История проекта
В Сибирском федеральном округе Забайкальский край – самый молодой регион. Он образован 1 марта 2008 года в результате объединения Читинской области и Агинского Бурятского АО. В систему исполнительных органов государственной власти края входят Правительство, возглавляемое Губернатором, а также министерства, департаменты, службы, инспекции и ряд иных структур, обеспечивающих управление регионом.
Начало созданию региональной системы документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» было положено в 2004 году, когда были приобретены первые 20 рабочих мест системы. Первыми пользователями «ДЕЛА» стали специалисты Управления делами Администрации Читинской области, Комитета инвестиционной политики и развития инфраструктуры, Управления ТЭК. Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта стала компания «КС-Консалтинг», победившая по итогам проведенных Администрацией Читинской области котировок.
С конца 2007 года «ДЕЛО» заработало и у законодательной «ветви власти» - в Читинской областной думе. С 2008 по 2010 год шло постепенное расширение сферы использования «ДЕЛА» и формирование единой СЭД исполнительных органов власти. Закупались дополнительные рабочие места и опции, к числу пользователей СЭД «ДЕЛО» присоединялись новые структуры.
В 2010 году было принято решение об объединении разрозненных систем документооборота органов исполнительной власти в единую СЭД с общей базой данных. Чтобы обеспечить доступ в СЭД всех ведомств, было дополнительно закуплено 400 рабочих мест, обновлена версия программы, разработаны базовые настройки единой системы документооборота и проведена подготовка группы системных технологов. С помощью специалистов компании «КС-Консалтинг» был разработан детальный план создания единой системы документооборота, которая должна была в итоге охватить все органы исполнительной власти и дойти впоследствии до уровня муниципальных администраций.
Некоторые итоги работы в единой СЭД
С конца 2010 года региональные органы исполнительной власти объединили свои системы документооборота и начали работу в единой базе данных. Количество сотрудников, работающих в «ДЕЛЕ», постоянно растет, Правительство Забайкалья регулярно обновляет систему, закупает новые рабочие места и дополнительные опции. Проработав в единой БД уже больше двух лет, забайкальские чиновники оценили преимущества такой схемы работы, о чем рассказали коллегам на прошедшей в апреле текущего года в городе Барнауле Межрегиональной конференции.
Среди преимуществ работы в единой системе были названы следующие:
очевидная экономия в плане затрат на закупку и обслуживание серверов, задействованных под серверную часть системы (возможность использования всего 1 сервера, 1 лицензии Win-сервер и 1 лицензии SQL-сервер для обеспечения работы системы);
единая концепция использования системы во всех ИОГВ: единообразный подход к работе в системе значительно облегчает и упрощает взаимодействие между ИОГВ;
принцип однократной регистрации документов способствует кратному снижению трудозатрат на эти процедуры;
возможность использования системы «ДЕЛО» в качестве транспорта для обмена электронными документами и образами документов (вместе с РК).
В настоящее время в органах исполнительной власти Забайкальского края используется около 600 рабочих мест «толстого клиента» «ДЕЛА», около 400 – «ДЕЛО-Web», дополнительные опции «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Подсистема управления процессами», а также «Модуль интернет-взаимодействия с сайтами ФОИВ/РОИВ по обращениям граждан к Президенту России» и приложение «Мониторинг документов» (последние два продукта - собственные разработки компании «КС-Консалтинг»).
В системе автоматизированы процедуры регистрации, перевода документов в электронный вид, рассылка документов внутренним адресатам. К системе подключены все муниципальные районы. В Государственно-правовом управлении организована полноценная работа с проектами документов. Во всех структурах средствами «ДЕЛА» обеспечивается контроль исполнения документов и поручений.
«ДЕЛО» и «Губернаторский контроль»
Особое место в системе управления регионом занимает губернаторский контроль, который осуществляется силами Главного контрольного управления Губернатора Забайкальского края. Специалисты ГКУ Забайкальского края обладают огромным опытом в вопросах организации контроля. К сфере компетенции ГКУ относится контроль исполнения документов, а также поручений Губернатора. За годы существования этой структуры накоплен серьезный методический материал и практические наработки.
До 2011 года ГКУ вело контроль исполнения документов, пользуясь программным продуктом собственной разработки. Но использование изолированной системы при работе всех контролируемых структур в единой СЭД «ДЕЛО» было признано нецелесообразным, и была поставлена задача – обеспечить реализацию всех контрольных функций средствами «ДЕЛА».
Основной упор в своей деятельности ГКУ делает не столько на формальном соблюдении сроков исполнения, сколько на содержательной составляющей: требуется не просто «отписаться» в срок, но и решить вопрос по существу. Специалисты контрольного управления ведут аналитическую работу, цель которой - исключить случаи необоснованного продления сроков, формальных отписок и другие явления, которых в деятельности эффективных органов власти просто не должно быть (волокита, некомпетентность, нерешенность вопросов по существу и др.). Начав работать в системе «ДЕЛО», специалисты контрольного управления поставили перед внедряющей компанией задачу: обеспечить реализацию всех функций ГКУ и ведение аналитики средствами СЭД в «автоматическом» режиме.
