А.П. Мейнцер, главный архитектор информационных систем ОАО «Центр компьютерных разработок»
Руководитель поручил вам представить ему варианты автоматизации документооборота компании. Работу вам предстоит проделать масштабную, что и говорить. А ведь от ее результатов зависит ваша дальнейшая карьера и деловая репутация. Как найти оптимальное решение? У вас действительно есть выбор: СЭД или ЕСМ-система. Что лучше? Для начала побольше узнайте о возможностях, функционале и стоимости загадочной ECM-системы, а потом уже определитесь с выбором.
Что такое ECM-система?
Под термином «системы промышленного управления содержимым» (ECM-системы) подразумевается техника и программы для создания хранилища неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. На практике это означает, что в ECM-системе накапливается информация различного характера – все, что создается в организации при помощи компьютера. Это могут быть документы различных форматов, отсканированные документы в виде образов, а также структурированная информация – например, таблицы и др.
Скажем, сотрудники готовят договоры и помещают их в систему управления содержимым, а затем бухгалтерия добавляет туда исполненные акты и платежные документы. Таким образом, руководитель видит полный отчет о состоянии текущих дел, действующих и планируемых договорах, доходах и расходах.
ECM-система в западной корпорации играет роль системы электронного документооборота (далее – СЭД), однако в структуре российского документооборота функции хранилищ документов явно недостаточны и требуют доработки. Именно поэтому, внедряя систему на развитой, дорогой, перспективной западной платформе, можно в конечном итоге не получить желаемого результата – системы электронного документооборота в привычном для нас понимании.
На заметку
ECM-система автоматизирует хранение электронных документов и иной информации в удобной и доступной для пользователя форме.
Система электронного документооборота выполняет функцию поддержки принятых в России процедур делопроизводства. Обычно они отражены в инструкции по делопроизводству и включают в себя регистрацию документов, вертикальный контроль исполнения, специальные формы отчетности, экспедицию (рассылку бумажных документов). Таким образом, системы электронного документооборота являются вспомогательными для существующего бумажного документооборота. ECM-системы, наоборот, – электронные хранилища информации в чистом виде, не ориентирующиеся на специфику делопроизводства. Понятие «СЭД» строже понятия «ECM-система». СЭД направлена на автоматизацию деятельности делопроизводителей. ECM-система, предназначенная для хранения различных данных, трактует термин «документ» весьма широко. На основе ECM-системы можно построить СЭД, но это потребует значительных финансовых затрат на переработку системы.
Рассмотрим подробнее возможности современных систем хранения документов и их функции.
Функции ECM-систем
В первую очередь, ECM-система, конечно же, выполняет функцию защищенного хранения данных. Каждый документ, который пользователь помещает в систему хранения, отправляется в специализированную базу данных, где он находится под ее надежной защитой.
Система позволяет централизованно хранить практически всю информацию, которую сотрудники компании обрабатывают в электронном виде: таблицы, документы, презентации, отчеты. Обратившись к системе управления контентом, пользователь всегда может найти там любую информацию, которую он или его коллеги когда либо готовили. Даже в том случае, если кто то из сотрудников находится в отпуске, командировке или давно не работает в организации.
Современные системы хранения документов позволяют организовать работу в компании хоть на протяжении всех 24 часов в сутки и 7 дней в неделю – без простоев, с быстрым восстановлением и многократным дублированием данных сервером. При выходе одного сервера из строя все пользователи незаметно для них переключаются на резервный сервер и продолжают работать.
Важно знать!
Одной из особенностей ECM-системы является то, что документы анализируются ею, подготавливаются к поиску и каталогизируются. Пользователь системы производит поиск уже по такому каталогу документов.
Во-вторых, ECM-система выполняет функцию поиска. Мы привыкли пользоваться поисковыми системами в Интернете. Поиск в системах хранения документов устроен аналогичным образом: пользователь набирает фразу или ключевые слова и получает результат в виде отсортированного перечня документов.
