Эффективность семейства программных продуктов "ДЕЛО"
По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:
около 15% всех документов безвозвратно теряется;
до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;
для каждого документа создается в среднем 19 его копий.
Программный продукт "ДЕЛО-Предприятие" (система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:
- Не автоматизированная технология
- Автоматизированная технология
- ручной прием документов, поступивших по электронной почте
- автоматизированный прием документов, поступивших по электронной почте
- ручная печать регистрационно-контрольных карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров
- автоматическая печать регистрационно-контрольных карточек, формирование сводок, справок и реестров, отчетов
- ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения
- автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту
- размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям
- автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети, возможность удаленного доступа к документам через Internet
- ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников
- автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
- многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений
- однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
- ручной поиск документов по нескольким картотекам
- автоматизированный сквозной поиск документов, проектов документов и поручений по значению отдельных реквизитов и их произвольному сочетанию по всем картотекам с учетом прав доступа
- сбор сведений об исполнении поручений в разрозненных картотеках различных подразделений и отчетах исполнителей
- получение информации о состоянии работы по исполнению поручений "в режиме реального времени", автоматическое формирование напоминаний для исполнителей и сводок об исполнении
- почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров
- автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии
Почему программный продукт "ДЕЛО-Предприятие" эффективнее других систем электронного документооборота, представленных на российском рынке информационных технологий?
"ДЕЛО-Предприятие" предназначено не только для делопроизводственных служб (секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т.д.). Система также автоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота: руководителей, специалистов – то есть всех сотрудников организации, работающих с документами.
"ДЕЛО-Предприятие" соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства.
Поддерживая полноценную работу как с полностью электронными, так и с бумажными документами, "ДЕЛО-Предприятие" позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.
Система "ДЕЛО-Предприятие" создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений.
В системе "ДЕЛО-Предприятие" пользователем может быть как непосредственно указанное в документах должностное лицо, так и другой работник учреждения, которому делегированы соответствующие полномочия. Помимо воспроизведения любых традиционных схем работы с документами, это обеспечивает простой поэтапный ввод системы "ДЕЛО-Предприятие" в эксплуатацию. На начальной стадии внедрения системы небольшое число пользователей может осуществлять обработку документов за всех должностных лиц учреждения.
Программные продукты семейства "ДЕЛО" масштабируемы, они поддерживают централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства:
"ДЕЛО-Секретарь" можно установить на одном компьютере и тем самым обеспечивать централизованную регистрацию и контроль исполнения документов.
"ДЕЛО-Предприятие" поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованное управление единым делопроизводственным процессом.
Если в учреждении существуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то "ДЕЛО-Предприятие" поддерживает взаимодействующие делопроизводственные процессы этих подразделений.
Также масштабирование системы обеспечено применением следующих технологий:
Работа в Интернет / Интранет сетях
Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).
Распределенный электронный документооборот
Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами.
Поддержка больших массивов документов
Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.
"ДЕЛО" – открытая система. Она интегрируется с любыми Windows-приложениями через входящий в поставку системы открытый API-интерфейс.
API предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительских свойств системы, например:
- для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
- для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
- для доступа к данным системы через INTERNET (INTRANET);
- для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т.п.
"ДЕЛО" тесно интегрировано с пакетом MS Office, что позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы. Также в системе уже реализована интеграция со следующими программными продуктами:
- "АРХИВНОЕ ДЕЛО"
- "АРХИВНОЕ ДЕЛО" предназначено для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов. Программы интегрированы в части ведения номенклатуры дел, а также импорта-экспорта электронных документов.
- "КАДРЫ"
- "КАДРЫ" предназначены для автоматизированного ведения кадрового учета предприятий и учреждений и могут использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа с многочисленными дочерними предприятиями и разветвленной структурой филиалов.