На «круглом столе» в рамках прошедшей в Алтайском крае Межрегиональной конференции по современным системам документооборота обсуждались практические вопросы работы в СЭД «ДЕЛО». «Мы делаем так, а как у вас?» - в таком ключе шла и дискуссия, и обмен мнениями, секретами и наработками. По пожеланиям клиентов компания «КС-Консалтинг» начинает публикацию серии материалов под рубрикой «ДЕЛО»: советы практиков», и первая тема – из числа обсуждавшихся на прошедшей конференции.
СЭД «ДЕЛО» и коллективная работа над документами
Совместная (коллективная) работа (англ. collaboration) – ситуация, когда над отдельным документом или набором документов работают несколько авторов. Современные системы электронного документооборота не только автоматизируют работу канцелярии и контроль исполнения, но и обязательно включают механизмы совместной работы. К таким системам относится и СЭД "ДЕЛО". Об особенностях коллективной работы в ней мы и поговорим сегодня.
Если организация средствами «ДЕЛА» автоматизировала работу с проектами документов в полном объеме, а также использует для внутреннего документооборота электронную подпись (ЭП), здесь можно говорить о полном варианте коллективной работы. Такая схема возможна, если большинство сотрудников, работающих с документами, являются пользователями СЭД «ДЕЛО». Но пока документооборот на таком уровне организован в немногих компаниях, и речь сегодня не о них.
Преимущество системы «ДЕЛО» в том, что наладить совместную работу в ней можно почти на любом уровне автоматизации. Конечно, речь не идет о случаях, когда «ДЕЛО» установлено в канцелярии и приемной, а непосредственные исполнители в него доступа не имеют. В такой ситуации о механизмах коллективной работы не может быть и речи. Но если СЭД стоит в большинстве структурных подразделений, то простейшие способы информационного обмена, координации и кооперации при работе с документами здесь доступны.
Когда работа с проектами фрагментарная и ЭП практически не используется, как правило, РКПД (регистрационная карточка проекта документа) создается непосредственно перед передачей документа на подпись, а проект согласуется на бумаге. И даже в такой ситуации функционал СЭД «ДЕЛО» предоставляет много возможностей для общения пользователей в процессе подготовки документа, обмена файлами и информацией. Приведем несколько примеров такого взаимодействия.
Обмен файлами и информацией при разном уровне автоматизации
Всем, кто работает с официальными документами и поручениями, хорошо знакомо понятие «Ответственный исполнитель». Еще его иногда называют «головным». Это тот сотрудник, который стоит в поручении (резолюции) первым или обозначен ответственным (с отметкой «отв.», «свод»). Как правило, внутренними инструкциями по делопроизводству предусматривается, что исполнитель, указанный в резолюции первым или ответственным, организует исполнение документа и готовит ответ – кроме тех случаев, когда каждый исполнитель документа должен самостоятельно отчитаться.
Благодаря возможностям СЭД «ДЕЛО» делопроизводителям и исполнителям документов теперь проще разобраться, самостоятельно каждый готовит ответ по своей части или кто-то сводит отдельные части в общее письмо. Если каждый исполнитель должен готовить самостоятельный ответ, в «ДЕЛЕ» используются параллельные резолюции.
Пример РК с параллельными резолюциями
Список поручений (резолюций) к РК
Если нужен один общий (сводный) ответ, то в резолюции исполнители присутствуют списком. При этом ответ готовит первый исполнитель или тот, кто указан в качестве ответственного, а остальные считаются соисполнителями.
Пример РК с поручением нескольким исполнителями и указанием ответственного
На практике ситуация по подготовке ответа выглядит так: ответственный исполнитель «собирает» ответ из «кусочков» текстов, которые ему передают соисполнители. Информация попадает к «сводящему» в двух формах:
- официальным письмом (бумажным или электронным, с ЭП) из параллельного подразделения (в случае, если соисполнители «внешние» - из другой организации);
- в виде «неофициальном» - файлом, который не содержит ЭП.
В жестких иерархических структурах практикуется официальная переписка между подразделениями, и такие письма регистрируются в СЭД как внутренние документы с прикреплением к РК файла, созданного в текстовом (Word) или табличном (Excel) редакторе, либо отсканированного. Такая система может использоваться, только если СЭД охвачены все подразделения. Ответственный исполнитель может дождаться появления документа (ответа соисполнителя) в СЭД и использовать его для сводной информации.
