О тенденциях развития систем документооборота в России: опыт компании «Электронные офисные системы»

Владимир Баласанян,

генеральный директор компании ЭОС

Сегодня наши управленцы и автоматизаторы увлеченно говорят об электронном документообороте. Это словосочетание, не имеющее английского аналога, очень точно передает суть новой, еще только рождающейся отечественной метафоры работы с документами, которая при этом неразрывно связана с традиционным делопроизводством.

Ключевая система управления предприятием

Согласно различным источникам, в документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий и организаций. Однако автоматизация деятельности предприятий началась с более «естественной» для компьютеров автоматизации обработки данных и лишь в последнее десятилетие огромный прогресс в области офисной автоматизации и сетевых технологий привел к настоящей революции в работе с документами.

Именно поэтому до недавнего времени системы автоматизации работы с документами рассматривались как системы автоматизации деятельности преимущественно технологического персонала канцелярий и секретариатов. И до сих пор в широком сознании системы автоматизации делопроизводства – это архаичное наследие картотечно-журнального учета бумажных документов.

Однако реальная ситуация кардинально изменилась. Секретарей-машинисток не стало, а курьеры нужны лишь в той степени, в которой сохраняется необходимость перемещать бумажные документы. Документы изготавливаются самими авторами с помощью персональных компьютеров, а нажатия нескольких клавиш на том же компьютере достаточно для отправки документа в соседнюю комнату или на другой континент. Авторы и исполнители документов, таким образом, непосредственно задействованы в технологиях документооборота: начиная с момента создания документов и вплоть до контроля исполнения и работы с документальным архивом. Теперь система автоматизации документооборота – это ключевой инструмент повышения эффективности труда лиц, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности всей организации в целом.

«Электронный документооборот» вместо «делопроизводства»?

Электронные технологии на начальном этапе своего развития обычно используют традиционные технологические понятия. Тем более это относится к работе с документами, немалая часть которых была, есть и в ближайшее время останется бумажной.

Западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Предмет регламентации в традиционных западных системах управления документами - систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно, исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами как систем хранения и коллективного доступа к документам. До сих пор многие из них обозначаются у нас своеобразным словосочетанием «электронный архив» — оно довольно точно передает традиционную западную метафору работы с документами.

Традиционная метафора работы с документами в России — это делопроизводство (и, естественно, архивное дело). Российская делопроизводственная традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированный и контролируемый «доархивный» документооборот. Сама идея подобного учета, регламентации и контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии маршрутизации (workflow), встраиваемые в западные системы управления документами, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают детально проработанную в России управленческую практику.

Технологии электронного документооборота должны сохранять преемственность традиционной культуре управления бумажными документами.

Когда компания «Электронные офисные системы» создавала систему автоматизации документооборота «Дело», мы исходили из того, что автоматизированная технология должна сохранять преемственность традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами.

Именно поэтому первоначально, в середине 90-х годов, система «Дело» была сфокусирована на делопроизводстве как реально существующей технологии учета и контроля прохождения бумажных документов, включая их прием, регистрацию, направление на рассмотрение/исполнение, контроль, поиск, отправку и т. д. И, как показал опыт, несмотря на то, что в системе имелся целый ряд функций «электронного документооборота» (работа с файлами электронных документов и электронной почтой, сканирование, полнотекстовый поиск, Web-доступ и т. д.), эти функции долгое время не были востребованы большей частью заказчиков.

Автоматизация бумажного документооборота позволила решить целый ряд проблем контроля документационной деятельности предприятия и его подразделений. Однако традиционно понимаемое делопроизводство, конечно, не решает всех проблем управления работой с электронными документами в организации. И в течение последних нескольких лет мы наблюдаем естественный переход предприятий к качественно новой метафоре «электронного документооборота», связанной с коллективной работой с электронными документами в масштабе всего управленческого персонала предприятия.

При этом речь вовсе не идет об отмене или замене традиционных делопроизводственных механизмов учета и контроля. Напротив, если раньше применение этих механизмов ограничивалось, как правило, организационно-распорядительными документами в бумажной форме, которые контролировались руководством, то теперь речь идет об их использовании для контроля за всеми видами бумажных и электронных документов, с которыми работает персонал предприятия.

С другой стороны, для создания полноценной системы электронного документооборота недостаточно перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план сего дня выдвигаются уже не формальные учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы непосредственно с электронными документами.

Прием электронных документов

Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией о документе и его реквизитах — так называемой регистрационной карточкой. Система электронного документооборота, помимо работы с регистрационной карточкой, должна обеспечивать работу с собственно документами в электронной форме. В системе «Дело», в частности, с регистрационной карточкой может быть связано произвольное количество файлов, представляющих электронный документ.

Документы, подлежащие регистрации и включению в систему, могут приходить по электронной почте или по факсимильной связи, находиться в локальной сети или в Интернете, на бумажных носителях и т. д. Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств.

