От клинописных табличек к персональным компьютерам

Человек всегда стремился как-то запечатлеть свои знания и передать накопленную информацию другим. Развитие нашей цивилизации во многом связано с развитием документа, как средства сохранения и передачи информации. От наскальных росписей к клинописным табличкам, от папируса к бумаге и, наконец, персональным компьютерам.

Как же рождается документ? Предположим, вы написали на листе бумаги несколько предложений о том, что хорошо бы отдохнуть недельку-другую. Конечно, это ещё не документ. Но вот вы придали написанному тексту форму заявления на отпуск и предъявили его в отдел кадров. Появился документ.

Что же превратило чистый лист в документ?

Во-первых, информация в виде текста. Во-вторых, текст в форме заявления. В третьих, расчет на последующую деятельность сотрудников отдела кадров. Таким образом, документ - это совокупность информации, формы её представления и определенной последующей деятельности.

Электронные документы отличаются только тем, что для их создания используются компьютеры. Впрочем, это дело привычки, также как и использование бумаги вместо клинописных табличек.

Документооборот на предприятии

Храните порядок и порядок сохранит Вас.

Впервые требования по организации документооборота в государственных учреждениях России были сформулированы М.М. Сперанским в 1811 году. Появилась наука - документоведение, изучающая закономерности влияния делопроизводства на управление организациями.

Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих номенклатуру документов предприятия или документационную базу. Документы в зависимости от функциональной сферы предприятия, которую они обеспечивают, могут быть управленческими, производственными, коммерческими и финансовыми, каждые из которых, в свою очередь, делятся на входящие, исходящие и внутренние. Состав номенклатуры документов, правила оформления и обработки каждого вида документов, определяются спецификой предприятия, порядком принятия решений, характером взаимосвязей с другими предприятиями и государственными органами.

Автоматизация делопроизводства

Больше деятельности - больше документов

Документы активизируют деятельность, и деятельность порождает документы. Больше деятельности - больше документов. Наступает момент, когда работа с документами начинает требовать огромных трудозатрат, информационные ресурсы предприятия, зафиксированные в документах, становятся невостребованными. Как результат, руководство теряет целостную картину происходящего, парализуется управление и сворачивается деятельность.

Сегодня мы являемся свидетелями кардинальных изменений в области документационного обеспечения управления предприятиями благодаря применению персональных компьютеров, которые прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса. Компьютерные программы автоматизируют процессы создания и передачи документов, их приема и регистрации, обработки и анализа, контроля исполнения и хранения. Появился даже термин: электронный офис.

Автоматизация делопроизводства всегда начинается с осознания руководством предприятия важности совершенствования работы с документами. А вот методы автоматизации могут быть различными.

Делопроизводство может быть автоматизировано в рамках создания единой автоматизированной системы управления предприятием (АСУП) с целью перехода на качественно иной уровень работы. При этом одновременно автоматизируются технологические, функциональные, делопроизводственные и другие операции, а также в полной мере может быть реализован системный подход к информационному менеджменту предприятия. Как правило, это подразумевает перестройку в деятельности предприятия и очень большие затраты.

Второй подход - решение делопроизводственных задач в рамках прикладных автоматизированных рабочих мест (бухгалтерия, складской учет, управление сбытом , и т.д.). Этот подход не позволяет организовать документооборот по единым правилам в масштабе предприятия из-за несовместимости различных АРМов, которые разрабатываются, как правило, различными фирмами.

Наиболее прагматичен третий подход, когда делопроизводственные функции автоматизируются в масштабе всего предприятия, но независимо от всех остальных функций. Далее на базе единой системы управления документами могут функционировать отдельные рабочие места, автоматизирующие различные прикладные задачи.

Что такое электронный документ

От клинописных табличек к персональным компьютерам

Человек всегда стремился как-то запечатлеть свои знания и передать накопленную информацию другим. Развитие нашей цивилизации во многом связано с развитием документа, как средства сохранения и передачи информации. От наскальных росписей к клинописным табличкам, от папируса к бумаге и, наконец, персональным компьютерам.

Как же рождается документ? Предположим, вы написали на листе бумаги несколько предложений о том, что хорошо бы отдохнуть недельку-другую. Конечно, это ещё не документ. Но вот вы придали написанному тексту форму заявления на отпуск и предъявили его в отдел кадров. Появился документ.

Что же превратило чистый лист в документ?

Во-первых, информация в виде текста. Во-вторых, текст в форме заявления. В третьих, расчет на последующую деятельность сотрудников отдела кадров. Таким образом, документ - это совокупность информации, формы её представления и определенной последующей деятельности.

Электронные документы отличаются только тем, что для их создания используются компьютеры. Впрочем, это дело привычки, также как и использование бумаги вместо клинописных табличек.

Документооборот на предприятии

Храните порядок и порядок сохранит Вас.

Впервые требования по организации документооборота в государственных учреждениях России были сформулированы М.М. Сперанским в 1811 году. Появилась наука - документоведение, изучающая закономерности влияния делопроизводства на управление организациями.

Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих номенклатуру документов предприятия или документационную базу. Документы в зависимости от функциональной сферы предприятия, которую они обеспечивают, могут быть управленческими, производственными, коммерческими и финансовыми, каждые из которых, в свою очередь, делятся на входящие, исходящие и внутренние. Состав номенклатуры документов, правила оформления и обработки каждого вида документов, определяются спецификой предприятия, порядком принятия решений, характером взаимосвязей с другими предприятиями и государственными органами.

Автоматизация делопроизводстваБольше деятельности - больше документов

Документы активизируют деятельность, и деятельность порождает документы. Больше деятельности - больше документов. Наступает момент, когда работа с документами начинает требовать огромных трудозатрат, информационные ресурсы предприятия, зафиксированные в документах, становятся невостребованными. Как результат, руководство теряет целостную картину происходящего, парализуется управление и сворачивается деятельность.

Сегодня мы являемся свидетелями кардинальных изменений в области документационного обеспечения управления предприятиями благодаря применению персональных компьютеров, которые прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса. Компьютерные программы автоматизируют процессы создания и передачи документов, их приема и регистрации, обработки и анализа, контроля исполнения и хранения. Появился даже термин: электронный офис.

Автоматизация делопроизводства всегда начинается с осознания руководством предприятия важности совершенствования работы с документами. А вот методы автоматизации могут быть различными.

Делопроизводство может быть автоматизировано в рамках создания единой автоматизированной системы управления предприятием (АСУП) с целью перехода на качественно иной уровень работы. При этом одновременно автоматизируются технологические, функциональные, делопроизводственные и другие операции, а также в полной мере может быть реализован системный подход к информационному менеджменту предприятия. Как правило, это подразумевает перестройку в деятельности предприятия и очень большие затраты.

Второй подход - решение делопроизводственных задач в рамках прикладных автоматизированных рабочих мест (бухгалтерия, складской учет, управление сбытом , и т.д.). Этот подход не позволяет организовать документооборот по единым правилам в масштабе предприятия из-за несовместимости различных АРМов, которые разрабатываются, как правило, различными фирмами.

Наиболее прагматичен третий подход, когда делопроизводственные функции автоматизируются в масштабе всего предприятия, но независимо от всех остальных функций. Далее на базе единой системы управления документами могут функционировать отдельные рабочие места, автоматизирующие различные прикладные задачи.