С нового, 2013 года начался процесс автоматизации делопроизводства в БУ РА РУАД "Горно-Алтайавтодор". Это государственное учреждение обслуживает сеть региональных автомобильных дорог Республики Алтай, выполняя функции заказчика по строительству, реконструкции, ремонту и содержанию дорог местного республиканского значения.
В настоящее время регистрация документов в организации происходит в журнальной форме, что увеличивает временные затраты на поиск документа по дате или регистрационному номеру. Напоминания о сроках исполнения поручений происходит в основном по телефону, или же путем составления списков документов, которые должны быть исполнены в ближайшее время. В организации ведутся поквартальные и годовые отчеты по исполнительской дисциплине. Их подготовка отнимает много времени и требует большой концентрации внимания сотрудника.
В целях повышения оперативности и качества работы делопроизводителя руководством «Горно-Алтайавтодор» было принято решение о приобретении СЭД «Дело». Работы по внедрению системы стартовали в январе нового года. В ходе внедрения СЭД будут автоматизированы такие процессы, как регистрация документов, контроль исполнения поручений, формирование отчетов по исполнительской дисциплине. Немалое значение, для сотрудника ответственного за делопроизводство, имеет возможность прикрепления электронных образов документов к регистрационной карте (РК – форма учета документов в СЭД «Дело»), поиск и сортировка РК по заданным параметрам. Окончание проекта внедрения запланировано на 15 февраля 2013 года. В дальнейшем, возможно увеличение числа рабочих мест, что позволит реализовать возможность обмена РК с прикрепленными образами документов между подразделениями.
