В каких ситуациях сотрудники передают свои документы

Если сотрудник уходит в отпуск, уезжает в длительную командировку, переводится на другую работу или увольняется, он передает свои рабочие документы другому сотруднику.

Рабочие документы – это такие документы сотрудника, в которых он фигурирует как должностное лицо: является исполнителем резолюции, автором или контролером поручения, исполнителем проекта документа, визирующим или подписывающим лицом проекта документа.

Речь идет только об актуальных документах, которые находятся у сотрудника именно в оперативной работе. Если работа по документу завершена, например, ответ по поручению заявителю уже направлен или проект документа уже направлен на регистрацию, то документ считается отработанным и передавать его в работу другому сотруднику не нужно.

Общий порядок передачи документов

Порядок передачи документов не регулируется никакими нормативными правовыми актами. Краткие пояснения есть в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»:

Фрагмент Приказа Росархива от 23.12.2009 №76

Следуя рекомендациям и сложившемуся порядку работы, организации устанавливают правила передачи документов в своих локальных нормативных актах: в инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях или регламенте конкретного подразделения.

Если правила передачи документов ещё не установлены, то организация может издать приказ об организации передачи документов.

Какие документы подлежат передаче, а какие останутся в папках и не будут переданы

В главном окне функции «Передача документов» технолог системы ДЕЛО указывает должностных лиц, между которыми нужно передать документы.

Когда технолог вводит фамилию Королёвой И.В, программа проверяет, есть ли у должностного лица Королёвой И.В, кабинет. Если кабинет есть, программа отбирает из каждой папки кабинета актуальные рабочие документы, которые подлежат передаче.

То есть, система ДЕЛО отбирает из папок кабинета не все документы, а только актуальные рабочие документы. В следующей таблице на примере Королёвой описано, какие документы система ДЕЛО считает рабочими и актуальными:

Таблица с условиями отбора документов для передачи

Что происходит при нажатии на кнопку «Передать»

По команде «Передать» система ДЕЛО исправляет в регистрационных карточках должностное лицо: заменяет Королёву И.В. на Новиченко Л.Ю.

В нашем примере Королёва И.В. и Новиченко Л.Ю. прикреплены к одному кабинету – кабинету отдела кадров. Поэтому все документы останутся в кабинете отдела кадров, изменится только должностное лицо. Но, если бы Новиченко Л.Ю. была прикреплена к другому кабинету, например, кабинету службы управления персоналом, то регистрационные карточки исчезли бы из кабинета отдела кадров и появились в кабинете службы управления персоналом.

Что такое отложенные проекты

Отложенные проекты – это проекты документов, работа по которомы приостоновлена на длительный срок. Чтобы эти проекты не мешали, пользовтели удаляют РКПД из папки №7. Карточки проектов документов остаются в системе ДЕЛО, но они скрыты из папки.

Таким образом, если в системе ДЕЛО есть записи об РКПД, которые были удалены из папки №7 и исполнителем РКПД в них является Королёва И.В, то на кнопке «Отложенные проекты» отобразится количество этих удаленных записей. Это будут отложенные проекты из папки №7 Отдела кадров исполнителя Королёвой И.В.

При выполнении передачи документов программа заменит в этих РКПД исполнителя: вместо Королёвой И.В. исполнителем станет Новиченко Л.Ю. А РКПД станет отложенным проектом папки №7 Отдела кадров исполнителя Новиченко Л.Ю.

В нашем примере Королёва И.В. и Новиченко Л.Ю. прикреплены к одному кабинету – кабинету отдела кадров. Но, если бы Новиченко Л.Ю. была прикреплена к другому кабинету, например, кабинету службы управления персоналом, то РКПД стала бы отложенным проектом папки №7 Службы управления персоналом исполнителя Новиченко Л.Ю.

Забыли открыть папки кабинета и документы не передались, что делать

Вопрос. Допустим, технолог забыл прикрепить должностное лицо Новиченко Л.Ю. к кабинету (или забыл «открыть папки» в новом кабинете). Затем передал документы, программа сделала в регистрационных карточках замену должностного лица, но карточки не попали в нужный кабинет, а болтаются в «Поиске». После этого технолог всё-таки прикрепил Новиченко к кабинету, но переданные документы там не появились, что делать?

Решение. Найдите застрявший документ и отредактируйте его. Например, если застряла запись о поручении, то нужно открыть в режиме редактирования это поручени и сохранить. После этого запись о поручении отобразится в нужном кабинете. Другой способ – это вернуть назад должностное лицо, которое было до передачи и повторно выполнить процедуру передачи документов.

Совет. Если сомневаетесь, что для нового сотрудника настроили всё правильно, то перед выполнением процедуры передачи документов сделйте тестовую пересылку должностному лицу, которому планируете передавать документы и убедитесь, что запись об РК попадает в кабинет. Другой способ: в процедуре передачи документов сделайте передачу только одного документа. Если всё пройдет успешно, то передавайте весь пакет (все документы из всех папок)