Андрей Колесов
Авторский вариант. Статья была опубликована под названием "Электронная бюрократия берется за рычаги управления корпорациями" cо значительными сокращениями в "Финансовых Известиях" (приложение к "Известиям") № 28'97 от 17.04.97, с.4. Специальный тематический компьютерный выпуск к "Комтек'97".
Несмотря на довольно активные обсуждения в последние два года на страницах компьютерной прессы, выставках, презентациях и семинарах проблемы "документооборот", создается впечатление, что на самом деле мы только сейчас подходим к восприятию отечественным рынком актуальности данной проблемы. С одной стороны, мы видим, что имеется довольно большой спектр предложений своих средств со стороны российских разработчиков, а с другой, — когда разговоры заходят о конкретных примерах внедрения, то эта тема довольно быстро заканчивается разговорами о "пилотных вариантах, опытной апробации, проблемах выбора конкретных решений и пр." Несмотря на обилие примеров внедрения систем автоматизации, которые приводятся в рекламных проспектах большинства отечественных системных интеграторов, при ближайшем рассмотрении оказывается, что речь идет о поставках техники, установке сети, и реже — о комплексных поставках и установке стандартного ПО и, как правило, "продолжении переговоров о создании системы автоматизации в будущем".
Создается впечатление, что сейчас на рынке сложилась ситуация, больше похожая на выставку "достижений" советских времен, где посетители хотят просто посмотреть "как люди живут", а не на ярмарку, где реально заключаются торговые сделки. Соответственно и отношения между продавцами еще весьма далеки от стадии суровой конкурентной борьбы.
Строго говоря, понятие "система документооборота" является достаточно расплывчатым. При желании в эту категории может попасть даже обычная операционная система. Поэтому нужно уточнить, что в данном случае мы имеем в виду крупные корпоративные информационные системы (многофункциональные, территориально распределенные), работа которых связана с обеспечением деятельности всего предприятия. В эту категорию не попадают комплексные системы автоматизации магазина (небольшая специализированная организация) или бухгалтерского учета (частная задача).
Говоря о проблемах внедрения, следует отметить, что цена таких систем достаточно велика и может составлять 50-100 тыс. дол. или 500-1000 дол. за одно рабочее место (не считая стоимости оборудования). В эту стоимость не входит оплата услуг по адаптации и настройке системы под нужды конкретного заказчика, а также обучения и сопровождения (данная величина может существенно превышать стоимость исходной системы).
И, тем не менее, главной причиной задержек с внедрением является историческое отсутствие опыта реализации крупных проектов автоматизации в стране. Суть этой ситуации заключается в том, что в сегодняшних дискуссиях о проблемах подобных систем как-то вообще из поля зрения выпадает вопрос их практического внедрения. Речь идет о весьма болезненном и длительном процессе перехода от "бумажной" к "электронной" модели обработки документов. Привычная схема внедрения за полгода (настроить готовую систему, установить ее у заказчика и научить его пользователя) на самом деле совершенно недостаточна для реального использования систем. Например, оказывается необходимым создание специальных инструментов (по сложности сопоставимых с уже готовыми системами) и технологий, обеспечивающих этот переходный процесс.
Проблема заключается еще и в том, что западный опыт внедрения нам не очень подходит: во-первых, они пережили процесс массового внедрения вычислительной техники еще 20-30 лет назад и успели забыть о нем, как о страшном сне, а во-вторых, "российская специфика" накладывает сильный отпечаток.
Следует отметить, что здесь говорится о технологиях, которые будут работать и требовать сопровождения десятилетиями, а цикл их внедрения может растянуться на долгие годы. (Вспомним о живучести мэйнфреймов в течение уже 30 лет.) В связи с этим встает вопрос о готовности исполнителя к работам такого масштаба, причем речь идет не столько о его квалификации и наличии практического опыта, сколько об общей стабильности и надежности партнера. Конечно, это является непростой проблемой для отечественных компьютерных фирм, созданных всего 5-6 лет назад.
