Аннотация:
Помимо определения современных тенденций развития управления персоналом всегда интересно посмотреть на то, что было упущено в погоне за инновациями и концепциями, по-новому оценить процессы, автоматизация которых была незаслуженно отложена на потoм. Возможно, будущее этих процессов скоро наступит - таково мнение специалиста компании, которая является признанным лидером на рынке автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и уделяющей, в последнее время, много внимания проблемам автоматизации кадрового делопроизводства.
Д. Куциняк
Эксперт отдела проектирования
компании "Электронные офисные системы"
Проблемы прошлого века
Как ни парадоксально, но в описаниях современных информационных систем, автоматизирующих область управления персоналом, до сих пор нет-нет, да и проскакивает термин "внемашинная операция". В различных методиках могут употребляться и другие обозначения, но суть неизменно одна - действия, которые пользователь современнейшей информационной системы выполняет вручную, без помощи компьютера. В начале 3-го тысячелетия, в век интернета и мобильных технологий, цифровых подписей и "электронных денег" пользователи не самых дешевых программ по-прежнему занимаются ручной, неавтоматизированной обработкой бумажных документов. И хорошо, если в организации есть курьеры, канцелярия и прочие атрибуты классического бумажного делопроизводства. А если нет? Безусловно, специфика кадрового учета позволяет использовать оформляемых работников как бесплатных курьеров, но правильно ли это?
Роль кадрового учета в современном управлении персоналом
После того, как лет 5 назад производители программного обеспечения (ПО) начали в массовом порядке переориентироваться с просто систем кадрового учета на системы управления персоналом, пользователю стали предлагаться все новые и новые средства из хорошо проработанного зарубежом арсенала "human recourses management". Собственно кадровый учет теперь де-факто является лишь одной из множества подсистем управления персоналом, причем со временем качество его реализации как фактор выбора той или иной системы неуклонно снижается.
Однако качество автоматизации кадрового учета должно оставаться наиважнейшим фактором как выбора, так и создания системы. Кадровый учет является краеугольным камнем управления персоналом, наиболее затратной его частью из-за наибольших объемов ввода первичных данных. Даже небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект за счет повышения производительности труда кадровых работников и повышения точности вводимых ими данных. Прочие аспекты управления персоналом связаны с несопоставимо меньшими объемами ввода. Исключение может составлять лишь аналитический учет трудозатрат на производстве.
Безусловно, средства анализа и поддержки принятия решений в области управления персоналом тоже остро необходимы при современной динамике развития организаций. Уже сейчас пользователи активно используют такие технологии и методики, как:
- анализ и управление мотивацией;
- построение карьерограмм;
- психологическое тестирование;
- бюджетирование и планирование расходов на персонал;
- аналитический учет и структурный анализ.
На подходе к массовому тиражированию находится полноценный инструментарий концепции анализа человеческих ресурсов. Но это все - фунционал управления персоналом. А что действительно нового появилось в области именно кадрового учета? Пожалуй, только:
- автоматизация работы с претендентами;
- автоматизированная аттестация персонала;
- уникальный идентификационный номер работника.
Системы кадрового учета различных производителей, безусловно, совершенствовались и улучшались, и для облегчения труда кадровиков было сделано очень многое. Сильно продвинулся в развитии функционал штатного расписания, огромная работа проведена в области территориально распределенных и холдинговых структур. Но до сих пор почему-то не было создано инструментария, кардинально облегчающего наиболее затратную часть кадрового учета - работу с бумажными документами. Инструментария не только для автоматизированной подготовки документа и его печати, но и для проведения, исполнения, хранения.
Практически каждая операция кадрового учета требует той или иной работы с бумажными документами. Операции ведения кадрового учета, с точки зрения бумажного документооборота, можно разделить на несколько больших групп:
- учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело;
- формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;
- подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;
- хранение копий приказов по основной деятельности.
Первичные документы личных дел
Ведение личных дел давно уже разделяется на ведение информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и организации. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эту технологию и формируют, по требованию пользователя, копии приказов и различного рода выписки, однако далеко не все средства позволяют хранить в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, документы об образовании и прочее. А ведь поиск по электронной базе данных (БД) с последующим выводом на печать или отправке по почте копии необходимого документа выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, ксерокопирование и отправка бумажной копии запросившему её лицу.
