Фотографии помогут пользователям крупных организаций узнавать и запоминать коллег из территориально удаленных подразделений. Предусмотрена массовая загрузка фотографий в систему ДЕЛО.

Карточка должностного лица справочника "Подразделения"

Для чего разделили параметр? В этой версии системы ДЕЛО появились новшества, которые требуют, чтобы параметр «Применять ЭП виз\подписей» был раздельным.

В какой ещё ситуации это будет полезно? Например, согласование проекта документа электронное, а окончательный документ – бумажный. Сначала визирующие согласовывают проекта документа в электронном виде с применением ЭП: здесь нужно, чтобы система ДЕЛО требовала применение ЭП.

Затем согласованный документ распечатывают, и директор утверждает (подписывает) его на бумаге. Далее секретарь вносит информацию об утверждении документа в систему ДЕЛО: здесь нужно, чтобы система ДЕЛО не требовала применять ЭП.

РКПД: было — стало

Это полезно, когда с применением ЭП визируют и подписывают документ не все сотрудники, а только некоторые. Или только руководитель. Чтобы руководитель не забивал перед внесением информации о подписании поставить ЭП на файлы, разработчики распространили параметр «Применять ЭП» на «визы» и «подписи»:

В окно для ввода информации о визировании или подписании добавили флаг «Подписывать файлы ЭП»

Схема наследования параметра «Применять ЭП виз и подписей»:

Электронные подписи бывают трёх видов:

• простые
• усиленные неквалифицированные
• усиленные квалифицированные.

Для внутренних нужд организации достаточно простых электронных подписей. Для МЭДО подходят только квалифицированные.

Раньше, если файл был подписан несколькими ЭП одного сотрудника, система ДЕЛО отправляла по МЭДО все его ЭП. Теперь система ДЕЛО умеет отправлять по каналам МЭДО только квалифицированные ЭП.

Квалифицированные ЭП система ДЕЛО различает по корневому сертификату: удостоверяющие центры для проверки квалифицированных ЭП выдают специальные отдельные корневые сертификаты.

Сначала технолог в новом справочнике «Категории ЭП» создает две категории – УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) и ЭП. Затем загружает в них реквизиты корневых сертификатов: реквизиты «квалифицированных» корневых сертификатов – в категорию УКЭП, реквизиты всех остальных – в категорию ЭП. По этим категориям система ДЕЛО и определяет, какие ЭП являются квалифицированными.

Новый справочник «Категории ЭП» и Перечень корневых сертификатов по категориям ЭП

 

В сообщениях электронной почты система ДЕЛО тоже определяет категорию ЭП. Колонка «Др.» – для электронных подписей без категории

В крупных организациях десятки подразделений и кабинетов. Чтобы технологам было удобнее работать, разработчики улучшили интерфейс справочника.

Меняйте высоту нижнего окна, сортируйте по алфавиту и скрывайте логически удаленные подразделения

Ищите подразделения и кабинеты

Изменения в карточке кабинета

Открывайте окно с полным значением поля «Кабинет» по комбинации горячих клавиш «Ctrl+Пробел» и проверяйте опечатки

Для чего нужны служебные файлы, кто их прикрепляет к РК и РКПД?

Пользователи прикрепляют к РКПД таблицы, графики, описания проектов или какие-то служебные планы, чтобы визирующим было удобнее работать.

Система ДЕЛО прикрепляет к РК и РКПД свои «технические» файлы, например, паспорт сообщения passport.xml или протокол регистрации protokol.txt, чтобы технологи быстрее получали доступ к технической информации для диагностики ошибок.

Всё это служебные файлы, которые не являются образами документов. Их не нужно показывать всем пользователям, подписывать ЭП и рассылать по электронной почте в другие организации.

Система ДЕЛО различает образы документов и «служебные» файлы по новым свойствам фалов РК и РКПД:

Применять ЭП

Рассылать

Скрытый

Пример файла образа документа

Пример «служебного» файла

Чтобы пользователи случайно не отредактировали файл, подписанный электронной подписью, запретите редактирование подписанных файлов в системе.

Но на свойства файлов запрет не распространяется, пользователь сможет их отредактировать

Запрет действует даже если свойство «Запрещено редактировать» не установлено.

Как было раньше. Если при утверждении РКПД вдруг возникала ошибка установки ЭП на файлах, или отключалась система КАРМА, то система ДЕЛО утверждала РКПД без применения ЭП. В результате: информация о подписи документа есть, а самой ЭП на файлах нет. ЭП можно проставить и позже, но при определенных настройках карточка сразу «уходит» к другим пользователям и это неудобно.

Что изменилось. Теперь есть специальный параметр «Строгое требование установки ЭП при подписании». Если он включен, система ДЕЛО сначала проверит, удалось ли применить ЭП* к файлам. Если нет – сообщит о проблеме и прекратит утверждение: информация о подписи не будет проставлена на РКПД.

*В параметрах РКПД применение ЭП должно быть задано, иначе строгое требование не сработает