Всем нам привычно применение ECM-систем как средства управления информацией, циркулирующей в управленческом аппарате. Но в наши дни вся деятельность предприятий, производящих товары или выполняющих работы (в том числе и само производство), «завязана» на информационно-документационную составляющую.
В отличие от привычного к работе с бумагами офисного персонала, оперативно получать документальные отчеты о ходе работ от мастеров, бригадиров, монтажников гораздо сложнее.
Именно с этой проблемой столкнулось руководство ООО «Взлет-Алтай». Предприятие работает на рынке Алтайского края почти 12 лет, занимается установкой приборов учета тепловой энергии, а также горячей и холодной воды, работает и с климатическим оборудованием. Клиенты – управляющие компании, ТСЖ, бюджетные организации (школы, больницы, детские сады), впечатляющая география заказов (в том числе удаленные на сотни километров сельские районы). Следствие – разноплановые производственные задачи, сложные схемы договорной работы и необходимость оперативного получения отчетов с объектов на стадиях монтажа и сдачи в эксплуатацию.
Одной из важнейших задач является отслеживание сроков поверки, в которой нуждается каждый установленный прибор учета. Добавим сюда необходимость ведения разнообразных справочников – оборудования, заказчиков, видов работ и услуг и т.д.
«Управление задачами было преимущественно устным, письменные поручения «не прижились», – делится впечатлениями Юлия Перцевая, специалист отдела прикладных решений ООО «КС – Консалтинг», – по каждому объекту на преддоговорной стадии и в ходе исполнения работ рождалась масса документов – заявки, сметы, проекты договоров, подписанные договоры, изменения к договорам, акты сдачи в эксплуатацию, акты поверки, спецификации оборудования, дефектные ведомости и т.д. Разные подразделения вели несколько баз данных, частично дублирующих друг друга и не связанных между собой».
Пытаясь связать «производственные» документы с договорами и сделать «прозрачным» управление проектами, руководство предприятия пришло к мысли о внедрении ECM-системы. Выбор пал на eDocLib: Актив Бизнес, разработку компании «КС – Консалтинг».
Основные задачи, которые требовалось решить, были стандартными – создание корпоративного хранилища данных, отслеживание хода исполнения задач, разграничение доступа к документам и возможность оперативного поиска информации по базе данных. Вместе с тем, специфику проекта во многом определило включение в систему в качестве пользователей младшего инженерного состава - электромонтажников, теплотехников, электронщиков, работающих непосредственно на объектах.
Центральным элементом разработанной на базе eDocLib: Актив Бизнес конфигурации стала карточка объекта (заказчик, адрес объекта, список установленного оборудования), на которую выводятся договоры и все документы, задачи и отчеты, сопровождающие проекты – от получения заявки заказчика до монтажа, сдачи в эксплуатацию и последующей поверки приборов.
В итоге удалось выстроить схему движения документов, более четко прописать иерархию и функционал специалистов ООО «Взлет-Алтай» и даже реализовать ряд специфических задач (например, в систему введены «возможные сделки» – проекты, по которым у клиентов пока есть только намерение, не подкрепленное достаточным финансированием).
Включение в число пользователей системы младшего инженерного персонала завершило процесс автоматизации – пользователями системы стали все участники проектов, реализуемых ООО «Взлет-Алтай» - от директора и старшего инженерного персонала до офис-менеджера и бухгалтерии. Всего на данном этапе установлено 18 рабочих мест.
Установка серверной части, настройка конфигурации и справочников, обучение технолога закончены 22 июня. До 29 июня планируется завершить финальный этап - огромная картотека поверок оборудования из СУБД Access (около 11 тыс. записей) будет импортирована в базу данных системы eDocLib: Актив Бизнес, что даст возможность перейти на новую схему управления предприятием без перерывов, сбоев и потери информации.
На примере проекта, реализованного в ООО «Взлет-Алтай», система eDocLib: Актив Бизнес доказала свою пригодность для автоматизации не только управленческих задач, но и производственных процессов, а также начала «завоевание» быстро растущего рынка предприятий, внедряющих энергосберегающие технологии.
