Об электронном документообороте твердят все – начиная от Президента и Правительства и заканчивая гражданами-потребителями государственных услуг. Все говорят, что переход на ЭДО – это удобно, выгодно, экономно, а внедрить современную СЭД – значит получить мощное средство для оптимизации бизнеса и экономии средств.
Так ли это? Правда ли, что СЭД окупается сразу и навсегда? На чем можно сэкономить с ее помощью? Цифры и факты, только реальные цифры и факты – серьезный бизнес не любит пустых обещаний и не бросает денег не ветер. Что ж, попробуем посчитать.
В июне 2012 года аналитиками Национальной ассоциации инноваций и развития информационных технологий было проведено масштабное исследование потерь организаций, использующих «бумажный документооборот». Еще более интересными для тех, кто умеет считать свои деньги, являются материалы опроса, посвященного реальным выгодам от внедрения систем электронного документооборота – в рублях и часах.
В исследовании участвовали 792 коммерческие организации, Годовой оборот каждой из них - от 50 млн. до 1 млрд. рублей, количество сотрудников - до 500 человек.
В зависимости от объёмов и оборота денежных средств компании условно разделили на 4 группы. Респондентами первой группы стали организации, чьи обороты не превышают 100 млн. рублей (при количестве сотрудников не более 50 человек). Во второй группе оказались организации с оборотом от 100 до 350 млн. руб. ежегодно. При этом число рабочих мест в данных компаниях не превышало планку в 100 человек. В третью группу определили компании с оборотом от 350 до 700 млн. руб. при количестве сотрудников не более 200. Представителями последней, четвертой группы стали компании, чей оборот составляет 700 млн. – 1 млрд. рублей в год. Количество сотрудников таких организаций не превышало 500 человек.
По результатам исследования можно сказать, что чем крупнее компания, тем выше недоверие руководства и сопротивление сотрудников решительному шагу – переходу на ЭДО. Позиция руководства вполне объяснима – поставить успешный бизнес в зависимость от не предсказуемых на 100% результатов внедрения СЭД – большой риск. А сотрудники, которым грозит необходимость изучать новые регламентирующие деятельность процедуры (а таковых уже и так достаточно в «большом бизнесе»), также вполне объяснимо не хотят усложнять себе жизнь…
Казалось бы, печально. И все же… даже самый большой процент недоверия (у руководства компаний четвертой группы - 23%) при более пристальном рассмотрении не столь велик. К тому же здесь в противоречие вступает тот факт, что по данным того же исследования при увеличении оборота компании возрастает и «коэффициент желания» внедрить СЭД в свою организацию. Очевидно, что уровень профессионализма сотрудников и качество корпоративный культуры ощутимо растут с укрупнением компании, и это имеет следствием желание зарабатывать больше при минимизации затрат. Тогда-то и вспоминают об автоматизации как средстве экономии, в том числе и о СЭД. Страх перед инновациями для серьезных коммерческих структур – такой же пережиток, как калькуляторы.
Для менее крупных компаний главные причины отказа от СЭД - «Слишком дорого» и «Небольшой объем документов». При этом для таких организаций острее стоит вопрос об утере важных «бумажных» документов и необходимости их хранения. Для организаций 2-й и 3-й групп более актуальны проблемы, связанные с длительным поиском и несвоевременным согласованием договоров. Респондентов 4-й группы больше всего не устраивает в бумажном документообороте неисполнение поручений, длительные сроки движения и потеря важных документов.
Также следует отметить, что участники классического документооборота тратят в среднем на поиск документов в архиве около 5-8 минут, а затраты на доставку документов в отдаленные подразделения в зависимости от оборота компании колеблются от 26 до 225 тыс. рублей в месяц. Организациям, внедрившим СЭД, достаточно всего 15-20 секунд на поиск документа в электронном архиве, а затраты на доставку документов и вовсе сводятся к абсолютному нулю.
Итак, «бумажный» документооборот не устравивает всех: львиная доля участников исследования отметили, что электронный документооборот имеет больше преимуществ, чем «бумажный», и в ближайшие 2 года их организации планируют перейти к ЭДО. Однако на вопрос «Почему Ваша организация еще не перешла на ЭДО?» около 13 % респондентов ответили, что «Не осведомлены о СЭД».
В ходе исследования также было опрошено 276 руководителей и 368 сотрудников организаций, уже внедривших СЭД. По их словам, экономическая выгода от внедрения СЭД колеблется в пределах 5-14 млн. рублей в год (показатель варьируется в зависимости от объёмов документооборота организации и также от денежного оборота компании). Окупаемость вложений в такие системы составляет в среднем 6 месяцев. Причем большая часть компаний первой и второй групп (с оборотом 50-100 и 100-350 млн. руб. соответственно) считают, что СЭД окупилась в среднем за 3 месяца, респонденты оставшихся двух групп утверждают, что вложения в СЭД оправдали себя уже через полгода.
Что касается оптимизации основных расходов организаций, то большая часть опрошенных (27%) считают, что основной проблемой, которую смогло решить внедрение СЭД, была неоправданная потеря рабочего времени. Также, по их мнению, СЭД помогла устранить убытки от несвоевременного согласования документов (23%), ликвидировать проблемы, вызванные неисполненными поручениями (16 %), уменьшить затраты на канцелярию (14%), устранить случаи утраты документов (11%) и снизить транспортные расходы (7%).
Ну и напоследок респондентам был задан вопрос, какими системами электронного документооборота пользуются их организации, при этом предпочтение системе «ДЕЛО» отдали 17% опрошенных компаний, что, безусловно является высоким показателем на постоянно конкурирующем рынке СЭД. СЭД «ДЕЛО», разработка компании ЭОС, вошло в тройку лидирующих систем. Лидерство «ДЕЛА» в государственном секторе общеизвестно и никого не удивляет, а здесь мы видим подтверждение состоятельности данного продукта как средства оптимизации бизнес-процессов на площадке «коммерсантов».
Из результатов исследования также напрашиваются выводы о том, что на сегодняшний день большая часть коммерческих организаций попросту недостаточно осведомлена о функциональных возможностях систем электронного документооборота и о широком спектре решаемых с помощью СЭД задач. Отсюда и возникает недоверие к таким системам и осторожность руководителей при принятии решения по переходу к ЭДО. Современные СЭД/ЕСМ-системы в состоянии не только автоматизировать документооборот компании, но и оптимизировать все бизнес-процессы, корпоративные отношения организации; дают возможность управлять задачами и поручениями, даже находясь удаленно и т.д. Системы электронного документооборота – это широкое поле для деятельности организации, и неплохой способ экономить.