ЗАО «ЭнергоСервис» - уникальная организация в сфере энергетики, существующая уже более 6 лет, практически не имеющая аналогов в России и странах ближнего зарубежья, внедряет систему электронного документооборота «ДЕЛО». Территориально компания находится в г. Стрежевой Томской области, она одна из немногих компаний которая, пользуясь новейшими технологиями, вырабатывает электроэнергию посредством утилизации попутного нефтяного газа. Деятельность «ЭнергоСервис» обеспечивает сокращение выброса вредных веществ, улучшает экологию.
За годы работы в сфере энергетики, у руководства компании появилось четкое понимание, необходимости оптимизации всех бизнес-процессов. Ещё одним фактором с подвигнувшим к принятию решения о внедрении СЭД «ДЕЛО» (разработка компании ЭОС) стал положительный опыт использования продуктов компании ЭОС, других организаций работающих в данной сфере, таких как «Алтайское РДУ», «Международная Энергосберегающая Корпорация», ОАО "Кузбассэнерго", ОАО «Читаэнерго», Энергосбыт «Кузбассэнерго» и многих других.
Уже сегодня система «ДЕЛО» должна решить на предприятии вопрос контроля исполнения поручений, анализа исполнительской дисциплины. Внедрение СЭД позволит выстроить четкую схему движения основных документов на предприятии, предоставит возможность контроля исполнения документов, включая контроль исполнения договорных обязательств, и создаст предпосылки для перехода на безбумажный документооборот как внутри фирмы, так и при общении с ее контрагентами. Примечательно, что данный Заказчик готов с самого начала эксплуатации системы в значительной мене отказаться от работы с «бумажными» документами внутри компании. В частности в безбумажный вид полностью переходит процесс согласования документов. При настройке системы каждое должностное лицо станет пользователем СЭД и получит свой виртуальный кабинет, набор прав, соответствующих его должностным обязанностям. Это один из тех уникальных случаев, когда с самого начала эксплуатации системы все сотрудники предприятия, работающие с документами, станут полнофункциональными пользователями СЭД - «должностное лицо» будет приравнено к «пользователю». Ещё одной проблемой, которую должна решить система «ДЕЛО» это возможность удаленного доступа и сохранения вовлеченности в процессы компании сотрудников во время командировок при помощи удаленного доступа посредством «ДЕЛО -Web».
В данный момент с внедрением СЭД «ДЕЛО» в ЗАО «ЭнергоСервис» решаются следующие задачи:
- Организация четкого ведения всей внутренней документации предприятия, переписки со сторонними организациями.
- Автоматизация ведения договорного делопроизводства (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планирование и контроль работы сотрудников по договорным документам.
- Обеспечение контроля исполнения поручений руководства.
- Выполнение оперативного электронного согласования документов, разработка проектов документов в электронном виде.
- Автоматизация основных бизнес процессов компании, связанных с подготовкой и работой с документами.
Специалистами отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» г.Барнаул (золотой дилер компании «Электронные офисные системы») было проведено обследование, анализ организационной структуры и бизнес процессов компании. На данный момент проходит индивидуальное обучение сотрудников работе с системой. Запуск СЭД «ДЕЛО» эксплуатацию на тридцати рабочих местах запланирован на первую декаду декабря.