Чтобы отыскать нужный документ, руководителю уже нет необходимости просить канцелярию найти его в архиве, размножить и положить ему на стол. Все сотрудники организации могут самостоятельно в любой момент найти требуемый договор, приказ и т. п. в электронной системе.
Функции ЕСМ-системы
Третья функция – это организация общего доступа к документам. После того, как информация помещена в хранилище, документ отсканирован, а текстовый файл сохранен в базу данных, необходимо обеспечить доступ к ним пользователей. ECM-системы изначально рассчитаны на коллективный доступ к информации с множества рабочих мест, из офисов филиалов, расположенных в других городах. Пользователь, как обычно, запускает веб-бразуер, заходит на сайт своей организации и в системе хранения документов видит информацию, к которой он допущен. Коллективная работа с данными значительно ускоряет процесс подготовки больших документов – сотрудники одновременно могут работать с текстом, видеть изменения, внесенные коллегами, обсуждать правки.
И, наконец, с помощью ECM-системы можно осуществлять управление процессами или потоками работ, которые часто обозначаются английским словом workflow.
Есть решение!
Функция общего доступа к электронным документам значительно разгружает службы делопроизводства в части рассылки копий проектов, отслеживания согласования, ксерокопирования большого количества страниц.
Сотрудник помещает проект приказа в хранилище и с помощью системы управления процессами запускает процесс согласования, указывая всех заинтересованных лиц. Документ в электронном виде поступает к пользователям из списка, и одновременно им по электронной почте приходит уведомление о необходимости принять участие в согласовании. Лицо, указанное в листе согласования первым, открывает ссылку в электронном сообщении, изучает текст, анализирует его и вносит свое решение в систему. Если проект согласован, то подсистема управления процессами направит его дальше по списку, если нет – автору на доработку. После того, как все согласования будут пройдены, документ отправится руководителю на подпись (опять таки электронную) и после утверждения будет доступен для просмотра всеми сотрудниками организации.
Остальные функции ECM-системы важны, но второстепенны. Остановимся на них лишь коротко:
- Управление образами документов. ECM-системы успешно работают со сканирующим оборудованием и позволяют быстро и просто наполнять хранилища отсканированными копиями бумажных документов.
- Управление записями – долгосрочное архивирование, соответствия нормам и требованиям регулирующих органов, законодательству.
- Функция корпоративного портала. В ECM-системах, основанных на веб-технологиях, информация организована в виде информационного портала, на котором сосредоточены важные для пользователя материалы. Такой портал может настраиваться индивидуально под каждого сотрудника компании, выдавая ему только те сведения, которые актуальны и важны для него в данный момент.
- Управление календарями. Организация работы сотрудника – это одна из важных задач информационной системы. Календарное планирование, в том числе совещаний и заседаний, подготовка документов к ним – все эти функции могут быть реализованы в ECM-системе.
- Дистанционная работа с документами. Часто пользователю необходимо работать в условиях отсутствия доступа к корпоративной локальной сети. С помощью ECM-системы в дороге, командировке или дома он может работать с документами так же, как в офисе.
Важно знать
Хорошо спланированная ECM-система – это информационный центр по обработке электронных документов организации. Руководители, менеджеры, технические специалисты работают с документами коллективно, единой командой.
Например, информацию о ближайших событиях в организации, назначенных заседаниях, поступивших документах, графиках продаж и т. д.
Перечисленные функции позволяют создать внутри организации удобное хранилище документов для всех сотрудников.
Словарь
Веб-обозреватель, браузер (от англ. Web browser) – программное обеспечение для просмотра веб-сайтов, то есть для запроса веб-страниц (преимущественно из Сети), их обработки, вывода и перехода от одной страницы к другой.
Сервер – главный компьютер, который обрабатывает всю информацию системы. Сервер – очень важное звено комплекса, и к его выбору надо подходить ответственно, доверяя в этом вопросе только профессионалам.
Из чего складывается стоимость комплекса ECM-системы?