Однако большую важность имеет неготовность к такой перестройке самих заказчиков. Это напоминает ситуацию 5-7-летней давности, когда предприятия осознали необходимость покупать (а не получать как ранее) технику, но не могли понять, зачем нужно еще тратить деньги на ПО. Сегодня мы еще в свой массе не поняли необходимости вкладывать очень серьезные деньги в то, чтобы все эти программы еще и работали с реальной пользой для предприятия.
Впрочем, в качестве субъективного момента следует также отметить, что финансовые проблемы последних двух лет как бюджетных, так и коммерческих организаций были причинами срыва довольно большого числа уже согласованных проектов.
До настоящего времени в нашей стране применение (скорее дискуссии на эту тему) систем документооборота в основном ассоциируется с автоматизацией ведения больших архивов документов и работы канцелярии крупных организаций, в основном органов государственной власти и банковских структур. Однако при важности архивных систем классическая схема документооборота подразумевает прежде всего контроль и управление движением документов, которые в свою очередь являются не самоцелью, а лишь отражением реально существующих на предприятиях бизнес-процессов. То есть в конечном итоге цель системы — управление деятельностью предприятия. И судя по всему наши корпоративные пользователи сейчас уже вплотную подошли к пониманию реализации подобных систем. На примере органов власти это можно проиллюстрировать следующим образом: если на первом этапе требовалось навести порядок в хранении нормативных документов, то сейчас встает задача управления процессом их подготовки.
Как уже отмечалось, внедрение систем автоматизации неизбежно приводит к перестройке деятельности всего предприятия. И это особенно заметно в случае создания систем управления деятельностью предприятия. Успех проекта практически полностью зависит от понимания и заказчиком, и исполнителем того, что в качестве целевой функции должна быть поставлена задача улучшения не "делопроизводства предприятия", а "функционирования предприятия в целом". Поэтому ключевой задачей является не ускорение движения бумаг, а решение вопроса "для чего вообще нужны эти бумаги". И теория, и практика внедрения систем автоматизации говорит о том, что идея реализации в электронном виде старых "бумажных" процессов является не просто неоптимальным решением: компьютерная реализация неэффективных схем управления может привести к еще большей неразберихе, а число бумаг — резко возрасти.
Таким образом, успешная реализация проектов документооборота самым непосредственным образом связана с необходимостью проведения серьезного комплекса консалтинговых исследований в направлении бизнес-реинжениринга и оптимизации процедур управления. Впрочем, это относится в целом к любым компьютерным проектам ( см. "ФИ" 8'97, "Компьютерный рынок взбирается на ступень системного консалтинга").
Безусловно, очень непростым является вопрос этапности создания и внедрения систем. С одной стороны, вполне естественным является желание организации провести ее "опытную апробацию" на частном примере. С другой, — имеется опасность, что взявшись за автоматизацию отдельных участков работы, можно забыть о главной целевой функции. Практика показывает, что наиболее реальным является поэтапное внедрение системы, в ходе которого ведется уточнение ее целей и задач. Однако возможность внесения подобных изменений должна быть заложена в проект изначально.
Тем не менее, здесь необходимо затронуть еще один вопрос: в какой степени предприятия готовы к повышению эффективности своей деятельности? В более конкретном плане он относится к органам власти и государственного управления, которые сегодня являются наиболее "созревшими" и привлекательными заказчиками. Очевидно, что внедрение подобных систем в Администрацию Президента сделает ненужным периодическое назначение специальных комиссий по поиску истории происхождения некоторых Указов. Но заинтересована ли в этом сама Администрация? А Президент?
Если говорить о стратегии действий компьютерных компаний в сфере документооборота, то здесь можно привести несколько довольно характерных примеров.
Компания "Весть", одна из первых на отечественном рынке начавших свою деятельность в области автоматизации больших архивов, с самого начала взяла на вооружение в качестве инструментария одну из наиболее популярных в мире подобных систем DOCS Open американской фирмы PC DOCS. При этом, не удовлетворившись решением задач настройки, адаптации и внедрения системы для конкретных заказчиков, специалисты "Вести", разработали целый ряд собственных дополнительных инструментов, расширяющих ее возможности.
