Еще в конце 2009 года в Барнаульской Епархии назрел вопрос о применении в работе автоматизированной системы учета и управления документами. Учитывая опыт Московской Епархии, осуществившей подобное внедрение несколько лет назад, выбор системы был однозначным – СЭД «ДЕЛО».
В ходе реализации проекта Заказчику был оказан полный комплекс услуг по внедрению системы:
- обследование технологических процессов работы с документами,
- настройка системы на структуру организации,
- установка ПО,
- обучение специалистов Епархии работе с системой «ДЕЛО».
При обследовании выяснилось, что, не смотря на специфический род деятельности Заказчика, делопроизводство и документооборот организации во многом можно назвать «классическим»: журнальная регистрация, иерархические резолюции, отправка документов по реестрам и т.п. Поэтому, настройка системы «ДЕЛО» на специфику работы с документами Барнаульской Епархии не вызвала затруднений для специалистов отдела внедрения компании «КС-Консалтинг».
Рабочие места системы были установлены в приемной Епископа Барнаульского и Алтайского Максима, секретаря Барнаульской Епархии (фактически, первого заместителя «Владыки»), в Канцелярии и машинописном бюро.
В результате, был налажен автоматизированный учет входящих, исходящих и внутренних документов Епархии и появилась возможность хранить электронные образы документов. Другой, немаловажной задачей, которая была решена при внедрении системы «ДЕЛО» ,стала возможность осуществлять контроль исполнения по всем документам Епархии.
Также специалисты «КС-Консалтинг» оказали помощь отделу канцелярии в разработке номенклатуры дел Епархии, что позволит, в дальнейшем, упорядочить хранение оригиналов документов, а так же ускорить их поиск.
В перспективе развития системы, для упрощения процедуры перевода в электронный вид входящих документов, возможно приобретение дополнительной опции «Сканирование».
Следует отметить, что после внедрения системы «ДЕЛО» в Барнаульской Епархии, со стороны Московского Патриархата был проявлен интерес к открывающейся возможности обмена документами, зарегистрированными в системе «ДЕЛО», посредством электронной почты.