ECM-систем на рынке представлено достаточно много, от разных разработчиков – российских и зарубежных, разного ценового уровня, для различных категорий пользователей. Промышленные ECM-системы иногда представлены функционально урезанными бесплатными аналогами. Существуют системы с открытым исходным кодом (так называемый Open Source), в том числе и бесплатные, например Alfresco. Правда, «бесплатность» таких систем весьма условна, но чтобы это понять, нужно узнать, из чего складывается стоимость комплекса ECM-системы.
Приводить конкретные цифры мы не будем, так как рынок достаточно обширен, а цены сильно зависят от компании-заказчика, в которой предполагается установить систему управления контентом. На стоимость влияет количество пользователей, объем и характер документов и, конечно, выбранный поставщик оборудования и программного обеспечения.
Если говорить проще, то стоимость ECM-системы складывается из нескольких частей:
- стоимость аппаратной части;
- стоимость лицензий требуемого программного обеспечения;
- стоимость лицензии, собственно ECM-системы;
- стоимость внедрения комплекса;
- совокупная стоимость владения (total cost of ownership, TCO).
Рассмотрим каждую из этих составляющих.
Стоимость аппаратной части
Для работы комплекса требуется аппаратное обеспечение – сервер.
Необходимо обеспечить резервное копирование информации на случай выхода сервера из строя. Если предполагается хранить действительно большие объемы информации (миллионы документов), то рекомендуется остановить выбор на так называемых медленных носителях – магнитных лентах, DVD- или BluRay-дисках. Такие носители размещаются в специальных роботизированных библиотеках и гарантированно позволяют хранить информацию в течение 50 лет.
Важно знать!
Система резервного копирования должна располагаться в отдельном помещении, для работы с ней должны быть разработаны соответствующие регламенты и назначены ответственные лица.
Вопрос резервного копирования требует к себе большого внимания, так как потеря всего массива документов, наработанного за много лет, может оказаться для организации большой проблемой. К сожалению, надежность современных электронных компонентов невысока, поэтому может потребоваться даже неоднократное резервное копирование.
К аппаратной части комплекса ECM относятся и средства ввода документов – потоковые сканеры, необходимые для ввода в систему хранения бумажных документов. Лучше отдать предпочтение сканерам, специально предназначенным для этой цели, а не популярным нынче многофункциональным устройствам (МФУ), которые могут уступать им в качестве и функциональности. Современные документные сканеры имеют такие встроенные функции, как устранение перекосов листа, контроль двойного захвата, контроль скрепленных (степлером) листов, а при необходимости могут улучшать качество изображения.
При этом вовсе необязательно приобретать всю технику на первом же этапе внедрения комплекса. Но необходимо сразу планировать бюджет и дальнейшее развитие системы, чтобы со временем «нарастить» ее до уровня, определенного в техническом проекте.
Стоимость лицензий программного обеспечения
Российское законодательство требует использования лицензионного программного обеспечения. Большинство ECM-систем работает под управлением операционной системы и системы управления базами данных. Если не используется программное обеспечение, распространяемое свободно, то за лицензии придется заплатить. И немалые деньги: лицензионное программное обеспечение может обойтись гораздо дороже техники, на которую оно устанавливается.
Лицензионная политика таких крупных компаний, как Microsoft, IBM, Oracle, очень сложна. Существует множество схем лицензирования и видов лицензий – на сервер, на процессор, клиентская, конкурентная, на предприятие и др. Часто недостаточно иметь только одну лицензию на систему управления базами данных MS SQL Server 2005. Необходимо учесть количество сотрудников, работающих в ECM-системе, и приобрести клиентскую лицензию на каждого пользователя. Для серверной операционной системы, системы управления электронной почтой также требуются лицензии.
Стоимость лицензии ECM-системы
Тут все достаточно просто: стоимость лицензии ECM-системы в основном определяется разработчиком программного обеспечения. На практике, как правило, существует стандартный прайс-лист, которым руководствуются дистрибьюторы или компании, внедряющие тот или иной продукт. Общая стоимость лицензии ECM-системы складывается из цены серверных лицензий, количества клиентских рабочих мест и дополнительных модулей ECM-системы.
