Как работает передача документов в системе ДЕЛО
Дополнение к руководству технолога, п. 9 Передача документов.
В каких ситуациях сотрудники передают свои документы
Если сотрудник уходит в отпуск, уезжает в длительную командировку, переводится на другую работу или увольняется, он передает свои рабочие документы другому сотруднику.
Рабочие документы – это такие документы сотрудника, в которых он фигурирует как должностное лицо: является исполнителем резолюции, автором или контролером поручения, исполнителем проекта документа, визирующим или подписывающим лицом проекта документа.
Речь идет только об актуальных документах, которые находятся у сотрудника именно в оперативной работе. Если работа по документу завершена, например, ответ по поручению заявителю уже направлен или проект документа уже направлен на регистрацию, то документ считается отработанным и передавать его в работу другому сотруднику не нужно.
Общий порядок передачи документов
Порядок передачи документов не регулируется никакими нормативными правовыми актами. Краткие пояснения есть в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»:
![](/images/CSC_support/ill/trans-doc/02-2.jpg)
Фрагмент Приказа Росархива от 23.12.2009 №76
Следуя рекомендациям и сложившемуся порядку работы, организации устанавливают правила передачи документов в своих локальных нормативных актах: в инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях или регламенте конкретного подразделения.
Если правила передачи документов ещё не установлены, то организация может издать приказ об организации передачи документов.
Какие документы подлежат передаче, а какие останутся в папках и не будут переданы
В главном окне функции «Передача документов» технолог системы ДЕЛО указывает должностных лиц, между которыми нужно передать документы.
![](/images/CSC_support/ill/trans-doc/03.jpg)
Когда технолог вводит фамилию Королёвой И.В, программа проверяет, есть ли у должностного лица Королёвой И.В, кабинет. Если кабинет есть, программа отбирает из каждой папки кабинета актуальные рабочие документы, которые подлежат передаче.
![](/images/CSC_support/ill/trans-doc/04.jpg)
То есть, система ДЕЛО отбирает из папок кабинета не все документы, а только актуальные рабочие документы. В следующей таблице на примере Королёвой описано, какие документы система ДЕЛО считает рабочими и актуальными:
![](/images/CSC_support/ill/trans-doc/06.jpg)
Таблица с условиями отбора документов для передачи
Не подлежат передаче:
- документы, направленные Королёвой И.В. по пересылке
- документы, направленные Королёвой И.В. по полю «Адресаты»
- документы, в которых Королёва И.В. уже ввела отчет
- поручения для других должностных лиц этого кабинета
Что происходит при нажатии на кнопку «Передать»
По команде «Передать» система ДЕЛО исправляет в регистрационных карточках должностное лицо: заменяет Королёву И.В. на Новиченко Л.Ю.
В нашем примере Королёва И.В. и Новиченко Л.Ю. прикреплены к одному кабинету – кабинету отдела кадров. Поэтому все документы останутся в кабинете отдела кадров, изменится только должностное лицо. Но, если бы Новиченко Л.Ю. была прикреплена к другому кабинету, например, кабинету службы управления персоналом, то регистрационные карточки исчезли бы из кабинета отдела кадров и появились в кабинете службы управления персоналом.
Что такое отложенные проекты
Отложенные проекты – это проекты документов, работа по которомы приостоновлена на длительный срок. Чтобы эти проекты не мешали, пользовтели удаляют РКПД из папки №7. Карточки проектов документов остаются в системе ДЕЛО, но они скрыты из папки.
![](/images/CSC_support/ill/trans-doc/07.jpg)
Таким образом, если в системе ДЕЛО есть записи об РКПД, которые были удалены из папки №7 и исполнителем РКПД в них является Королёва И.В, то на кнопке «Отложенные проекты» отобразится количество этих удаленных записей. Это будут отложенные проекты из папки №7 Отдела кадров исполнителя Королёвой И.В.
При выполнении передачи документов программа заменит в этих РКПД исполнителя: вместо Королёвой И.В. исполнителем станет Новиченко Л.Ю. А РКПД станет отложенным проектом папки №7 Отдела кадров исполнителя Новиченко Л.Ю.
В нашем примере Королёва И.В. и Новиченко Л.Ю. прикреплены к одному кабинету – кабинету отдела кадров. Но, если бы Новиченко Л.Ю. была прикреплена к другому кабинету, например, кабинету службы управления персоналом, то РКПД стала бы отложенным проектом папки №7 Службы управления персоналом исполнителя Новиченко Л.Ю.
Забыли открыть папки кабинета и документы не передались, что делать
Вопрос. Допустим, технолог забыл прикрепить должностное лицо Новиченко Л.Ю. к кабинету (или забыл «открыть папки» в новом кабинете). Затем передал документы, программа сделала в регистрационных карточках замену должностного лица, но карточки не попали в нужный кабинет, а болтаются в «Поиске». После этого технолог всё-таки прикрепил Новиченко к кабинету, но переданные документы там не появились, что делать?
Решение. Найдите застрявший документ и отредактируйте его. Например, если застряла запись о поручении, то нужно открыть в режиме редактирования это поручени и сохранить. После этого запись о поручении отобразится в нужном кабинете. Другой способ – это вернуть назад должностное лицо, которое было до передачи и повторно выполнить процедуру передачи документов.
Совет. Если сомневаетесь, что для нового сотрудника настроили всё правильно, то перед выполнением процедуры передачи документов сделйте тестовую пересылку должностному лицу, которому планируете передавать документы и убедитесь, что запись об РК попадает в кабинет. Другой способ: в процедуре передачи документов сделайте передачу только одного документа. Если всё пройдет успешно, то передавайте весь пакет (все документы из всех папок)