Успешная работа любой компании напрямую зависит от руководителя, если руководитель открыт ко всему новому, знает цену времени и ценит своих сотрудников, то компания просто обречена на успех. Стремление к новшествам, повсеместная компьютеризация и работа в сети, это уже не дань моде, а объективная реальность. Электронный документооборот, который ещё пару лет казался невероятным и фантастичным – сегодня, то без чего не может обойтись серьезная, уважающая себя компания. Сломать представление о традиционном и неэффективном бумажном документообороте, получается не сразу. Большинство компаний переходят к системе электронного документооборота (СЭД) постепенно, стараясь сделать этот процесс более плавным и «безболезненным» для сотрудников, тем самым теряя время и не используя все возможности СЭД «ДЕЛО».
В системе электронного документооборота существует два основных понятия, которые позволяют разделить специалистов организации, на пользователей и должностных лиц. Пользователем является сотрудник организации, которому предоставлено право работы с системой «ДЕЛО», должностным лицом – каждый сотрудники организации, непосредственно участвующих в работе с документами (обладающими правом наложения резолюции, либо являющиеся исполнителями документов, визирующие и подписывающие документы).
Как правило, сначала закупается несколько рабочих мест на всех сотрудников, один пользователь, работает на нескольких должностных лиц, что не позволяет полноценно использовать все возможности системы «ДЕЛО». Позже, поэтапно докупая рабочие места, организация постепенно переходит к системе «пользователь = должностное лицо» т.е. каждое должностное лицо имеет право работы с системой «сам за себя», выполняя в ней все свои повседневные функции работы с документами.
Но бывают и уникальные проекты, когда организация готова полностью перейти к электронному документообороту, пропустив промежуточный этап внедрения.
Одним из таких уникальных проектов стало внедрение СЭД «ДЕЛО» в ЗАО «ЭнергоСервис» г. Стрежевой Томской области. ЗАО «ЭнергоСервис» одна из немногих организации на территории России, которая, пользуясь новейшими технологиями, вырабатывает электроэнергию посредством утилизации попутного нефтяного газа. Деятельность организации обеспечивает сокращение выброса вредных веществ, улучшает экологию. «Я ни когда не видела такого позитивно настроенного к нововведениям руководства компании, приятно осознавать, что у людей появилось понимание необходимости перехода к электронному документообороту! Особенно меня порадовал невероятно грамотный и подкованный коллектив, отличная дисциплина и стремление учиться – приятно работать с профессионалами своего дела»: призналась Анастасия Сафронова, специалист по внедрению компании «КС-Консалтинг».
Работа по внедрению системы началась в октябре 2011 года, а уже в первых числах декабря система была запущенна в эксплуатацию. На первом этапе работы сотрудниками КС-Консалтинг было проведено обследование, анализ организационной структуры компании и документооборота, индивидуальное обучение каждого сотрудника. Как оказалось, специалисты «ЭнергоСервис» были полностью готовы к работе в новом формате, уже долгое время в организации велась работа с электронными файлами документов в Outlook (на уровне пересылки), практиковалась постановка задач, согласование документов, что способствовало «безболезненному» и быстрому переходу к работе в системе «ДЕЛО».
При настройке системы каждый пользователь получил свой виртуальный кабинет в СЭД и набор прав, соответствующих его должностным обязанностям и роли в документообороте компании: ввод резолюций, исполнение поручений, контроль исполнения поручений, визирование и подписание проектов и т.п. Таким образом, каждый сотрудник офиса компании получил свое «виртуальное отражение» в СЭД, где он сможет выполнять все те же функции, что и при привычной работе с «бумагой».
Одним из главных вопросов для руководства ЗАО «ЭнергоСервис», стоящим на повестке, который должна была решить система «ДЕЛО», был вопрос контроля и исполнения поручений, дело в том, что проводя еженедельные совещания, руководитель раздавал от 25 до 60 поручений, отследить исполнение которых было весьма проблематично. Благодаря СЭД «ДЕЛО» проблема была решена при помощи работы в электронном виде с контрольными пунктами протоколов планерок и резолюциями, а так же отчетов об исполнении документов. Уже сегодня в базе данных началась регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (служебных записок, приказов, распоряжений), была отлажена работа с договорами. Все документы, зарегистрированные в системе, прикладываются к регистрационной карте в отсканированном виде и хождение «бумажных документов» внутри компании сведено к минимуму. При помощи дополнительной опции «Сканирование» появилась возможность сканировать документы и помещать их электронные образы в СЭД прямо из регистрационной карточки, что, безусловно, ускорило и облегчило работу сотрудников по переводу документов в электронный вид. На сегодняшний день успешно опробована и запущена в промышленную эксплуатацию технология безбумажной работы с проектами документов (исходящие и договоры).
Запуск системы в промышленную эксплуатацию прошел 1 декабря, начиная с этого дня, по распоряжению руководителя, весь внутренний документооборот компании должен вестись в электронном виде. Документы и проекты незарегистрированные в системе «ДЕЛО» не рассматриваются руководителем.
Так же была решена проблема с работой в режиме удаленного доступа, теперь находясь в командировке, сотрудники компании могут подключаться к СЭД и полноценно работать с документами и поручениями через «ДЕЛО -Web».
Подводя итоги можно отметить, что на сегодняшний день специалистами отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» г.Барнаул (золотой дилер компании «Электронные офисные системы») в ЗАО «ЭнергоСервис» введено в эксплуатацию тридцать рабочих мест СДЭ «ДЕЛО». Останавливаться только на внедрении основных компонент системы «ДЕЛО», руководство компании ЗАО «ЭнергоСервис» не собирается, в ближайшее время планируется внедрение дополнительной подсистемы «Управление процессами», которое должно оптимизировать и упорядочить все бизнес-процессы организации.