Стоимость внедрения комплекса
Важно знать: чем более сложная и гибкая ECM-платформа необходима организации, тем дороже и сложнее процесс ее внедрения.
Процесс внедрения ECM-системы достаточно сложен и зависит от размера компании. В некоторых проектах приходится практически полностью переделывать интерфейс системы под конкретного заказчика, меняется дизайн, настраиваются требуемые функции, создаются правила и ограничения системы безопасности. Процесс внедрения обязательно должен предусматривать обучение персонала – в первую очередь системных администраторов, затем пользователей.
Существует миф, что можно внедрить информационную систему своими силами и таким образом сэкономить. Как правило, такие проекты заканчиваются неудачно. Чтобы полноценно внедрить ECM-систему (или иную крупную информационную систему – документооборот, бухгалтерию, систему взаимодействия с клиентами), требуется соблюсти ряд условий.
Прежде всего, необходимо иметь штат сотрудников, которые на протяжении длительного срока (от 1 до 8 месяцев) будут заниматься выполнением одной-единственной задачи – внедрением ECM-системы. При этом сотруднику недостаточно лишь хорошо знать техническую составляющую внедряемой системы – необходимо понимать «идеологию» продукта. Конечно, лучше, если у него уже имеется опыт внедрения аналогичных систем. Такой специалист должен уметь работать с будущими пользователями системы, в том числе проводить их обучение. Он должен уметь сформулировать требования к системе и воплотить их в готовом комплексе. Редкой организации, взявшейся за самостоятельное внедрение ECM-системы, удается соблюсти все эти условия.
Наш совет
Осуществлять массовый ввод собственными силами нецелесообразно – высокие накладные расходы и отсутствие опыта выполнения аналогичных задач не позволят завершить проект в срок и с приемлемой эффективностью.
Часто в процессе создания комплекса хранения документов требуется произвести массовый ввод в систему (так называемую ретроконверсию) существующих бумажных документов. Этот процесс может включать в себя обработку бумажных документов – их расшивку (если возможно), сканирование, распознавание электронных образов. Каждый документ снабжается карточкой с номером, датой, краткой аннотацией и другими важными признаками.
Для реализации массового ввода документов требуется создать целый конвейер по переводу бумажных документов в электронный вид. Такая работа требует значительных человеческих ресурсов – большого количества операторов, иначе она может растянуться на годы.
Резюмируя, можно сказать, что процесс внедрения системы хранения документов состоит из этапов составления технического проекта, технических работ по развертыванию комплекса, обучения администраторов и пользователей и при необходимости ретроконверсии документов.
Совокупная стоимость владения
Под совокупной стоимостью владения понимается сумма прямых и косвенных (скрытых) затрат, которые несет владелец информационной системы в течение ее жизненного цикла.
Важно знать!
Такие эксплуатационные затраты, как управление серверами, дисковыми массивами и сетевыми компонентами, администрирование бизнес-процессов и серверов и др., также являются частью совокупной стоимости владения.
Эти расходы могут включать в себя амортизацию компонентов, стоимость технического сопровождения как отдельных программных продуктов (например, систем управления базами данных), так и программного комплекса в целом.
Стоит отметить, что, как правило, совокупная стоимость владения системами, работающими на свободно распространяемом программном обеспечении, оказывается на 15–20% выше, чем стоимость владения системами с платным программным обеспечением. Подобный парадокс – тема для отдельной статьи, но в числе способствующих его возникновению причин можно упомянуть более высокие требования к персоналу, более сложное администрирование, отсутствие гарантированного сопровождения программного обеспечения разработчиком и др. В долгосрочной перспективе (5 лет и дольше) эти факторы повышают совокупную стоимость владения комплексом.
Разобравшись в том, что такое ECM-система, можно перейти к выбору конкретного комплекса. В следующей статье мы рассмотрим несколько ECM-систем различного уровня, архитектуры, предназначенных для разных категорий организаций.