Архивное хранение
Отдельным вопросом является автоматизация архивного хранения личных дел. Ведение номенклатуры, поиск и прочие операции с архивом так же, как правило, не автоматизированы в современных информационных системах (ИС). Для организации с численностью 500-700 человек автоматизация этих операций уже дает существенное снижение трудозатрат сотрудников. А для более крупных организаций? Безусловно, системы автоматизации архивной деятельности существуют, но есть ли среди них продукты, интегрирующиеся с подсистемами кадрового учета?
Приказы по личному составу
Формирование приказов по личному составу автоматизировано почти во всех системах кадрового учета. Наличие этой операции стало уже стандартом для производителей систем кадрового учета. Но ведь формирование приказа - только половина дела. Его ведь еще нужно завизировать, утвердить, исполнить и разослать копии другим соисполнителям. И если исполнение приказа, хоть и без автоматической фиксации изменений проекта, как правило, реализовано, то все остальные этапы проведения приказа до сих пор являлись полностью ручной операцией.
Многие виды приказов требуют, зачастую, по 7- 9 и более виз. В современных организациях с налаженной системой безопасности и развитыми административно-хозяйственными службами по некоторым кадровым приказам, помимо кадровика, может насчитываться до 5-ти и более соисполнителей. Как осуществляется проведение кадрового приказа в подобных условиях без отлаженного документооборота? Медленно и ненадежно. Потом долго еще выясняется, что кого-то не поставили в известность, и не дай бог, это была служба безопасности....
При интегрированности системы кадрового учета в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) все работает гораздо проще и надежнее. Если внутренняя инструкция по делопроизводству допускает визирование документов в электронном виде, то система документооборота проведет визирование сама. При обязательности визирования на бумаге САДД позволит проконтролировать доставку документа всем визирующим лицам, отследит сроки согласования и подписания, что крайне важно для приказов по персоналу.
При настоящей интеграции кадрового учета и САДД все внесенные в документ изменения отражаются визирующим руководителем (или его секретарем) в электронной карточке. При этом кадровик гарантируется от ошибки при внесении изменений приказа в базу данных - при возврате утвержденного документа из САДД в систему кадрового учета изменения будут учтены автоматически. При утверждении документа руководитель сможет, при желании, увидеть историю внесения изменений на этапе визирования, что серьезно повышает эффективность его работы.
Хотя кадровым приказам и не свойственны правки на этапе визирования, но даже небольшое количество изменяемых документов требует от кадровика серьезных трудозатрат по отслеживанию правок, перепечатке документа и повторной рассылке. При интегрированности систем САДД проинформирует кадровика о внесенных изменениях и, если требуется, автоматически внесет изменения в проект приказа в БД кадров. После этого пользователю останется лишь распечатать документ и зарегистрировать повторную рассылку.
При настоящей интеграции кадрового учета и САДД все внесенные в документ изменения отражаются визирующим руководителем (или его секретарем) в электронной карточке. При этом кадровик гарантируется от ошибки при внесении изменений приказа в базу данных - при возврате утвержденного документа из САДД в систему кадрового учета изменения будут учтены автоматически. При утверждении документа руководитель сможет, при желании, увидеть историю внесения изменений на этапе визирования, что серьезно повышает эффективность его работы.
Хотя кадровым приказам и не свойственны правки на этапе визирования, но даже небольшое количество изменяемых документов требует от кадровика серьезных трудозатрат по отслеживанию правок, перепечатке документа и повторной рассылке. При интегрированности систем САДД проинформирует кадровика о внесенных изменениях и, если требуется, автоматически внесет изменения в проект приказа в БД кадров. После этого пользователю останется лишь распечатать документ и зарегистрировать повторную рассылку.
При наличии в организации специализированных служб, отвечающих за внутренний документооборот, труд кадровика по проведению приказов вообще сводится к контролю за прохождением документа. Причем контроль может осуществляться прямо с рабочего места, через автоматизированное рабочее место (АРМ) САДД.
После утверждения приказа САДД передает в кадровую систему извещение, затем автоматизированная кадровая система регистрирует и исполняет приказ. Через систему САДД кадровик автоматически доводит информацию о приказе до соисполнителей и других заинтересованных должностных лиц, круг которых определен внутренними инструкциями организации.
