Информационный облик любой компании формируется в системе документооборота. Документооборот характеризует как внутреннюю структуру организации, так и ее отношения с окружающей средой. Поскольку система управления документооборотом должна функционировать в течение всего срока жизни организации (десятки лет), к ней предъявляются многочисленные, разнообразные жесткие требования.
Взгляд Siemens Nixdorf на эти требования:
- Система управления документооборотом и архивирования должна использовать технические и базовые программные средства, используемые в организации (сохранить ранние инвестиции).
- В случае разработки не российскими производителями, система должна иметь хорошую поддержку в России.
- Система управления документооборотом, содержит в себе формализованную организационно-штатную структуру организации, порождает и сопровождает документ, обеспечивает его упорядоченное сохранение, доступ к нему, маршрутизацию документов, работ и ресурсов, обеспечивает контроль исполнительской дисциплины. Организационно-штатная структура описывается в системе управления документооборотом в виде трехуровневой парадигмы: "Организация - Подразделение - Сотрудник".
- Доступ в систему управления документооборотом должен осуществляться на основе ролевого признака. Роль - набор элементарных бизнес-функций, выполняемых сотрудником. Фактически, роль - это детально формализованная должностная инструкция.
- Документ, поступающий в систему, должен быть маршрутизирован (направлен) к исполнителям с помощью системы маршрутизации (work flow). Система маршрутизации должны поддерживать как жесткую, так и гибкую (свободную) маршрутизацию. Система маршрутизации должна обеспечивать контроль исполнительской дисциплины и возможность управления ресурсами.
- Документооборот сочетает в себе традиционное делопроизводство и безбумажные технологии работы с документами. Сохраняться документ, находящийся в работе, может как централизованно, на сервере, так и на рабочем месте. После публикации (подписания) документ не может быть изменен и потому помещается в архив. Возможно только фиксировать (учитывать) документ в системе электронного документооборота, обеспечивая его хранение в бумажной версии. Документарная система должна включать в себя архивную службу. В архивной службе сохраняются документы вышедшие из активного оборота, отчетности прошлых периодов, внутренние и внешние стандарты, шаблоны и т.д. Архивная система должна быть инвариантна к виду сохраняемой информации (графика, текст, видеоряд и фонограммы), допускать неограниченный рост объема, гарантированное время сохранения не менее 70-ти лет, исключать повторное использование носителей.
- Документ в системе документооборота должен атрибутироваться в учетной карточке, в которую заносят тип, дату создания и изменения, автора, категорию учета, ключевые слова, краткое содержание, а также иную информацию, включаемую по желанию пользователя. Быстрый поиск документа осуществляется по параметрам, описываемым в карточке.
- Система управления документооборотом в сочетании с архивной системой должна поддерживать полнотекстовый поиск, учитывающий морфологию русского языка. Алгоритмы, используемые для поиска, должны обладать высокой устойчивостью, т.е. обеспечивать постоянство результата поиска при любом размере поисковой базы.
- Система управления документооборотом должна быть совместима с используемыми в организации программными и аппаратными средствами. Транспорт документа в системе управления документооборотом должен осуществляться без перемещения самого документа, т.е. без использования почтовой службы. Извещение о документе поступает в виде ссылки на него из централизованного хранилища - репозитария.
- Наряду с транспортной средой, организующей информационное взаимодействие различных подразделений организации и обеспечивающей совместную работу различных технических и программных средств, необходимо спроектировать и реализовать систему обращения документов как в отдельно взятом предприятии, так и в корпорации (отрасли) в целом.
- Проектируемая система должна обеспечивать документарное обеспечение работающих предприятий с учетом традиций организации, ее структуры и используемых технологий. Ввод системы в эксплуатацию должен осуществляться поэтапно. Структура системы должна допускать безударное слияние раздельно работающих систем (офисов) и возможность сегментации (разделения) на части реализованных систем.
- Интерфейсные формы (экранная графика) должны быть просты, интуитивно понятны неподготовленному пользователю. Стилистика экранных форм должна соответствовать операционной среде. Обучение конечного пользователя работе с системой должно занимать не более одного рабочего дня, включая тренинг и зачет.
- Реализация системы управления документооборотом должна быть модифицируема силами эксплуатационного персонала. Исходные тексты системы должны быть доступны для исследования на предмет наличия закладок и "бомб". Средства разработки должны быть доступны для эксплуатационного персонала.