«Школа успеха» №4 (22) 2009
Много говорится и пишется на разных уровнях от Президента РФ до различных аналитиков в сфере ИТ о том, что тема автоматизации бизнес-процессов, электронного документооборота сейчас очень актуальна для государственных органов, промышленный предприятий и коммерческих структур. Наверное, большинство воспринимают это как «мечты», «далекую перспективу», как то, до чего «компания еще не доросла», и что делается «где-то там, не в нашем захолустье». Так что же показательного происходило в этой нашумевшей сфере здесь, у нас в 2008-2009 году?
Не ошибусь, если скажу, что эти два года были обозначены вектором перехода организаций и предприятий самого различного масштаба и профиля на внутрикорпоративный и межведомственный электронный документооборот.
Кризис подтолкнул коммерческие структуры к оптимизации управления и повышения эффективности менеджмента. Яркий пример – «Система Чибис», один из лидеров розничного рынка Сибири с сетью более 160 магазинов, представленных в 8 субъектах СФО. Проект по внедрению СЭД в этой компании мы начали еще в 2007 году, тогда были внедрены первые 25 рабочих мест системы «ДЕЛО». Это, прежде всего, позволило автоматизировать управление распорядительными документами, служебной перепиской на уровне ключевых менеджеров и перейти на безбумажное согласование договорных документов, систематизировать документооборот компании. В 2008 году «Система Чибис» активно занималась вопросами оптимизации управления, в частности, сертификацией по СМК ISO 9001:2008. Роль ключевого инструмента здесь снова сыграла система «ДЕЛО», которая автоматизировала все основные процессы по работе с документами СМК.
В ходе реализации проекта заказчика по созданию мультиформатной сети магазинов «Поляна» в Сибири, произошло слияние нескольких компаний в объединенную компанию, представленную в 14 городах. Эффективное управление такой структурой возможно только с применением СЭД. На сегодняшний день у этого заказчика функционирует около 100 рабочих мест системы «ДЕЛО» в Кемерово, Томске, Иркутске, и Новокузнецке, что позволяет менеджерам различного уровня в режиме «on-line» управлять документами и поручениями, оперативно разрабатывать и согласовывать документы в рамках объединенной компании. Взвешенное решение учредителей компании, продолжать вкладывать средства в СЭД в непростое кризисное время, подтверждает то, что эти инвестиции быстро окупаются и повышают эффективность бизнеса.
Компания «Знак» (г. Барнаул) в 2008-2009гг., автоматизировала работу с договорными документами в системе «ДЕЛО».
В ряде коммерческих компаний Барнаула выполнены пилотные проекты по автоматизации документооборота и бизнес-процессов, оговорены и реализуются планы внедрения систем в организациях различных сфер деятельности от рекламного бизнеса, до фармацевтики и ЖКХ.
Фирма «МАРИЯ-РА» автоматизировала архивную обработку документов компании, заказав у нас внедрение системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Это еще одно направление автоматизации управления документами, которое становится актуальным. Здесь есть три составляющие:
1. наведение порядка и автоматизация функций архивного хранения бумажных документов;
2. перевод архивного фонда предприятия в электронный вид, с обеспечением возможности доступа к документам электронного архива;
3. создание корпоративных библиотек электронных документов.
Первое, позволяет сократить издержки на архивное хранение бумажных документов и избежать наложения штрафов за нарушение архивного законодательства организациями всех видов собственности.
Второе, дополнительно обеспечивает доступность документов, хранящихся в архиве широкому числу потребителей информации, с учетом разграничения прав доступа, разгружая архивных работников и позволяя избежать утери оригиналов важных документов при выдаче их из архива.
А корпоративные библиотеки документов обеспечивают хранение и управление электронными документами в самом широком понимании этого термина – от привычных текстовых файлов до чертежей, графических макетов, аудио-видео файлов и т.п.
У наших заказчиков, из числа государственных органов власти СФО, произошел прорыв, которого не ожидал никто. Пока на уровне правительства еще только идет работа по выработке стандартов и подходов к межведомственному электронному обмену – органы власти целых регионов Сибири переходят на реальный межведомственный электронный документооборот.
Правительство Хакасии, строящее единую систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота органов власти Республики на базе системы «ДЕЛО», с 2007 года перешло на полный безбумажный документооборот со всеми министерствами и администрациями районов с применением ЭЦП. А в октябре 2009 года система электронного документооборота органов власти этого субъекта РФ переходит на новый качественный уровень – теперь проекты документов будут согласовываться в электронном виде. Это стало возможно благодаря созданию единой системы электронного документооборота с распределенным доступом, объединяющей в режиме «on-line» все ведомства, а так же благодаря тому, что в системе «ДЕЛО» работают все ключевые должностные лица, включая, министров и заместителей Председателя Правительства.
Прорабатываются планы перехода на безбумажный документооборот и в администрации Алтайского края.
В 2008 году нашей компанией реализован проект построения единой электронного документооборота администрации г. Норильска, включая все управления и комитеты.
В октябре текущего года, наши специалисты завершают второй этап внедрения СЭД в Новосибирском Областном Совете…
Но решения в этой области для государственных структур – это отдельная большая тема, которую мы обязательно будем освещать в ближайшее время.
Мы всегда открыты для общения, за любой интересующей вас информацией можно обратиться к специалистам компании, немало полезной информации, включая описание наиболее интересных проектов, публикуется на сайте (www. csys.ru/ru/products/doc/)
В нашем офисе можно ознакомиться с возможностями полного спектра программных продуктов для автоматизации управления документами, разработки нашего стратегического партнера - компании «Электронные Офисные Системы» (г.Москва, www.eos.ru ):
o «ДЕЛО» – система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
o EOS for SharePoint - система электронного документооборота и управления контентом.
o «КАРМА»- универсальная система для криптографической защиты информации и визуализации ЭЦП.
o «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – система автоматизации ведения бумажных и электронных архивов.
o eDocLib - система учета, хранения и управления корпоративными электронными документами.
o «КАДРЫ» – система автоматизации кадрового делопроизводства.
Андрей Балабанов, генеральный директор ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг»
Наши телефоны 8 (3852) 290-371, 604-990
e-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
