Совещание прошло 15 декабря 2010 года в малом зале Администрации под председательством начальника Департамента документационного обеспечения Администрации края Степанова А.Н., при участии начальника отдела программах средств и технологий Главного управления экономики и инвестиций, Миева С.А.
Со стороны органов исполнительной власти присутствовали руководители отделов документационного обеспечения и IT-специалисты ведомств. Кроме того, в работе совещания принял участие Балабанов А.В., генеральный директор компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» - ведущего сибирского интегратора в области СЭД.
Перед представителями органов исполнительной власти были озвучены планы перехода на работу в единой базе данных СЭД «ДЕЛО» с распределенным доступом пользователей в рамках корпоративной сети передачи данных Администрации края. Господин Степанов подчеркнул, что такое технологическое новшество является не данью моде, а осознанным шагом, без которого невозможно было бы обеспечить надлежащий уровень межведомственного взаимодействия органов исполнительной власти Алтайского края в современных условиях.
Подробно о целях объединения СЭД, новой технологии работы и ожидаемом эффекте рассказал г-дин Миев. Было отмечено, что в настоящее время одним из главных факторов, сдерживающих развитие СЭД в Администрации Алтайского края, являлся режим работы почти тридцати ведомств в разрозненных базах данных, с асинхронной репликацией документов и поручений. С учетом очень плотного взаимодействия местных органов исполнительной власти, в таком режиме технически очень сложно обеспечить достаточно полный и динамичный обмен всей требуемой информацией. А обеспечить работу с документами и поручениями в режиме «on-line» - просто невозможно.
Переход на работу в объединенной СЭД даст следующий эффект:
- Сокращение трудозатрат за счет отказа от внешней рассылки электронных документов с необходимостью отслеживания получения и перерегистрации на стороне ведомства-получателя. В настоящий момент из аппарата Администрации ежедневно рассылается порядка 400 документов в адрес органов исполнительной власти и местного самоуправления края.
- Сокращение трудозатрат за счет сквозного движения документов в рамках единой системы электронного документооборота и отсутствия необходимости «ручной» регистрации делопроизводителями документов, имеющих хождение в рамках органов исполнительной власти, в объединенной СЭД.
- Повышение динамики документооборота за счет работы с документами в режиме «on-line».
- Снижение затрат на тиражирование за счет увеличения доли электронных документов в межведомственном документообороте.
- Повышение исполнительской дисциплины за счет сквозного контроля исполнения поручений в рамках всех ведомств, включенных в СЭД.
- Повышение надежности хранения данных и сокращение стоимости владения системой за счет обеспечения единой точки хранения данных на едином отказоустойчивом сервере СЭД.
О практике работы в объединенной СЭД рассказал представитель компании «КС-Консалтинг», имеющей опыт построения аналогичных решений для органов власти на базе системы «ДЕЛО» в Правительстве Республики Хакасия, Правительстве Забайкальского края, администрации города Норильска.
В обсуждении затрагивались вопросы обеспечения информационной безопасности, регламентации новой процедуры взаимодействия и работы с обращениями граждан.