Следует особо отметить, что с выполнением вышеописанных функций справится далеко не любая система документооборота. Кадровые приказы специфичны тем, что они обязаны быть бумажными. К сожалению, большинство систем, позиционируемых как системы документооборота, скорее просто рассылают информацию, нежели управляют реальным бумажным документооборотом. При проведении большого количества приказов по личному составу через такие системы могут возникнуть существенные трудности.
Внутренний оборот первичных документов
Отдельный вопрос - передача в кадровый отдел первичных документов из подразделений. Ведь очевидно, чем больше доля документов, приходящих в кадровый отдел в электронном виде, тем меньше усилий необходимо на их обработку. А если еще использовать специализированные форматы, облегчающие загрузку данных... Традиционно, для доставки документов пытаются использовать электронную почту, но функционал стандартных почтовых систем, как правило, не удовлетворяет административным требованиям. Использование САДД для приема первичных данных из подразделений решает все административные проблемы передачи. Система не только поможет разослать запрос на документы по подразделениям и проконтролировать их отправку в отдел кадров. Она так же может проверять подлинность электронно-цифровых подписей (ЭЦП) на документах и автоматизировано загружать их в БД кадров. Зачастую, даже в небольших организациях в электронной форме заполняется табель учета рабочего времени. Затем он распечатывается, подписывается, относится в отдел кадров (расчетную часть, ОТиЗ, отдел нормирования труда и т.д.) где вручную пересчитывается и "вбивается" в компьютер. Процесс бумажной передачи данных, вместо электронной, необходим лишь для подтверждения подписью ответственного лица корректности внесенных данных. Использование ЭЦП позволит доверять автоматической загрузке внутренней отчетности и серьезнейшим образом снизит трудозатраты работников кадровых служб.
Положительные побочные эффекты интеграции
Это все прямые положительные эффекты интеграции профессиональной системы кадрового учета и промышленной системы управления документооборотом. Интеграция систем также дает множество косвенных плюсов.
Одним из них является защита передаваемых данных. Не секрет, что практически вся кадровая информация относится к конфиденциальным сведениям. Для получения данных сторонним подразделениям либо предоставляется доступ к БД кадров, либо информация высылается в электронном или бумажном виде. Прямой доступ к БД, как правило, разрешается отдельным финансовым службам, в основном, только расчетной части. Прочим подразделениям информация высылается. Насколько можно доверять конфиденциальные документы стандартной электронной почте? В отличие от большинства распространенных почтовых систем, профессиональные САДД обладают надежными средствами защиты передаваемых данных. Отдельные системы имеют сертификаты ФАПСИ, подтверждающие уровень защиты информации.
Еще одним важным второстепенным преимуществом интеграции являются качественно проработанные в САДД механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Если рабочее место кадровика оборудовать стандартным сканером для загрузки копий документов в БД кадров, это, конечно, даст выигрыш в производительности при предоставлении копий документов. Но максимальное снижение трудозатрат даст лишь механизм поточного сканирования документов, реализованный в некоторых системах. При наличии в организации подразделения централизованной обработки документов кадровая система автоматически получит и сохранит электронную копию документа. А кадровику останется лишь ее распечатать и завизировать.
Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных приказов по основной деятельности. САДД предоставит кадровику своевременно и в любой удобный момент копии всех необходимых приказов.
Заключение
Все вышеперечисленные способы улучшения качества работы сотрудников отдела кадров не являются какой-то инновацией. Просто в данной статье рассмотрено, как интеграция разноплановых, высокопрофессиональных систем может улучшить качество кадрового учета. Почему такая интеграция не применялась на практике ранее? Возможно, из-за тех целей, которые ставятся перед системными интеграторами при автоматизации предприятия. Ведь не секрет, что во главу угла возводится повышение эффективности работы финансовых служб, более точное планирование расходов, снижение издержек на персонал в целом. Снижение издержек на управление предприятием и повышение оперативности принятия решений, особенно в кадровой службе, зачастую отходят на второй план.
А ведь внедрение современных технологий классического кадрового учета оставит сотрудникам гораздо больше времени на работу с современными инструментами управления персоналом - управления мотивацией, планированием расходов и прочее, и прочее.