Методическое пособие, Москва, 1998г.
Аннотация
Методическое пособие посвящено сравнительному анализу систем автоматизации документационного обеспечения управления, предлагаемых на российском рынке для органов государственной власти, организаций и предприятий. Рекомендуется для руководителей, специалистов служб документационного обеспечения управления и автоматизации управления. Пособие может быть полезно при подготовке и проведении конкурсов и тендеров по системам документооборота и делопроизводства. Пособие может быть использовано для повышения квалификации работников делопроизводственных подразделений. Составитель пособия - А.А. Пестрецов , главный специалист общего отдела Управления Делами Кабинета Министров Республики Башкортостан. При составлении пособия использовались методические материалы Координационного совета по внедрению информационных технологий при кабинете министров республики Башкортостан. Рукопись депонирована в СИФ ОЦНТИ Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России [№ДР 190-98]. Решение Ученого совета ВНИДАД от 21.05.98 протокол №4.
Введение
Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:
- получение информации и ее обработка;
- анализ, подготовка и принятие решений;
- выполнение решений;
- учет и контроль принятых решений.
Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.
Тест: какая СЭД подходит вашей компании
Выбираете систему электронного документооборота или только задумались о необходимости внедрения СЭД?
Пройдите короткий тест и узнайте, какая из популярных СЭД подойдет вашей компании на данном этапе.
Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и управления, как системы ДОУ является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления. Такая система действительно создается в виде подразделений государственной организации управлений делами, секретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям подразделений.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) [3,30,79] охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:
- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
- систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).
Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений), направлена на упорядочение работы с документами предусматривает выполнение следующих функций:
- организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
- организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
- организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
- обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
- создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации;
- использование унифицированных форм представления и обработки документов;
- регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;
- регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
- регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование) документов;
- списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;
- обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
- проверка правильности и своевременности исполнения документов;
- создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;
- проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
- получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.
Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.
Целью настоящей работы является проведение анализа программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота и разработка принципов отбора систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, и, в частности:
- проведение обследования ряда программных систем делопроизводства и документооборота с целью выявления их пользовательских характеристик и функциональных возможностей;
- оценка обследуемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства и документооборота, а так же глубины (полноты) автоматизации процессов делопроизводства;
- оценка базовых компьютерных и информационных технологий, применяемых в конкретных программных системах с учетом перспективности их использования, а так же прогноз развития технологий на ближайшие годы.
В результате анализа определяется перечень необходимых требований к системе автоматизации делопроизводства и документооборота при следующем подходе к классификации систем делопроизводства и документооборота:
- по используемым технологиям делопроизводства;
- по соответствию основным задачам делопроизводства;
- по функциональным характеристикам систем;
- по программной реализации;
- по стоимостным показателям.
В части оценки функциональной полноты программных систем анализ доведен до формирования интегральных и дифференциальных оценок по конкретным системам, представляющих собой количество функций, реализованных в каждой системе из общего количества функций рассматриваемой аналитической группы. Сопоставление стоимостных и иных показателей, в свою очередь, позволило всесторонне оценить возможности и пригодность предлагаемых на отечественном рынке систем для автоматизации, в первую очередь органов государственной власти.
В тоже время результаты данной работы конечно относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах или недостатках той или иной системы. С одной стороны для конкретной организации может быть важна не вся совокупность рассматриваемых потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Причем именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие во время написания данной работы.
Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
в области обработки документов:
- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
- создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труд