Сотрудник в организации – это в первую очередь специалист, который выполняет определенный набор функций. Безусловно, его задачи, функции и обязанности с течением времени претерпевают определенные изменения, они расширяются, сужаются, меняются способы и методы их достижения, а в последующем роль и место сотрудника в организации. То же самое мы можем сказать и об отделе (структурное подразделение) в организации.
Функции, права, обязанности, взаимоотношение с другими сотрудниками прописаны в должностных инструкциях, цели, задачи, функции, права, обязанности, взаимоотношение с другими отделами прописаны в положениях о структурных подразделениях – все это внутренние локально-нормативные документы организации, которые, к сожалению, есть далеко не во всех организациях. Задачи и функции незаметно расширяются, меняются способы и методы работы, но это нигде не зафиксировано. Наличие внутренних локально-нормативных актов позволило бы отследить динамику изменений роли и места конкретного сотрудника, либо отдела в организации.
В настоящее время мы наблюдаем активное изменение законодательства в области документационного обеспечения управления, а также изменение технологий работы с документами, что не могло не отразиться на работе делопроизводителей и службы ДОУ. В различных организациях в зависимости от масштаба организационно-правовой формы и выполняемых функций служба ДОУ имеет различное наименование, но, как правило, отражает положение ГСДОУ: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».
В нормативых документах и ГОСТах по делопроизводству примерное положение о службе ДОУ содержится лишь в ГСДОУ. Безусловно, к положениям ГСДОУ следует относиться очень внимательно, так как этот стандарт был принят в 1991 г., но его действие никто не отменял. Внедрение СЭД модернизируют положения ГСДОУ, а так же меняется место и роль службы ДОУ и делопроизводителей в структуре организации.
3.1….. служба ДОУ
осуществляет следующие функции:
3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
Служба ДОУ разрабатывает и внедряет не только табели и альбомы унифицированных форм документов, но и инструкцию по делопроизводству, регламентирующую работу с документами, так как СЭД требует четкого маршрута движения документов, исполнения и контроля, который должен быть закреплен в документах организации. Специалисты службы ДОУ должны знать не только основные формы документов, но также представлять основные маршруты движения документов для того, чтобы перенести схему документооборота в систему электронного документооборота.
3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
С учетом сложившихся тенденций в ближайшее время экспедиционная обработка будет заключаться в сортировке электронной почты, регистрация документов осуществляется в СЭД, учетно-справочная работа реализовывается так же при помощи СЭД, необходимо лишь задать нужные параметры.
3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
Движение, рассмотрение, подписание документов – это движение и работа с регистрационными карточками и прикрепленными файлами документов в электронном кабинете. Оперативность работы специалистов с внедрением СЭД напрямую зависит от навыков работы в системе и использованием возможностей СЭД.
3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
Контроль хода исполнения документов осуществляется в системе над регистрационными карточками, контролерам проще отследить ход исполнения документов, просмотреть отчеты, все исполненные и неисполненные документы. СЭД во многом облегчит работу делопроизводителей, отчеты формируются автоматически, необходимо лишь задать нужные параметры.
3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
Многократное копирование и тиражирование заменяется однократным сканированием. Технических функций в работе делопроизводителя с внедрением СЭД становится гораздо меньше.
3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
В СЭД есть возможность работать с номенклатурой дел, списывать регистрационные карточки и образы документов в дела, в дальнейшем формировать архив электронных документов.
3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
Вся регистрация осуществляется при помощи СЭД, видна проделанная работа по каждому обращению, по любому гражданину.
3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
Исполнение поручений и работа с документами более прозрачны в структурных подразделениях в связи с использованием СЭД, также существует возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине пользователей, что существенно упрощает контроль.
3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
Разработка маршрутов движение документов в системе, схем бизнес-процессов, а так же рекомендаций по усовершенствованию работы системы электронного документооборота – все эти мероприятия превращают делопроизводителей в специалистов по информационным технологиям.
3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
Проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
3.1.11. организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;
Организация архивного хранения документов.
3.1.12. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
Повышение квалификации сотрудников остается актуальным в любое время. Обучение специалистов работе в СЭД, поиск новых возможностей, а также отслеживание изменений в законодательстве.
3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ.
С учетом современных технологий требование к рабочему месту секретаря возросло – принтер и ксерокс пока остаются на рабочем месте, а также в настоящее время требуется сканер и 1 полнофункциональное рабочее место системы электронного документооборота для каждого делопроизводителя.
Таким образом, мы видим, что делопроизводители формирую полноценную базу данных входящих, исходящих и внутренних документов, активно пользуются этой базой, управляют документами, контролируют исполнения документов. Технические функции постепенно вытесняются управленческой деятельностью по налаживанию надлежащего управления документами, соответственно возрастает значимость службы ДОУ в организации и повышение роли и места этого отдела в структуре учреждения.
Сергеева Анастасия, специалист отдела внедрения компании «КС-Консалтинг», г.Барнаул