Проект внедрения системы документооборота «ДЕЛО» в высшем законодательном органе Новосибирской области начался необычно. В 2008 году представительная делегация депутатов и работников аппарата Новосибирского областного Совета депутатов (со следующего созыва – Законодательное Собрание Новосибирской области) в рамках межпарламентского взаимодействия посетила ближайших соседей – Алтайский край. В списке вопросов, которые планировалось обсудить в ходе визита в Алтайское краевое Законодательное Собрание, был и опыт работы коллег в системе электронного документооборота «ДЕЛО».
Специалисты аппарата Новосибирского Совета, по их словам, приехали поучиться. На тот момент в Совете не применялись какие-либо решения для автоматизации документооборота. Существовал отдельный информационный ресурс, предназначенный для централизованного хранения и обработки информации, связанной с документооборотом. Он представлял собой журнальную систему учета и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Электронный документооборот между подразделениями в рамках этой чисто учетной системы был невозможен, не затрагивала она и законотворческий процесс. Требовалась более функциональная система, способная решить задачу повышения эффективности управления за счет ускорения процессов создания, редактирования, согласования, подписания, размножения, рассылки и ознакомления с документами.
В то время в Алтайском краевом Законодательном Собрании было уже около 60 рабочих мест системы «ДЕЛО», разработанной ЭОС и внедренной в АКЗС компанией «КС-Консалтинг» (первые рабочие места закуплены еще в 2002 году). В «ДЕЛЕ» работали специалисты всех подразделений аппарата, активно использовалась опция «Поточное сканирование», отсканированные документы, предназначенные для ознакомления, направлялись в подразделения через СЭД. В системе регистрировались постановления, принимаемые на сессиях, входящие и исходящие документы, все уровни резолюций к документам «до конечного исполнителя», решения комитетов и комиссий, проекты федеральных законов, поступающие для отзывов.
Кроме этого, был автоматизирован управленческий документооборот: в системе регистрировались распоряжения по основной деятельности и по личному составу. В «ДЕЛО» обязательно вносились и внутренние документы – поручения Председателя АКЗС (личные и данные на оперативных совещаниях и по итогам рабочих поездок), заявки, ответы на поручения и др. В отделе по вопросам государственной службы и кадров использовалось еще одно прикладное решение компании «Электронные Офисные Системы» - «КАДРЫ».
В ходе визита специалисты аппарата НСД смогли посмотреть систему «ДЕЛО» в действии на всех участках – в канцелярии, в приемных председателей комитетов, в организационном управлении (именно там готовились проекты поручений Председателя АКЗС и резолюций к документам) и др. Изучение функционала системы «ДЕЛО» подтвердило, что она способна решить все актуальные задачи. В декабре 2008 года между Новосибирским областным Советом депутатов и ООО «КС-Консалтинг» был подписан договор на приобретение лицензий системы «ДЕЛО» и опции «Поточного сканирования», а также договор выполнения работ, предваряющих запуск системы в эксплуатацию. В начале 2009 года было проведено обследование документооборота, а затем установлены первые рабочие места СЭД в канцелярии.
В течение 2009 года Совет закупил дополнительные рабочие места, и система была внедрена в приемных Председателя Совета, его заместителей, у специалистов Комитетов и Комиссий, ответственных за делопроизводство. В итоге система охватила весь документооборот: обеспечила регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов и фиксацию резолюций. Была создана единая база РК с возможностью просмотра электронных версий документов и поиском их по любым реквизитам. Различные комитеты и комиссии получили возможность одновременно работать с РК документов группы «Законопроект», что позволило им оперативно получать информацию о ходе подготовки данных по предложенному законопроекту.
В текущем году Законодательное Собрание Новосибирской области сделало очередной шаг к полностью электронному документообороту: пользователями системы «ДЕЛО» стали все сотрудники аппарата. Всего Рабочие места системы «ДЕЛО» установлены во всех подразделениях и обеспечивают документооборот всех постоянных комитетов и комиссий.
Кроме этого, аппарат Законодательного Собрания Новосибирской области закупил лицензии приложения «Мониторинг документов» для всех пользователей СЭД. Этот продукт разработан компанией «КС-Консалтинг» как дополнение к функционалу системы «ДЕЛО», и позволяет получать оповещения о приближающихся и наступивших событиях в системе (поступление новых документов и поручений, смена статуса проектов документов, ввод новых отчетов исполнителями, приближение контрольных сроков исполнения поручений и т.д.). При этом запуск системы «ДЕЛО» не требуется.
В аппарате Собрания внедрена и система «КАДРЫ», интегрированная с «ДЕЛОМ». В итоге Законодательное Собрание Новосибирской области реализовало один из самых масштабных среди региональных парламентов проектов по автоматизации внутреннего документооборота – закуплены рабочие места для 100% работников аппарата, автоматизированы все процессы движения документов. В отличие от их соседей и «учителей», законодателей Алтайского края, «ДЕЛО» у новосибирцев охватывает и работу с законопроектами. У алтайских коллег этот участок пока только в планах.
По отзывам пользователей и специалистов, сопровождающих систему в аппарате Законодательного Собрания, сложностей и проблем в работе с ней практически нет: интерфейс программы доступен любому пользователю. Положительные отзывы новосибирцы адресуют и специалистам компании «КС-Консалтинг», сотрудничество с которыми желают продолжать и в дальнейшем.