Напомним, что в мае 2010 года между Департаментом информатизации и связи Забайкальского края и ООО «КС-Консалтинг» был заключен государственный контракт на поставку 400 лицензий системы «ДЕЛО», а также на работы по обследованию делопроизводственных процессов Министерств и Ведомств с последующей настройкой СЭД «ДЕЛО» в формате работы в единой базе данных.
По сути, этот масштабный проект представляет собой очередную иллюстрацию решения вопроса межведомственного электронного взаимодействия органов государственной власти на региональном уровне. Поэтому основной целью проведения обследования был анализ технологических процессов делопроизводства, а также исследование информационного взаимодействия между Ведомствами. Полученные в результате обследования данные явились основой для создания модели межведомственного взаимодействия в органах исполнительной власти Забайкальского края с использованием системы «ДЕЛО».
Опираясь на опыт других регионов, успешно реализующих подобные задачи посредством СЭД «ДЕЛО» (Правительство Республики Хакасия , Администрация Ростовской области, Администрация Алтайского края, Администрация Тульской области и многие другие), Заказчиком был выбран централизованный подход, который основывается на том, что документы всех Ведомств создаются и хранятся в единой точке (единой базе данных), а территориально - распределенные пользователи СЭД получают к ним доступ посредством корпоративной сети.
На первом этапе создания единой информационной среды для работы с документами специалистами отдела внедрения компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» («КС-Консалтинг») была сформирована единая база данных, настроенная с учетом структуры и правил взаимодействия 30-и Ведомств, заполнены справочники, разработаны рекомендации по запуску в эксплуатацию и развитию единой системы электронного документооборота на базе системы «ДЕЛО».
На данный момент, согласно полученным рекомендациям, проект проходит второй этап реализации: обучение технологов Ведомств. Обучение проводится с целью обеспечения каждого Ведомства квалифицированным специалистом для индивидуальной настройки системы «ДЕЛО» согласно потребностям внутреннего документооборота, а так же для последующего консультирования пользователей системы.
Третьим этапом предполагается дополнительная настройка системы на внутренний документооборот Ведомств и запуск единой СЭД в опытную эксплуатацию для отладки технологии межведомственного взаимодействия.
Построение модели единой системы документооборота по принципу единой базы данных с распределенным доступом позволяет решить ряд вопросов, которые на данный момент особо остро стоят перед Заказчиком:
- Ускорение процесса передачи документа адресату, сведение к минимуму вероятности утери документа.
- Совместная межведомственная работа с документами и проектами документов.
- Сквозной контроль исполнения выданных по документу поручений одним Ведомством другому.
- Сокращения бумажных документов в межведомственном обороте, экономии ресурсов за счет передачи их электронных копий.
- Повышение надежности хранения данных при минимальных организационных и финансовых затратах на резервное копирование данных.
Конечным результатом этого проекта должно явиться создание единой системы межведомственного электронного взаимодействия органов исполнительной власти Забайкальского края, как одного из шагов построения электронного правительства. В перспективе планируется включение в единую систему и Законодательного Собрания Забайкальского края, использующего СЭД «ДЕЛО» с 2007 года.