Сотрудниками Главного контрольного управления активно используется функция «Кабинет», которая даёт возможность контролеру видеть документы, которые стоят на контроле, отслеживать плановые даты исполнения, пользоваться фильтрами, рассылкой напоминаний. Для некоторых групп документов (например, для поручений Президента и Председателя Правительства Российской Федерации, контролю которых во всех органах власти уделяется особое внимание) устанавливается промежуточная дата исполнения. Осуществляется рассылка напоминаний исполнителям за 5 дней до установленного срока. По поручениям Президента автоматически из СЭД формируется отчёт, который направляется Главному федеральному инспектору по Забайкальскому краю. Данный отчёт разработан по просьбе специалистов ГКУ.
Также разработана форма отчёта по выполнению поручений в муниципальных образованиях, данных исполнительным органам государственной власти, называется она «район-задание». Она используется для формирования в оперативном режиме информации для Губернатора при поездке его в муниципальные образования края. В плане – отработка направления напоминаний в органы местного самоуправления и подключение к СЭД поселений.
Важное значение при подготовке аналитической информации об исполнении документов в СЭД имеет поле «отчет исполнителя». Из него берутся данные для отчетных форм, создаваемых системой автоматически. Чтобы минимизировать «ручной» ввод информации, были разработаны рекомендации пользователям по заполнению отчётов исполнителей.
Полностью безбумажный вариант контроля осуществляется по исполнению поручений, которым присвоена категория «особый контроль» - документы, имеющие резолюцию Губернатора. По просьбе контрольного управления разработан процесс пересылки оригинальных резолюций Губернатора в кабинет специалиста контрольного управления, который работает с этой категорией поручений. Для правильного прочтения и определения необходимости постановки резолюций на контроль проведена работа по их унификации (см. таблицу 1).
Таблица 1. Унифицированные резолюции
По итогам исполнения документов категории «особый контроль» для Губернатора формируются таблицы выполненных, перенесённых и требующих решения поручений Губернатора. При рассмотрении таблиц Губернатор принимает решение о дальнейшей работе с документом.
Чтобы максимально эффективно использовать функционал «ДЕЛА», Главное контрольное управление Губернатора Забайкальского края планирует ввести в практику дополнительные отчетные формы (см. таблицы 2 и 3), которые бы отражали, как реально решаются вопросы – количество и процент поручений, исполненных в первоначально установленный срок, количество промежуточных дат, а также количество поручений, выполненных частично. Автоматическое формирование этих отчетных форм требуется еще разработать, и возможности «ДЕЛА» это позволяют.
Таблица 2. Статистический отчет исполнения документов,
стоящих на контроле по состоянию на __________________
Таблица 3. Дисциплина выполнения поручений,
стоящих на контроле по состоянию на __________________
Результаты и перспективы
На прошедшей в Барнауле конференции специалисты ГКУ поделились некоторыми достижениями. Так, по их словам, в настоящее время предоставление исполнителями информации по контрольным документам в срок составляет практически 100%. Исполнение контрольных документов в первоначально установленный срок составляет около 70%. Вместе с ростом количества контролируемых документов сохраняется устойчивая тенденция положительного решения вопросов. Данные показатели говорят о возросшей исполнительской дисциплине государственных и муниципальных служащих по исполнению контрольных документов, повышении эффективности управления.
В дальнейших планах региона по развитию СЭД – использование электронной подписи, подключение к межведомственной системе электронного документооборота (МЭДО), а также обеспечение взаимодействия «ДЕЛА» с АС «Обращения граждан», используемой в Администрации Президента России.
Экспертное мнение
Как известно, система «ДЕЛО» уже стала базовой для органов власти почти трех десятков субъектов Российской Федерации. Но, пожалуй, ни в одном из них вопросы контроля не прорабатывались столь тщательно. Впечатлениями от этой составляющей проекта делится Андрей Балабанов, генеральный директор «КС-Консалтинг»:
«Системы контроля в органах государственной власти, конечно, строятся по схожим принципам. Самые важные из них - это обязательное соблюдение сроков и ответственность исполнителей. Вместе с тем, функции и организация работы контрольных структур везде имеют свою специфику. Это зависит и от сферы деятельности ОГВ, от того, к какой «ветви» власти он принадлежит, и от конкретного региона.
Система «ДЕЛО» из коробки дает базовый набор отчетных форм, который уже пригоден для ведения довольно серьезной аналитики. По стандартным отчетам, автоматически формируемым из системы, можно судить о «документальной нагрузке» на конкретный орган власти и даже отдельного исполнителя. Типовые отчетные формы также позволяют с формальной точки зрения отслеживать исполнительскую дисциплину и многие другие моменты.
С другой стороны, поработав в системе и осознав, что это – база всех документов, рождающихся в процессе деятельности госоргана, пользователи хотят большего. Вспомним, что с формальной точки зрения органы власти производят один единственный продукт – это документы. И если здесь, в единой СЭД, вся мыслимая информация, весь «конечный продукт» органа власти, то хочется использовать этот потенциал максимально.
Для контрольных структур Забайкалья мы уже разработали несколько нестандартных отчетов, которыми, кстати, сразу же заинтересовались другие регионы. Благодаря таким клиентам, как Главное контрольное управление Забайкалья, развивается аналитическая составляющая СЭД «ДЕЛО».