На качество и эффективность внедрения систем электронного документооборота влияет множество факторов, но одним из самых важных - является человеческий фактор, который в свою очередь подразумевает под собой: общую компьютерную грамотность пользователей и готовность перехода к работе с электронными документами (эмоциональный и психологический настрой), удобство работы в системе. Пользователи могут с первого дня принять работу в системе электронного документооборота, а могут привыкать к работе месяцами, либо отказаться от СЭД вовсе.
Внедрение СЭД «ДЕЛО» в администрации муниципального образования "Майминский район" может послужить примером, тому, что пройти первый этап автоматизации документооборота можно быстро и безболезненно. Майминский район расположен в северо-западной части Республики Алтай, его территория составляет 1,4 тыс. кв. км. Численность населения в районе 24,5 тысяч человек, в том числе в районном центре Майма 15 344 человек. Количество населенных пунктов — 25. На территории района находится столица республики — город Горно-Алтайск. Майминский район славиться своей неповторимой природой и является излюбленным местом отдыха.
На данном этапе Администрацией Майминского района была произведена закупка лицензии на 1 рабочее место СЭД «ДЕЛО», что позволило автоматизировать делопроизводство в организационном отделе, в будущем, расширение рабочих мест системы позволит перейти на частичный электронный документооборот и интегрироваться со СМЭВ. В кратчайшие сроки, были проведены работы по обследованию и настройке системы. В первый же день обучения специалист по делопроизводству – начала полноценную регистрацию всех входящих и исходящих документов в системе. По её словам – она с самого первого дня ощутила преимущества работы в системе «ДЕЛО», для нее переход на другую форму работы с документами был абсолютно безболезненным и быстрым. Следующим шагом автоматизации документооборота должна стать регистрация в системе обращений граждан и внутренних документов.
Безусловно, для полноценного использования всего функционала СЭД «ДЕЛО» необходимо увеличение количества рабочих мест, понимая все перспективы и преимущества работы в системе, руководство администрации муниципального образования "Майминский район", думает о расширении количества рабочих мест и автоматизации всего документооборота администрации, а также включении в СМЭВ. Следует отметить, что интеграция системы электронного документооборота в СМЭВ значительно облегчит электронное взаимодействие с другим органами власти Республики, как в части оказания государственных услуг в электронном виде, так и по всем направлениям деятельности. Особенное если учитывать тот факт, что большинство органов власти Республики Алтай уже использует систему «ДЕЛО» в том или ином объеме.
