В 2007 г. Администрация Ростовской области начала эксплуатацию системы электронного документооборота «ДЕЛО». С тех пор эта система стала основой для создания единого информационного пространства и межведомственного электронного документооборота заказчика. Сегодня она используется в аппарате Администрации области, 32 органах исполнительной власти, 55 муниципальных образованиях, в органах государственной и законодательной власти Ростовской области и насчитывает 438 клиентских места.
Для внедрения электронного документооборота министерство финансов области в конце 2009 г провело стандартизацию форм электронных документов, используемых в процессе исполнения бюджета области, а также оптимизацию их движения внутри министерства. Результатом этого стало внесение изменений в порядок составления и ведения сводной бюджетной росписи и кассового плана областного бюджета.
В рамках перехода к электронному документообороту с начала 2010 г. в Администрации Ростовской области стартовал пилотный проект «Об организации электронного документооборота с использованием электронной подписи». В его рамках 85 руководителей министерств и ведомств, государственных органов власти области получили сертификаты ЭП.
Участниками первого этапа проекта стали 38 главных распорядителей средств областного бюджета. Около 50 стандартизованных видов электронных документов, формируемых участниками проекта в процессе исполнения бюджета области и подписываемых электронной цифровой подписью, поступают с использованием системы электронного документооборота напрямую в управления и отделы министерства финансов области, в ведении которых находится обработка направляемой информации. Такой подход существенно снижает затраты рабочего времени и увеличивает эффективность бюджетного процесса.
Создание электронного документооборота является одной из приоритетных задач ФЦП "Электронная Россия". Система электронного делопроизводства и документооборота запущена в эксплуатацию и используется в администрации Ростовской области более 3-х лет, став основой создания единого информационного пространства и межведомственного электронного документооборота. В настоящее время она используется во всех органах исполнительной власти и муниципальных образованиях области.
Новация повысила прозрачность документооборота, позволила производить визирование и согласование, а также разработку проектов документов в электронном виде.
Все работы по внедрению первого этапа проекта осуществлялись специалистами отдела электронно-информационного обеспечения администрации области.