Единая информационная система, созданная в Администрации городского округа Стрежевой (Томская область) на базе продуктов компании ЭОС и решающая задачи по автоматизации управления муниципалитетом, масштабируется за счет подключения новых организаций. К реализованной на платформе eDocLib системе управления корпоративной информацией получают доступ юридические службы муниципальных учреждений. Таким способом Администрация города обеспечит доступ этих организаций к актуальной информации о муниципальных правовых актах – их содержанию, сведениям о внесении изменений и статусе.
Создание единой информационной среды: история проекта
Начало созданию информационной системы для управления документами в Администрации г. Стрежевой было положено в 2003 году. Для автоматизации обработки основных документопотоков были приобретены 3 рабочих места СЭД «ДЕЛО». Первыми пользователями стали специалисты Управления делами Администрации городского округа, которые осуществляли следующие операции:
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции (приемная Администрации);
- организация работы с обращениями граждан (регистрация, контроль);
- регистрация муниципальных правовых актов Администрации города (постановлений и распоряжений).
В настоящее время СЭД «ДЕЛО» обеспечивает процессы регистрации входящей и исходящей документации, проектов нормативных актов, листов согласования, подписанных (изданных) правовых актов. Средствами СЭД автоматизированы контроль исполнения поручений и работа с обращениями граждан. В СЭД «ДЕЛО» работают приемная, Управление делами Администрации города, заместители Мэра города, аппарат Думы городского округа.
Также система «ДЕЛО» охватывает весь цикл работ с обращениями граждан – от ведения реестра граждан, регистрации обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами. Все поступающие в Администрацию городского округа Стрежевой обращения и документы по их рассмотрению разделены на несколько регистрационных категорий: «Заявления» «Поручения по рассмотрению обращений», «Жалобы», «Обращения граждан», «Личный прием Мэра города», «Ответы на обращения граждан». В СЭД фиксируются как письменные, так и устные обращения.
Система управления корпоративной информацией eDocLib используется в органах местного самоуправления городского округа Стрежевой с 2009 года. Данная система выполняет функции корпоративного документального сервера, позволяющего организовать оперативные и архивные структурированные хранилища документов, объединить разнородную информацию пользователей локальных компьютеров в коллективный информационный ресурс и обеспечить доступ к этим данным максимального числа муниципальных служащих.
При этом eDocLib не подменяет собой СЭД «ДЕЛО», а дополняет ее. Система позволяет организовать многопользовательский доступ к документам, а также архивные хранилища в соответствии с установленной номенклатурой дел. Проводя аналогию с явлениями традиционного («бумажного») документооборота, специалисты Администрации Стрежевого сравнивают «ДЕЛО» с регистрационным журналом с функцией контроля, тогда как eDocLib – это папки с текущими и архивными документами. В системе eDocLib активно используются справочники: создан и актуализируется справочник организаций города, а также справочник сотрудников органов МСУ.
Интеграция систем и модернизация сайта: результаты и перспективы
В конце 2012 – 2013 гг. компанией «КС-Консалтинг» в Администрации г. Стрежевой был реализован проект по интеграции в единую информационную систему СЭД «ДЕЛО» и ECM-системы eDocLib с модернизированным официальным сайтам муниципалитета. Проект развивался в трех направлениях:
- перевод сайта на современную систему управления (CMS);
- создание Интернет-приемной и ее интеграция с СЭД «ДЕЛО»;
- автоматизация процессов публикации на официальном сайте нормативных правовых актов.
В настоящее время на официальном сайте органов местного самоуправления города создана Интернет-приемная, через которую все желающие могут обратиться в Администрацию городского округа. Автоматизирована выгрузка поступающих в Интернет-приемную обращений в СЭД «ДЕЛО», предусмотрена «обратная связь»: пересылка из СЭД «ДЕЛО» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через Интернет-приемную) сведений о ходе работы с обращением. Также предусмотрена возможность получения заявителем данных сведений по электронной почте.
Благодаря интеграции официального сайта с ECM-системой eDocLib автоматизирована публикация в сети Интернет нормативных документов. Появилась возможность отслеживания истории документа, предоставления сведений о его статусе, о внесении изменений, признании утратившим силу.
В целом процессы правотворчества и доведения подлежащих обнародованию нормативных актов до сведения населения в Администрации г. Стрежевой выглядят следующим образом:
- при запуске проекта документа на согласование в системе «ДЕЛО» регистрируется лист согласования;
- если требуется проведение публичной экспертизы проекта документа, он регистрируется в системе eDocLib и выгружается на сайт;
- после прохождения процедуры согласования документ регистрируется в системе «ДЕЛО», затем передается на подпись Мэру городского округа или исполняющему его обязанности заместителю, после чего загружается в систему eDocLib и, если он подлежит публикации, выгружается на сайт.
Сегодня к eDocLib подключены все органы местного самоуправления города:
- Мэр городского округа
- Администрация городского округа
- Дума городского округа
- Ревизионная комиссия городского округа
Доступ к eDocLib имеют все сотрудники указанных органов. Наиболее востребована документальная база системы сотрудниками Правового управления, Управления делами, экономистами. Для обеспечения актуальной правовой информацией подведомственных организаций в декабре прошлого были приобретены дополнительные рабочие места для юристов муниципальных учреждений городского округа. Общее число лицензий на систему eDocLib, приобретенных Администрацией Стрежевого с начала использования eDocLib – около 120 автоматизированных рабочих мест.
Подключение учреждений стало новым этапом развития корпоративной информационной системы муниципалитета. В планах заказчика – постепенный переход к электронному документообороту, реализация выгрузки данных из СЭД «ДЕЛО» в eDocLib и полная синхронизации баз данных органов местного самоуправления городского округа Стрежевой.
Таким образом, корпоративная информационная система, созданная Администрацией г. Стрежевой, не только решает задачи документационного и правового обеспечения аппарата управления, но и позволяет организовать информирование населения о деятельности муниципальных органов. Автоматизация публикации через систему eDocLib проектов правовых актов на официальном сайте дает возможность жителям города Стрежевой участвовать в их обсуждении. Кроме этого, через интеграцию с официальным сайтом системы «ДЕЛО» обеспечен доступ заявителям к актуальной информации о рассмотрении их обращений в Администрацию города. Еще одна задача, которую решил интеграционный проект – создание и поддержание в актуальном состоянии на официальном сайте города Стрежевой общедоступной базы муниципальных правовых актов, подлежащих опубликованию.