Понимая стратегическое направление систем документооборота, еще два-три года назад "Весть" стала разрабатывать свои собственные системы управления движением документов серии WorkRoute, которые могут использоваться как автономно, так и в интегрированном с DOCS Open варианте. О высоком качестве этих разработок говорит то, что еще в середине 1996 г. фирма PC DOCS лицензировала систему WorkRoute I и теперь распространяет ее вместе со своим пакетом DOCS Open. А уже в начале текущего года несколько тысяч лицензий приобрел Архив Президента США. Что касается России, то здесь объемы продаж существенно скромнее, но внедрения уже имеются — например, этот комплекс используется в реализации проекта автоматизации документооборота телекоммуникационной компании Comstar Telecommunications.
С другой стороны к этой проблеме подошла фирма "Оптима", специализацией которой все годы ее существования были "поставка компьютеров и установка сетей". Ее пример наглядно демонстрирует, что этап "чисто системной интеграции" на российском компьютерном рынке заканчивается и начинается новый — "внедрение прикладных систем автоматизации".
Ситуация достаточно проста: после осуществления серьезных затрат денег и времени на приобретение техники, установку компьютерной сети и инсталляцию на разбросанных по предприятию ПК автономных офисных и прикладных программ, заказчик неожиданно для себя понимает, что нисколько не придвинулся к реализации главной идеи — "управлению деятельностью предприятия в целом." Именно с такой проблемой столкнулись специалисты фирмы "Оптима" в начале прошлого года. Тогда, после успешной сдачи "системного проекта" одному из своих крупных заказчиков, оказалось, что возможности новой сети в реальных условиях просто невозможно показать — у предприятия не было соответствующих прикладных сетевых решений.
В результате обсуждения различных моделей стратегии движения в этом направлении (например, заключение партнерских соглашений с фирмами-разработчиками) фирмой было принято решение о продвижении на рынок собственного программного продукта OPTIMA-WorkFlow, который стал естественным развитием системы, созданной ранее для внутренних нужд фирмы.
Основной акцент в этой системе изначально сделан на механизм управления движением документов, причем в качестве технологической основы была выбрана новая почтовая система Microsoft Exchange Server. Нетривиальность такого решения понятна, если учесть, что Microsoft никогда не занимала лидирующих позиций в сфере почтовых систем и средств групповой работы. Традиционным лидером здесь и сейчас является Lotus Notes, на базе которого создано большинство отечественных систем документооборота подобного класса.
Выбор в пользу MS Exchange и в целом технологий Microsoft представители "Оптимы" объясняют целым рядом причин. Прежде всего, учитывая ценовую политику Microsoft, это должно снизить как начальную стоимость затрат на приобретение системы, так и на ее сопровождение. Достоинством технологий Microsoft является комплексность решений и высокая степень интеграции всех ее продуктов. Кроме того, дополнительным плюсом является отчетливо определившаяся в России в последнее время тенденция на принятие в качестве корпоративного стандарта Windows NT и офисных приложений. При этом не последнюю роль играет и весьма активная маркетинговая поддержка со стороны российского отделения Microsoft.
Еще одним любопытным примером развития ситуации в сфере электронного документооборота является деятельность фирмы "1С", которая в прошлом году выпустила свою систему "1С:Документооборот". Специфика момента заключается в том, что "1С" традиционного выступает в качестве разработчика "коробочного" ПО, распространение и внедрение которого ведется с опорой на широкую партнерскую сеть на горизонтальном рынке. Все же существующие сегодня отечественные решения в этой области ориентированы на "вертикальные" рынки, где продажа и внедрение систем выполняется исключительно силами самого разработчика.
Разумеется, новый продукт "1С" сегодня ориентирован на другую весовую категорию заказчиков (предприятия малого и среднего бизнеса) и не может рассматриваться в качестве альтернативы мощным системам типа DOCS Open. Однако интересен сам факт выхода с подобными системами на новый уровень пользователей, которые начинают переход от автоматизации отдельных подразделений к управлению своими бизнес-процессами в целом.