Минус здесь – снижение оперативности: с момента подготовки текста до его подписания руководителем подразделения и регистрации проходит определенное время, а часто для ответа нужны всего несколько цифр, которыми владеет непосредственный исполнитель, и ради которых вовсе не обязательно оформлять официальное письмо в параллельное подразделение.
Но чаще всего внутренняя переписка – это обмен файлами через электронную почту или «свалку» (некое файлообменное хранилище на общем сервере).
Что касается системы «свалка», то здесь – много минусов. Во-первых, файл в «свалке» может быть случайно поврежден или ненамеренно отредактирован сторонним пользователем хранилища, и в итоге попасть к адресату в некорректном виде. В результате сводная информация будет неверной, а ответственность ляжет на того, кто сводил текст.
Вы встречали случаи, когда сотрудники выясняли отношения, рассказывая, что «я положил файл, а почему-то половина текста исчезла», «в моем варианте цифры были правильные, я не знаю, почему в сводной информации ошибки», «как нет? Я вчера выложил файл!!» и т.д.? Ситуации, согласитесь, знакомые. И еще - тому, кто выложил файл, приходится звонить ответственному исполнителю и сообщать ему, что файл лежит там-то и называется так-то. Ну и, наконец, такая схема не подходит для организации, если подразделения расположены в разных зданиях, а также неприменимо для систем, когда в единой СЭД работают несколько структур – например, как органы власти Хакасии или Алтайского края – просто потому, что общего файлохранилища у них, как правило, нет.
Электронная почта, конечно, удобнее – никто посторонний посланный файл не отредактирует, да и искать его в «свалке» не нужно. С другой стороны, кто не сталкивался с проблемой, когда почта почему-то не доходит, письма не пропускает спам-фильтр или просто «упал» почтовый сервер? Как тут выйти из положения? И в итоге курьер с флешкой несет файл… Технологии безбумажные, но почта-то – курьерская!
Все эти проблемы очень рационально решены в «ДЕЛЕ». Во-первых, в системе есть полезная функция – возможность исполнителю заполнять текстовое поле «Отчет исполнителя». Если, допустим, для сводного письма требуется несколько цифр, то очень удобно написать их в отчете. Во-вторых, исполнитель имеет возможность прикрепить к отчету файл, содержащий свою часть информации, не оформляя при этом официальное письмо либо параллельно с его оформлением. Ответственный исполнитель может просмотреть отчеты и использовать прикрепленные файлы.
Заметим, что такая система во многом удобнее обмена по электронной почте – пересылка не зависит от спам-фильтров и работоспособности почтового сервера. Для компаний с удаленными подразделениями и для единых систем документооборота, в которых работает несколько юридических лиц, это очень упрощает и ускоряет работу.
Отчет исполнителя с прикрепленным текстовым файлом
Контроль и предварительное согласование
В практике работы государственных органов используется механизм предварительного согласования текста документа (до его передачи на подпись руководителю структурного подразделения или органа власти) с контролерами, соисполнителями, лингвистической службой и юридическим подразделением. Это касается наиболее важных документов – нормативных актов, писем, направляемых в высшие федеральные органы власти и некоторых других документов.
Чтобы согласовать текст, исполнитель его направляет по электронной почте или прикрепляет файл к отчету. Второй способ удобнее – доступ к файлу получает вся группа соисполнителей и лиц, согласующих документ, и не нужно высылать файл каждому. Со своей стороны контролер, лингвист, юрист, соисполнитель может при необходимости внести в электронный вариант свои замечания и прикрепить файл с правками к своему отчету в «ДЕЛЕ».
Конечно, такая система – только переходный вариант перед внедрением электронной подписи. У нее есть свои минусы – например, то, что файлы проектов документов не имеют внутренней юридической силы. Но на практике такая схема неплохо работает и позволяет существенно ускорить согласование проекта документа.
«ДЕЛО» как справочная система
«ДЕЛО» может использоваться и как справочник. В сведениях об исполнителе поручения есть поля, в которых указывается его должность и контактные данные. Вместо того, чтобы искать телефон во внешнем справочнике или программе-органайзере, можно прямо в поручении (резолюции) увидеть нужные сведения. Это очень удобно, если в исполнении документа участвуют несколько организаций, так как довольно часто в справочниках содержатся контакты руководителей, а сведения о рядовом сотруднике приходится искать через приемную.
Контактные данные исполнителя в СЭД «ДЕЛО»
Мы рассказали только о некоторых способах организации совместной работы в СЭД «ДЕЛО». Будем рады, если наши читатели-клиенты поделятся своими секретами.