Теперь рассмотрим, в некотором смысле, неправильное разделение приложений, обеспечивающих управление маршрутизацией и управление документами, продемонстрировать, каким образом эти две группы систем дополняют и перекрывают друг друга.
Возьмем сферу производства и права - естественные области применения систем, основанных на управлении процессами и на управлении документами, соответственно.
1. Производство - это наилучший пример ситуации, при которой процесс ставится во главу угла. Важнейшее значение имеет размещение нужной детали, нужным образом, в нужное время. Современное управление ресурсами требует высочайшего уровня точности в управлении потоками материалов и контроле за процессом. Казалось бы, и очевидно, что для этого необходимо обеспечить маршрутизации всего процесса, скрупулезно уточнить все нюансы и остановиться на этом.
Тем не менее, мировой опыт показывает, что компании, основу деятельности которых составляют процессы - крупные производители автомобилей, энергетические комплексы, предприятия авиакосмической и оборонной промышленности - в основном пользуются системами, обеспечивающими управление документами.
Любой, кто имел хотя бы отдаленное отношение к авиакосмической промышленности, возможно, был потрясен количеством документов, возникающих при проведении многократных проверок отдельных элементов и документировании результатов для каждого резистора или конденсатора. Предприятия автомобильной промышленности с их постоянной борьбой за обеспечение качества, завалены документами, относящимися к выполнению требований отраслевого стандарта качества QS 9000 (аналога ISO 9000 применительно к автомобильной промышленности). И это еще без упоминания требований правительства к обеспечению безопасности производства, требований законодательства по документированию инцидентов в области здравоохранения и охраны окружающей среды и т.п.
2. Правовая сфера - наилучший пример ситуации, при которой документ превыше всего. Контракты, юридические заключения или апелляции тщательно готовятся, при этом в работу вовлекаются разнообразные источники и многочисленные специалисты. Каждый документ имеет множество версий.
Управление движением документов между юристом и заказчиком может быть совсем не автоматизировано, однако благодаря системе управления документами, все накапливаемые в результате сведения, контракты, выполненная работа и т.д. регистрируются и оплачиваются в надлежащем порядке.
Что касается профессиональных обслуживающих компаний, например аудиторских фирм, консультантов по вопросам управления и т.д., то здесь происходит, то же самое. Их продукты - это документы, банк которых как накопленные знания является стратегическим преимуществом и единственным барьером для проникновения других фирм на их рынок. При надлежащем подходе этот барьер является непреодолимым, поэтому ведущие компании, имеющие много профессиональных наработок, могут зарабатывать деньги в своих областях деятельности.
Не удивительно, что юридические и профессиональные обслуживающие фирмы являются крупнейшими пользователями систем управления документами. Что касается системы DOCS Open, то только в Москве, среди прочих, ее используют Baker & McKenzie, Akin & Gump, Steptoe & Johnson, Latham & Watkins. Для многих из них DOCS Open является корпоративным стандартом по всему миру.
Как ни странно, система управления документами может найти применение в обеих категориях организаций: на современном производстве, где требуется высочайший уровень качества готового продукта, документация становится такой же важной, как сам процесс.
Для многих фирм системы маршрутизации с предопределенным маршрутом не имеют никакого значения. Вместо этого возрастает важность систем маршрутизации с открытым маршрутом, которые почти всегда сосуществуют с системой управления документами. В этом случае система маршрутизации с открытым маршрутом на самом деле есть не что иное, как электронная почта или система организации коллективной работы.
3. Золотая середина. К типичным пользователям можно отнести финансовые учреждения, органы государственной власти, торговые компании и другие организации, в которых требуется сочетание управления процессами и документами. Системы управления документами и процессами можно было бы объединить, однако на одном предприятии зачастую могут сосуществовать различные виды процессов, а единой программы маршрутизации недостаточно. Если процесс управления материалами можно усовершенствовать с помощью программы маршрутизации с предопределенным маршрутом, то сделки лучше регистрировать при использовании программы маршрутизации, основанной на стандартизации форм документов (form based workflow). Руководителям больше подходят программы, основанные на совершенно других принципах, а именно: учете психологии администраторов высшего звена, что, в частности, является одной из особенностей системы Action Workflow. Таким образом, каждый процесс наиболее эффективно обслуживается с помощью отдельных приложений, наилучшим образом соответствующих характеру работы участвующих в нем людей.
Еще об одном подходе к автоматизации документооборота
Для сравнения рассмотрим систему автоматизации делопроизводства, разработанную авторами для АКБ "Столичный". Готовый продукт получил рабочее название "Программное решение Канцелярия на основе DOCS Open".
С самого начала основной акцент был сделан на вопросы учета документов. Заказчику требовалась информационно-поисковая система, предназначенная для подготовки, регистрации, направления, учета, контроля исполнения бумажных и электронных документов, а также поиска информации по произвольным реквизитам.
Фактически это была задача автоматизации делопроизводства, причем именно в аспекте управления документами. Вопросы управления движением документов, включая технологию определения прав на маршрутизируемые документы, а также правила описания маршрутов были решены значительно позже, в процессе эксплуатации первой версии системы.
Перед началом работы заказчику предстояло выбрать инструмент. Как альтернатива, рассматривались разнообразные средства организации коллективной работы. Как нам кажется, выбор в пользу системы DOCS Open определили несколько факторов:
- штатная конфигурация на основе MS SQL сервера, что позволяло рассчитывать на относительно низкую себестоимость эксплуатации системы в целом;
- встроенный проектировщик экранных форм и баз данных (DOCS Open Designer), обеспечивающий высокую производительность работ по проектированию системы по сравнению с другими средствами разработки;
- наличие базовых механизмов управления документами, включая управление правами доступа, что позволяло задействовать готовую, апробированную тысячами пользователей, функциональность и сосредоточиться на разработке задач, специфичных для заказчика.
