Предприятия малого и среднего бизнеса по мере развития переживают "болезни роста", связанные с необходимостью упорядочить документооборот, работу с договорами, управлять отношениями с клиентами и выполнением заданий сотрудниками компании. Пройти этот этап помогают эффективные "коробочные" решения за разумную цену.
В бизнесе задачи, связанные с обработкой документов, отличаются значительным разнообразием. Каждая организация по-своему создает бизнес-процессы и схемы классификации документов. Причина этого кроется отнюдь не в отсутствии стандартов и единых правил. Дело совсем в другом: организации состоят из людей, которые каким-то образом выстраивают взаимодействие, чтобы добиваться поставленных целей. Естественно, везде получается по-разному. Поэтому и создаются в организациях разные схемы управления и разные методы работы с документами.
ЕСМ: сочетание полноты и гибкости
Разработчики ECM давно поняли, что, в отличие от задач традиционного делопроизводства, где все у всех одинаково, бизнес-решения не удается скроить по одним лекалам, в каждом проекте требуется особая настройка. Поэтому вендоры отошли от разработки систем документооборота "под ключ" и сосредоточились на создании платформ, обладающих достаточной гибкостью и возможностями адаптации к любым бизнес-требованиям.
Компания ЭОС прошла значительный путь, начав свой бизнес с создания системы "ДЕЛО", которая сегодня занимает весьма внушительную долю рынка среди классических СЭД. Накопленный опыт позволил разработчику решать более широкие задачи по управлению документами, включающие не только делопроизводство. Сегодня ЭОС предлагает целую гамму продуктов для управления документами, в том числе и ECM-систему eDocLib.
Функциональные блоки
- Электронный документооборот (в объеме, достаточном для малого бизнеса
- Управление заданиями для поддержки бизнес-процессов в компании
- Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)
- Управление договорами
- Базовые функции автоматизации сервисной службы (Help desk/Service desk)
Такой подход дает большую гибкость в бизнесе. На базе ECM-системы можно решать разные задачи путем настройки существующего функционала, а не программирования нового, поскольку обычно ECM поддерживает управление документами и образами, рабочими процессами, веб-контентом (WCM) и мультимедиаконтентом (DAM), и, конечно, знаниями. Она обеспечивает коллективную работу и обладает развитыми поисковыми возможностями. Как правило, ECM применяется совместно с другими бизнес-приложениями, ERP и CRM-системами, поэтому наличие средств интеграции также является обязательным.
Однако самая сильная сторона ECM – их гибкость, является и проблемной точкой - все-таки бизнес-требования заказчиков не отличаются так сильно, чтобы каждый раз настраивать систему c нуля. Поэтому в бизнесе ECM сложилось некое "разделение труда": вендоры разрабатывают платформы, заботясь о надежности, масштабируемости, безопасности, средствах интеграции и настройки приложений, а их партнеры создают решения, которые позволяют выполнять конкретные задачи по управлению бизнес-процессами и документами в организациях.
Автоматизация из "коробки"
eDocLib в полной мере обладает всеми свойствами ECM и успела завоевать прочные позиции среди заказчиков ЭОС. Компания "КС-Консалтинг", партнер ЭОС из Барнаула, разработала на этой платформе свое решение "eDocLib: Актив Бизнес". Оно ориентировано в первую очередь на потребности небольших компаний, которым нужно организовать работу с документами и не разводить при этом традиционной российской бюрократии.
Интервью с топ-менеджером
Корреспондент CNews побеседовал с Андреем Балабановым, генеральным директором "КС-Консалтинг".
CNews: eDocLib - и так достаточно гибкий конструктор. Вы предлагаете еще одну надстройку. Разве не хватает каких-то возможностей в самом продукте?
Андрей Балабанов: Благодаря своей надстройке – прикладному решению, мы даем возможность быстрого старта. Да, можно взять платформу eDocLib, самостоятельно разработать ТЗ, потом сконфигурировать eDocLib, протестировать конфигурацию и запустить в работу. Но это долгий путь. Ведь редко кому приходит в голову подобным путем идти с 1С, например: взять "голую платформу 1С" и с нуля собственными силами разработать конфигурацию "Бухгалтерия", или еще лучше "Комплексная"?
