19 июня 2018
Секретарь регистрировала письма и в процессе порядковый номер письма вместо предположительного «045-1351» назначился «045-1355». Получилось, что в нумерации появился пропуск из четырех номеров с 1351 по 1354. Система продолжила регистрировать номера с 1355, как и положено назначив следующий номер 1356…Ошибок при этом не возникало.
Подскажите насколько это критично и какие могут быть причины такого «скачка» нумерации?
Колесникова Наталья, аналитик:
Пропуск в нумерации документов возникает в нескольких ситуациях. У вас, скорее всего, первый случай, но я расскажу про все три возможных случая.
Неправильное удаление РК
Смотрите, при удалении регистрационной карточки система ДЕЛО всегда предлагает освободить номер удаляемой карточки, чтобы его можно было использовать при регистрации следующей РК. Если отказаться, то в нумерации появится пропуск.
Сначала система ДЕЛО просит подтвердить удаление документа
После подтверждения удаления появляется окно с вопросом, использовать текущий порядковый номер при регистрации следующего документа или нет
И вот здесь новые пользователи отказываются использовать текущий порядковый номер для регистрации следующего документа. Они боятся что-нибудь испортить в системе и, на всякий случай, нажимают «Нет». А это приводит к пропуску в нумерации.
Чтобы проверить факт удаления РК откройте Протокол удаления: модуль Справочники -> закладка Сервис -> Протокол -> Протокол удаления РК
Cмешанная регистрация в ДЕЛО и Дело-WEB
Вторая ситуация возникает при смешанной регистрации: один пользователь регистрирует в толстом клиенте ДЕЛО, второй в подсистеме ДЕЛО-WEB.
В вашем случае в нумерации пропущено четыре номера, поэтому, скорее всего эти РК были удалены и дело не в смешанной регистрации. Но бывает, что пропущен всего один порядковый номер, а протокол удаленных РК не подтверждает факт удаления, т.е. информации об удалении там нет. Так бывает, когда сотрудник, который регистрирует из подсистемы ДЕЛО-WEB передумал и не сохранил РК. Что произойдет с нумерацией после отмены регистрации РК в подсистеме ДЕЛО-WEB: для Дело-WEB с нумерацией будет всё в порядке, а для толстого клиента номер не пройдет процедуру освобождения и останется недоступным для последующей регистрации.
Если не отменять регистрацию, а сохранять и сразу же удалять РК, то при удалении подсистема ДЕЛО-WEB, также как и толстый клиент, предложит освободить текущий номер для последующей регистрации или оставить его как пропущенный, если нужно. Такой подход помогает избежать пропущенных номеров при смешанной регистрации РК.
Сквозная нумерация между группами
Третья ситуация возникает при сквозной нумерации между несколькими группами документов. Вопрос может появится у нового пользователя, который ещё не вник во все особенности нумерации документов в организации и заметил пропуск номеров.
Как проверить: если у Группы документов нумерация своя, а не сквозная, то в карточке Группы документов будет установлен флаг «Номерообразование». Если этот флаг не установлен, значит он установлен для Группы документов, которая выше по структуре. В этом случае нумерация считается сквозной для нескольких групп документов.
С точки зрения делопроизводства ситуация с пропущенными номерами в журнале может быть критичной, напрмер, при проведении проверки в вашей организации вышестоящими органами. С точки зрения системы ДЕЛО пропущенные номера ни на что не влияют.
Чтобы всё-таки зарегистрировать документы под номерами, которые оказались пропущены, установите временно свободное номерообразование для соответствующей Группы документов. После регистрации верните прежний шаблон формирования номера и продолжайте регистрацию.