Например, при сколько-нибудь большом потоке бумажных оригиналов необходимо обеспечить функцию потокового сканирования. Система «Дело», в частности, при этом формирует и наносит на документы штрих-коды, позволяющие автоматически идентифицировать документы при потоковом сканировании, а также при последующей работе с бумажными оригиналами.

Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах системы электронного документооборота, то она должна обеспечить формирование шаблонов типовых документов в офисных приложениях (например, в Microsoft Word или Excel) с последующей автоматической регистрацией таких документов.

Хранение электронных документов

Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для хранения, поиска и разделения прав доступа к электронным документам. Именно эта функция является ключевой для большинства зарубежных систем управления документами (DMS – Document Management System).

Система «Дело», в частности, располагая собственным хранилищем, может работать и с документами, хранимыми в других системах, поддерживающих стандарт ODMA. Open Document Management API - стандартизованный программный интерфейс к системам управления документами, предназначенный для взаимодействия систем управления документами между собой и с прикладными системами. В настоящее время ODMA поддерживается практически всеми ведущими мировыми поставщиками систем управления документами.

Не останавливаясь на хорошо известных функциональных требованиях к средствам хранения электронных документов, важно отметить качественное отличие требований к хранению описаний документов в системах автоматизации бумажного делопроизводства и в системе электронного документооборота. В традиционных делопроизводственных системах документ описывается набором вполне определенных, используемых в бумажном делопроизводстве реквизитов (входящий и исходящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т. д. и т. п.). Этих реквизитов вполне достаточно для целей контроля прохождения и исполнения документов. Однако поскольку подразделения заинтересованы в обработке конкретных разновидностей документов (договоров, платежек, заявок, приказов, статистических отчетов и т. д.), это требует возможности выделения и обработки специфического для каждого вида документов набора реквизитов.

Скажем, в числе реквизитов кадрового приказа могут быть данные о работнике и занимаемой им должности, а в числе реквизитов договора - его номер, наименования, сроки и суммы платежей по этапам. Без выделения таких реквизитов использование системы документооборота для содержательной работы с документами, например, для выполнения контрольно-аналитических функций, связанных с конкретными видами деятельности, будет неэффективным или даже невозможным.

Управление движением документов

Систему, управляющую бумажным документооборотом, использует преимущественно персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов маршрутизации документов и распределения ролевых функций. В частности, должна поддерживаться многошаговая параллельно-последовательная маршрутизация с учетом организационной структуры предприятия и ролевых функций пользователей системы в процессе работы с документами на различных этапах их жизненного цикла: от проекта — до архивного дела.

Аутентификация пользователей и разделение прав доступа

Переход персонала от «бумажного» взаимодействия к обмену электронными документами требует воспроизведения – уже на новой технологической основе – целого ряда функций, связанных с разделением прав доступа и аутентификации участников документооборота. В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только тем лицам, которые указаны в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам – в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется при помощи подписей (виз) и печатей (бланков).

В системах автоматизации документооборота разделение прав доступа должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и на уровне электронных документов (что, кстати, отличается от классического подхода в системах управления документами, где права доступа не связаны непосредственно с маршрутизацией документов).

Что касается аутентификации, то при бумажном документообороте необходимый статус основных или вспомогательных документов (например, актов передачи документов) обеспечивается печатью документов на бумаге с последующим проставлением подписей. При переходе к электронному документообороту посредником между участниками процесса обработки документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя – участника процесса и дать ему возможность проставить аналог подписи (цифровую подпись) или аналог печати (цифровую подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и бланков организации).

Электронный документооборот и новые управленческие схемы

Часто в числе преимуществ западных управленческих схем отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, горизонтального документооборота, т. е., например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя руководителей. Действительно, в традиционной отечественной практике делопроизводства документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю «через голову» вышестоящих руководителей этого работника.

Однако будет совершенно неверно делать из этого вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу «вертикального» документооборота, не способна осуществлять документооборот «горизонтальный». Напротив, именно за счет организации «вертикально-горизонтального» электронного документооборота можно сочетать преимущества обеих схем.

Дело в том, что при бумажном документообороте схема прохождения документов «через руководителей» позволяет им контролировать деятельность своих подразделений. В случае электронного документооборота, «разрешив» прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное «извещение» заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные, прозрачные, управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения невозможен.

Огромный управленческий эффект – в самой ближайшей перспективе – сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно – с точки зрения документооборота – рассматривать как единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям, не зависимо от их территориального нахождения и должностной иерархии, «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально распределенной системе управления.

«Два в одном»: электронный и бумажный документооборот в одной системе

В заключение важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот остается и в обозримом будущем будет оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом. Как нам представляется, в большинстве случаев разделение бумажного и электронного документооборота и их раздельный контроль непродуктивны.

В общем случае один и тот же документ может – в течение своего жизненного цикла – существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно сосуществуют бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Разделение контроля за бумажными и электронными документами при этом автоматически влечет за собой потерю контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь – естественным образом, в рамках единой системы обеспечить контроль за всеми «ипостасями» документа.

Журнал "BYTE Россия"N 2 (54) февраль 2003 стр.26-29