Андрей Балабанов: Благодаря своей надстройке – прикладному решению, мы даем возможность быстрого старта
Наше прикладное решение дает продуманный базисный функционал по пяти самым востребованным направлениям: документооборот, CRM, управление договорами, управление заданиями, автоматизация службы сервиса.
Этот базисный функционал позволяет быстро запустить систему в работу, не изучая тонкости ее конфигурирования: заполнили свои справочники, зарегистрировали пользователей, раздали права и начали работу. Все, что связано с проектированием базовой бизнес-логики, объектов системы, типовых прав пользователей и т.д. и т.п. – это уже сделано нами, причем на основе нашего многолетнего опыта и обобщения требований различных заказчиков.
CNews: Как возникла идея разработать свое интегрированное решение? Это был заказной проект, который потом решили тиражировать, или инвестиционный проект, разработанный для будущих клиентов?
Андрей Балабанов: Начали, как обычно, с кого не жалко, то есть, с себя. Мы достаточно типичное малое предприятие и тоже прошли мытарства, связанные с тем, что надо и от классики документооборота немного отойти, и договоров много, и CRM надо, и служба техподдержки работает, и надо автоматизировать. А куда без управления заданиями? Прошли мы стадию, когда документооборот был возложен на одну систему, сервис - на другую, а управление задачами велось в Outlook и CRM… Очень дорого и в итоге требует титанических усилий и вложений для интеграции всех систем и программ в относительно единое пространство. Для SMB просто непозволительно тяжелый и дорогой путь.
Тут наш выбор и пал на eDocLib. На этой платформе мы сумели собрать весь требуемый нам функционал действительно в едином пространстве и единой системе. Потом проанализировали потребности наших заказчиков из числа SMB, нашли почти стопроцентное совпадение и оформили это в "коробочное" решение.
CNews: В отрасли много разговоров, что пора переориентироваться с потребностей канцелярий на другие подразделения. Однако на практике все часто сводится к тем же входящим-исходящим. Что вас побудило отойти от столбовой дороги документооборота?
Андрей Балабанов: Да, есть столбовая дорога – это справедливо. Но справедливо для крупных предприятий или госорганов. А у массы заказчиков из разряда SMB с регистрацией официальных документов справляется один секретарь в Excel или на бумаге. Только ради этого ничего и покупать не надо, можно обойтись "подручными средствами".
Но с реальными задачами становится все сложнее справляться, если в компании работают хотя бы 10-20 человек менеджерского состава: и с клиентами надо работу выстраивать и CRM внедрять. И с договорами много работы, начиная от их разработки внутри компании и до организации исполнения.
От всего этого не требуется на старте громадного функционала – нужен базис, но развиваемый базис, позволяющий начать работу быстро, просто и удобно. И, главное, никак нельзя построить его из разных систем (СЭД + CRM + Договоры + Управление заданиями), их функционал слишком сильно пересекается. Вот мы и пошли "другим путем".
Решение "Актив Бизнес" было выпущено на рынок в начале 2011 г. вместе с новой версией eDocLib 2.5, и уже успешно внедрено у нескольких клиентов "КС-Консалтинг". Все внедрения небольшие, на 20-25 рабочих мест, что полностью соответствует целевому сегменту потребителей этого решения.
"Актив Бизнес" стали продвигать и партнеры компании ЭОС. Ожидается, что новые клиенты скоро появятся не только в Сибири, но и в других регионах России.
Это достаточно редкий случай на рынке, когда вендору удается выстроить сообщество партеров, которые могут взаимодействовать и вместе развивать бизнес, а не конкурировать между собой. А появление таких решений, как "eDocLib: Актив Бизнес" говорит о том, что налажено не только взаимопонимание, но и технологическое партнерство между продавцами, и что eDocLib действительно можно позиционировать как ECM-платформу, поскольку на ее базе уже разработаны бизнес-решения.
Cтанислав Макаров / CNews http://smb.cnews.ru/reviews/index.shtml?2011/11/28/466074