих и исходящих документов. Недостатки такого решения можно перечислять бесконечно: программа крайне ограничена по поисковым реквизитам, не предусматривает обмен электронными документами, не позволяет прикреплять файлы, делать ссылки на связанные документы и пр. Все эти ограничения в использовании программы привели к решению о внедрении системы «ДЕЛО».
Руководством Совета в качестве первоочередных были поставлены следующие задачи:
- автоматизация внутреннего документооборота;
- сокращение количества бумажных копий документов;
- отслеживание движения и контроль исполнения документов;
- организовать в СЭД работу с проектами документов и фиксировать их движение в системе;
- обеспечить возможность прикреплять электронные образы документов к регистрационной карточке;
- обеспечить средствами СЭД взаимодействие с администрацией города.
На данном этапе принято решение автоматизировать 14 рабочих мест. В первую очередь должна быть настроена регистрация всех основных групп документов. Затем будет налажен контроль исполнения документов и поручений в аппарате Совета.
Работы по внедрению системы осуществляет компания «КС-Консалтинг», золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), ранее являвшаяся исполнителем проекта по внедрению СЭД «ДЕЛО» в администрации города Норильска.