Система состоит из нескольких компонентов. DOCS Open представляет собой среду, в которой работает пользователь. Первичная обработка и проверка вводимой информации осуществляется с помощью хранимых процедур, написанных на языке Transact-SQL. Подсистема выдачи отчетов, в рамках которой реализованы все основные аналитические и контрольные функции, разработана средствами MS Access. Специальные модули, расширяющие функциональность системы разработаны с помощью Visual Basic и Delphi.
Взаимодействие всех этих модулей друг с другом и с системой DOCS Open обеспечивают программные средства интеграции (API), которые входят в комплект поставки DOCS Open. Кроме того, очень важную роль сыграло то, что базы данных системы DOCS Open - это обычные базы данных MS SQL, и таким образом, все проблемы, связанные с выдачей отчетов и конструированием запросов могли быть решены настолько эффективно, насколько позволяет MS Access.
Кроме того, в этом продукте реализована концепция логических взаимосвязей между документами, когда один документ, например входящий, является основой для других, например, распорядительных, а те, в свою очередь, порождают поколения очередных документов (внутреннюю переписку и исходящий документ). Чтобы пользователь мог графически представить на экране все эти документы в их взаимосвязи (что у нас называется сколкой или вопросом), был разработан специальный браузер, реализованный в традиционном Windows-интерфейсе. Это один из упоминавшихся модулей, расширяющих базовые возможности DOCS Open. Еще раз повторим, что он спроектирован на Delphi и взаимодействует с базой данных DOCS Open и самой системой DOCS Open через средства API.
Кроме того, что в основу разработки была положена концепция примата средств управления документами над процессами их движения, важная особенность системы заключается в том, что в ней была использована едва ли не вся палитра современных инструментов разработки приложений. Действительно, каждый раз выбиралось то средство, которое, во-первых, лучше всего подходило для решения конкретной задачи, и во-вторых было доступно или хорошо знакомо программисту. Благодаря наличию API и работе в среде MS SQL все эти средства удачно объединялись согласованно работающую систему. Последнее обстоятельство, возможно, служит самым ярким подтверждением тому, что DOCS Open является открытой системой и открывает богатые возможности для расширения функциональности систем, построенных на его основе.
Не исключено, что аналогичные результаты можно было получить и на других инструментах, в том числе, основанных на принципах коллективной работы и электронной почты, если бы они имели столь же развитые средства API, возможность применения промышленной СУБД в качестве сертифицированной платформы и встроенный проектировщик. Дело в другом. Наверное, на рынке таких специальных систем, как автоматизация делопроизводства, будут в ближайшее время конкурировать не "Канцелярия на основе DOCS Open" и "Канцелярия на основе MS Exchange", а, скорее, "Канцелярия на основе (условно) Power Builder, включающая средства управления документами DOCS Open" и "Канцелярия на основе Power Builder (условно), полностью самостоятельно реализующая все средства управления документами и процессами без всякого применения DOCS Open".
Какой продукт выбрать?
Авторы работы [1] для решения своих задач выбрали программу Staffware, обосновывая это наличием надежной программы маршрутизации с предопределенным маршрутом. В случае с банком "Столичный" выбор был очень широк, однако разработчики предпочли технологию управления документами. В этом случае было решено, что функции маршрутизации вторичны и сравнительно просты, в то время как функции управления документами были определены очень подробно, особенно в отношении обеспечения информационной безопасности и учета основных реквизитов документа.
Управление документами и маршрутизация не вытесняют и не заменяют друг друга - они сосуществуют как два самостоятельных решения.
Принципы, лежащие в основе управления документами, достаточно единообразны. Процессы движения документов подвержены изменениям, поэтому целесообразно иметь одно хранилище для документов: это поможет повысить эффективность процесса маршрутизации. А вот выбор необходимых продуктов в значительной мере определяется предпочтениями разработчиков и бюджетом заказчика.
Таким образом, мы могли бы рекомендовать использовать, где это возможно, системы управления документами в качестве средств управления информацией и контроля за прохождением документа на протяжении длительного периода времени, а также выбирать программу маршрутизации по мере необходимости для обслуживания определенного процесса.
Основным критерием выбора системы мы считаем принцип эффективности, который обеспечит минимизацию суммарных затрат, включая этапы выбора, внедрения и эксплуатации продукта. В частности, это означает предпочтение готовых продуктов перед специально разрабатываемыми.
Другими важными критериями качества продукта являются масштабируемость, модульность, распределенность и открытость.
Литература:
Д. Зубков и др. Об одном Подходе к автоматизации документооборота; Открытые системы, 4, 1997, с. 45-48.
В. Баласанян. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота. Открытые системы, 1, 1997, с. 42-44.
А. Гавердовский. Концепция построения систем автоматизации документооборота. Открытые системы, 1, 1997, с. 29-34
Н. Красилов и др. Об одной модели документооборота. Открытые системы, #1, 1997, с. 23-28.
K. Popper. Conjectures and Refutations: the Growth of Scientific Knowledge; Routledge & Kegan Paul Limited; London; 1976, с. 37.
А. Громов и др. Управление бизнес-процессами на основе технологии Workflow, Открытые системы, #1, 1997, с. 35-41.
T. H. Davenport. The Fad That Forgot People; Fast Company premiere issue, c. 70 http://www.fastcompany.com/online/01/reengin.htm