Как известно, автоматизация бизнес-процессов – дело непростое, трудоемкое, и часто довольно затратное. Более того, многие руководители не всегда понимают, зачем она вообще нужна: то, что работает, будет работать и дальше, получается пустая трата времени и денег. (И иногда они действительно бывают правы в своих сомнениях).
Однако на определенном этапе развития любого бизнес-предприятия у руководителя наступает понимание, что автоматизация нужна, а порой и необходима, для дальнейшего стабильного существования и развития компании. Документооборот растет; клиентов становится все больше и работу с ними надо организовать правильно, ведь конкуренты не дремлют; штат тоже разрастается, распределять обязанности и контролировать исполнение поручений все сложнее; многие сотрудники постоянно в разъездах и т.д.
Тогда возникает логичный вопрос: какие из сфер деятельности компании автоматизировать и какими инструментами воспользоваться. На первый вопрос каждый отвечает по-своему, второй же в современных российских реалиях может поставить в тупик. Продукты, которые автоматизируют вообще все аспекты деятельности компании (так называемые ERP-системы), во-первых, совершенно не приспособлены для российских реалий с нашим самобытным документооборотом и неочевидной логикой продаж, во-вторых, обладают явно избыточным для большинства компаний малого и среднего бизнеса функционалом, а в-третьих, неприлично дороги и трудны в развертывании на реальной компании (не говоря о дефиците квалифицированных кадров, способных это развертывание провести). Нишевые решения (CRM-системы, бухгалтерские, кадровые, СЭД и т.д.) – на то и нишевые, что решают одну из многих поставленных задач, интегрировать их друг с другом сложно и опять же дорого.
В результате многие принимают решение автоматизировать то, что не автоматизировать нельзя (бухгалтерия, кадры), и на этом останавливаются.
Решение проблемы автоматизации бизнес-процессов малого и среднего бизнеса, конечно, существует. Одно из возможных кроется в динамично развивающемся рынке ECM-систем, или систем управления контентом (данными) предприятия.
В общем случае ECM-система представляет собой объединенное хранилище произвольно структурированных связанных между собой данных. Однако именно возможность структурирования позволяет организовать на базе ECM движение документов в компании, автоматизировать бизнес-процессы и вообще любое взаимодействие, включающее в себя манипуляции с информацией.
Среди «коробочных» ECM-решений (с вытекающей отсюда избыточностью функционала для одних компаний и недостаточностью для других) особняком стоит система eDocLib, разработанная компанией «Электронные офисные системы», лидером на российском рынке систем электронного документооборота.
eDocLib представляет собой не закрытую ECM-систему, а конструктор, с возможностью самому определять типы хранимых данных, интерфейс взаимодействия, справочную информацию, а также организовывать выборочный доступ к данным разным пользователям, движение документов между должностными лицами, поручения и отслеживание их исполнений. При этом открытость системы предполагает, что пользователь сам может настроить необходимые ему функции, отключить неиспользуемые и добавить новые, описать и автоматизировать бизнес-процессы – диапазон изменений ограничен по большому счету лишь фантазией разработчика. При этом для настройки системы не требуется навыков программирования: интерфейс настройки полностью графический и интуитивно понятный.
Однако в этой же открытости кроется и основная сложность внедрения на предприятии такой системы: описать и запрограммировать «с нуля» весь необходимый функционал достаточно сложно, требует высокой квалификации специалиста по настройке и существенных временных затрат. При этом бизнес-задачи, стоящие перед большинством предприятий, примерно одинаковые и решаются в большинстве компаний, схожим образом.
Здесь на помощь может прийти разработка компании «Корпоративные системы – Консалтинг» - конфигурация «eDocLib: Актив Бизнес». Родившаяся более двух лет назад как решение для автоматизации деятельности самой компании, сейчас конфигурация успешно используется в нескольких российских компаниях различных видов деятельности.
eDocLib: Актив Бизнес автоматизирует документооборот компании (с полным жизненным циклом документа, возможностью отслеживания бумажных оригиналов и т.д.); ведение Поручений и Задач (с возможностью напоминаний, поэтапного контроля исполнения, лично или через пользователя исполнителя); полный цикл договорной работы (Интерес -> Возможная сделка -> Коммерческое предложение -> Проект договора -> Счет -> Договор -> Акт выполненных работ), при этом можно распределять задачи по договору, визировать и согласовывать договор, создавать новые версии и т.д.; элементы системы управления отношениями с клиентами (CRM); организация технической поддержки, ответов на обращения с возможностью создания базы знаний по типовым вопросам.
Немаловажным фактором является возможность интеграции системы с электронной почтой и мобильными устройствами. eDocLib: Актив Бизнес синхронизирует с MS Outlook (и через него – со смартфоном, КПК или планшетным компьютером) контакты, электронную почту (можно хранить всю историю переписки в структурированном виде, автоматически регистрировать в системе входящую и исходящую электронную почту и т.д.). Синхронизируются также задачи, с возможностью напоминания о приближающемся сроке выполнения.
При этом, Актив Бизнес, будучи законченным решением, сохраняет открытость, присущую платформе eDocLib: конфигурацию можно произвольно настраивать под нужды предприятия, добавлять и удалять данные, связи между документами, организовывать новые бизнес-процессы. Такой компромисс между готовым решением и индивидуальной разработкой во многих случаях может являться именно тем вариантом, который требуется малым и средним бизнес-предприятиям.
Автоматизация, конечно, не является универсальным ответом на все вопросы: она лишь позволяет упростить, рационализировать те процессы, которые уже действуют в организации. Однако часто положительный эффект от такой рационализации может направить дальнейшее развитие компании в правильном русле, сбросив балласт лишней работы и распустив паруса новых возможностей.
Шамне Андрей
Руководитель отдела прикладных решений
"Корпоративные системы - Консалтинг"