Из разговора секретаря с руководителем:
Аллочка!!! Я Вас уже 2 часа ищу! Где договор с ООО «ХХL»?
Иван Иванович! Я еще утром зарегистрировала в системе проект договора, Вам осталось поставить свою электронную подпись!
Хорошо, Аллочка! А все начальники отделов уже завизировали??
Да, Иван Иванович, но все это Вы можете самостоятельно посмотреть в системе!
Такой разговор мы можем услышать в организациях не только европейской части нашей необъятной Родины, но и даже в таком небольшом городе как Барнаул. Время диктует нам новые правила организации работы с документами, а информационные технологии идут вперед, не оглядываясь на то, что кто-то не успевает. С каждым днем, каждым часом, каждой минутой объем информации, которую мы обрабатываем, увеличивается и сотруднику любой организации необходима помощь в том, что бы упорядочить этот массив информации, правильно организовать свою работу. В последнее время на повестке дня многих организаций разного масштаба и организационно-правовой формы стоят вопросы: как структурировать информационные потоки, организовать маршруты движения документов и повысить производительность труда?
Ряд организаций уже нашли ответы на эти вопросы – это Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. По сравнению с системами электронного документооборота ЕСМ система в организации может решить более широкий круг задач. Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации.
За последние несколько лет отношение к ЕСМ системам у организаций-заказчиков существенно поменялось. Руководители рассматривают позиции цена-качество, дальнейшая результативность и останавливают свой выбор на ЕСМ-системе.
По мнению специалистов отдела внедрения нашей организации ЕСМ система может решить в организации множество задач, которые ранее под силу были лишь отдельным более дорогостоящим системам (СЭД, CRM).
Организации рассматривают ЕСМ-систему, как инструмент принесения прибыли, потому что при помощи ЕСМ-системы сотрудники смогут не только автоматизировать регистрацию документов, но сделать управление документами частью бизнес-процессов протекающих в организации.
Руководство организации перед внедрением ЕСМ ставит перед собой конкретные задачи, что упрощает работу поставщика услуг. ЕСМ система сопровождает выполнение практически всех управленческих и организационных функций в организации и вовлекает в работу всех сотрудников.
Так, например, динамично развивающаяся организация «Промышленно-логистический парк» г. Новосибирск, вышла на систему «eDocLib: Актив Бизнес» уже с конкретными задачами: возникла необходимость автоматизировать регистрацию поступающей и исходящей корреспонденции, обеспечить взаимодействие сотрудников, управлять задачами и поручениями, а так же работать в системе с проектной документацией.
Руководство сети аптек «Первая помощь» г. Барнаул достаточно долго искали на рынке СЭД и ЕСМ подходящий программный продукт, потому что задачи для себя поставили разноплановые. Существовала потребность не только в автоматизации учета входящих и исходящих документов, но так же в работе с договорами и организации единого информационного пространства компании. Эти задачи решила ЕСМ-система «eDocLib: Актив Бизнес».
Внедрение этого программного продукта проходило в течение месяца как в одной, так и в другой организации и теперь «Промышленно-логистический парк» и «Первая помощь» активно пользуются многогранным функционалом ЕСМ-системы «eDocLib: Актив Бизнес».
Таким образом, на сегодняшний день все больше организаций рассматривают ЕСМ, как осознанную необходимость, которая позволит наладить в организации электронный документооборот, научит управлять заданиями и поручениями, настроит взаимоотношения с клиентами (CRM) и отразит любую специфику организации.
Сергеева Анастасия, специалист отдела внедрения компании «КС-Консалтинг», г.Барнаул