Автор: Сергеева Анастасия, ведущий специалист отдела внедрения, КС-Консалтинг
В статье дается характеристика некоторых основных терминов, используемых в процессе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в организации. Статья для сотрудников организаций, которые планируют или начинают внедрение СЭД.
Внедрение СЭД в организации достаточно трудоемкий процесс. Настройка, обучение, запуск системы… сроки сдачи проекта поджимают, и здесь очень важно, чтобы специалисты по внедрению программного продукта и сотрудники организации-заказчика говорили на одном языке.
Специалисты по внедрению СЭД пользуются своей терминологией, она кажется им настолько элементарной, что они иногда забывают объяснить тот или иной термин сотруднику, который впервые сталкивается с СЭД. Чаще всего это касается описания работы специалистов в системе.
Поэтому сегодня предлагаем поговорить в первую очередь о тех сотрудниках организации, которым предоставлено право работы в СЭД, т.е. о пользователях системы и их функциях.
При внедрении СЭД документов в организации меньше не станет, но вот форма их представления существенно изменится. Как правило, говоря об официальном документе в системе, мы подразумеваем электронную карточку документа (рис.1,2), которая в зависимости от СЭД может называться по-разному (регистрационная карточка документа, регистрационно-контрольная карточка документа и т. д) – это набор реквизитов документа, зарегистрированного в системе, и прикрепленный к карточке электронный образ документа – электронная копия бумажного документа, полученная путем сканирования или электронный документ – электронная копия бумажного документа либо документ, не имеющий бумажного оригинала (мы имеем в виду не официальное толкование перечисленных терминов, а лишь то, что мы подразумеваем под тем или иным понятием в ходе внедрения СЭД).
В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76) в целях учета и поиска использую регистрационно-контрольную карточку (в последующем будем так же использовать этот термин).
Рис.1.Регистрационно-контрольная карточка входящего документа
Рис.2.Регистрационно-контрольная карточка входящего документа
Какой состав реквизитов должна содержать карточка документа? В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержится перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД федеральных органах исполнительной власти:
- адресант;
- адресат;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- вид документа;
- дата документа;
- номер документа;
- дата поступления документа;
- входящий номер документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа;
- наименование либо аннотация документа;
- (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)
- индекс дела;
- сведения о переадресации документа;
- количество листов основного документа;
- количество приложений;
- общее количество листов приложений;
- указания по исполнению документа;
- должность, фамилия и инициалы исполнителя;
- отметка о конфиденциальности.
В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти обозначен состав дополнительных сведений об электронном документе: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. В зависимости от вида документа, безусловно, состав реквизитов регистрационно-контрольной карточки изменяется.
Разработчики систем не ограничиваются лишь перечисленным набором реквизитов, параметры учета и поиска могут быть более подробными. Название и толкование реквизитов в электронной карточке чаще всего соответствует стандартам в области делопроизводства и ее заполнение не должно вызвать особых сложностей у делопроизводителей организации.
Таким образом, электронная карточка документа заменяет форму учета и контроля для документов в организации, а электронный образ документа или электронный документ – официальный документ в бумажном виде.
Каждый специалист, работающий в СЭД, выполняет свой набор функций и обязанностей по работе с документами, и поэтому у любого пользователя есть персональный набор прав по работе с системой. Однако на практике используется несколько базовых функциональных «комплектов», а в зависимости от списка прав и обязанностей условно выделяют несколько групп пользователей СЭД: регистраторы, контролеры, исполнители и руководители. Специалисты по внедрению СЭД достаточно часто используют эту классификацию. Попробуем описать каждую из этих групп через набор функций.
Стоит отметить, что один пользователь может относиться к нескольким группам одновременно. Начнем с исторически первой группы – регистраторы. Это сотрудники, которые выполняют следующие функции:
- регистрация документов;
- учет документов;
- внесение электронных образов документов в базу данных;
- рассылка документов сотрудникам организации и внешним адресатам;
- подготовка проектов резолюций руководителя;
- подготовка отчетов;
- отслеживание списания документов в дело;
- формирование дел и обеспечение сохранности электронных документов.
Наличие следующей группы – контролеры – зависит от масштаба компании, ее организационной структуры. Возможно, контрольные функции в организации возложены на делопроизводителя, но есть и такие организации, в которых контролем исполнения документов занимается целый отдел. В обязанности этой группы пользователей входит:
- постановка документов на контроль;
- контроль исполнения поручений, отслеживание исполнения документов по срокам и содержанию;
- снятие документов с контроля;
- формирование отчетов об исполнительской дисциплине
Следующая достаточно обширная группа пользователей – исполнители. В эту группу могут попасть все должностные лица, выступающие в качестве исполнителей по какому-либо поручению. В их обязанности входит:
- исполнение документов и подготовка отчета об исполнении;
- работа с проектами документов;
- выдача резолюций подчиненным сотрудникам;
Практически все сотрудники организации являются исполнителями документов. Они могут осуществлять поиск нужных им для работы документов, получать оперативную информацию от руководства по исполнению документов. И, наконец, последняя группа пользователей в СЭД – это руководство. В эту группу, как правило, попадает определенный круг лиц, основные должностные обязанности которых в СЭД заключаются в:
- подписании/согласовании документов;
- выдаче поручений;
- контроле исполнения документов.
Руководители имеют права на получение полной и актуальной информации об исполнении любого документа, зарегистрированного в системе.
Таким образом, при внедрении СЭД меняется не только форма представления документа, но и подход к организации работы с ним. Появляются условные обозначение пользователей, которые классифицируются в зависимости от функций, прав и обязанностей по работе с документом.