Методическое пособие, Москва, 1998г.

Аннотация

Методическое пособие посвящено сравнительному анализу систем автоматизации документационного обеспечения управления, предлагаемых на российском рынке для органов государственной власти, организаций и предприятий. Рекомендуется для руководителей, специалистов служб документационного обеспечения управления и автоматизации управления. Пособие может быть полезно при подготовке и проведении конкурсов и тендеров по системам документооборота и делопроизводства. Пособие может быть использовано для повышения квалификации работников делопроизводственных подразделений. Составитель пособия - А.А. Пестрецов , главный специалист общего отдела Управления Делами Кабинета Министров Республики Башкортостан. При составлении пособия использовались методические материалы Координационного совета по внедрению информационных технологий при кабинете министров республики Башкортостан. Рукопись депонирована в СИФ ОЦНТИ Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России [№ДР 190-98]. Решение Ученого совета ВНИДАД от 21.05.98 протокол №4.

Введение

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

  • получение информации и ее обработка;
  • анализ, подготовка и принятие решений;
  • выполнение решений;
  • учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и управления, как системы ДОУ является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления. Такая система действительно создается в виде подразделений государственной организации управлений делами, секретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям подразделений.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) [3,30,79] охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

  • документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
  • организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
  • систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений), направлена на упорядочение работы с документами предусматривает выполнение следующих функций:

  • организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
  • организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
  • организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
  • обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
  • создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации;
  • использование унифицированных форм представления и обработки документов;
  • регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;
  • регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
  • регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование) документов;
  • списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;
  • обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
  • осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
  • проверка правильности и своевременности исполнения документов;
  • создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;
  • проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
  • получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.

Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Целью настоящей работы является проведение анализа программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота и разработка принципов отбора систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, и, в частности:

  • проведение обследования ряда программных систем делопроизводства и документооборота с целью выявления их пользовательских характеристик и функциональных возможностей;
  • оценка обследуемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства и документооборота, а так же глубины (полноты) автоматизации процессов делопроизводства;
  • оценка базовых компьютерных и информационных технологий, применяемых в конкретных программных системах с учетом перспективности их использования, а так же прогноз развития технологий на ближайшие годы.

В результате анализа определяется перечень необходимых требований к системе автоматизации делопроизводства и документооборота при следующем подходе к классификации систем делопроизводства и документооборота:

  • по используемым технологиям делопроизводства;
  • по соответствию основным задачам делопроизводства;
  • по функциональным характеристикам систем;
  • по программной реализации;
  • по стоимостным показателям.

В части оценки функциональной полноты программных систем анализ доведен до формирования интегральных и дифференциальных оценок по конкретным системам, представляющих собой количество функций, реализованных в каждой системе из общего количества функций рассматриваемой аналитической группы. Сопоставление стоимостных и иных показателей, в свою очередь, позволило всесторонне оценить возможности и пригодность предлагаемых на отечественном рынке систем для автоматизации, в первую очередь органов государственной власти.

В тоже время результаты данной работы конечно относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах или недостатках той или иной системы. С одной стороны для конкретной организации может быть важна не вся совокупность рассматриваемых потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Причем именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие во время написания данной работы.

Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

  • обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
  • создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
  • создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
  • обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
  • исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

  • обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
  • обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
  • сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

  • обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

  • единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
  • объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
  • использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
  • обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов

Программные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, предлагаемые на российском рынке

Характеристики приведенных ниже систем определялись на основе следующих источники информации:

  • материалы открытой печати издания по компьютерной тематике (Мир ПК, Открытые Системы, Computerworld Россия, Электронный офис, PC Week/RE, КомпьютерПресс и др.);
  • материалы конференций, выставок, семинаров, посвященных данной тематике;
  • рекламные материалы фирм-производителей;
  • материалы, размещаемые в сети Интернет.

При составлении материала также использовались ознакомительные и демонстрационные версии программ. Выбор систем и их рассматриваемых, в основном функциональных, характеристик был обусловлен проблематикой данной работы.

Специализированные системы делопроизводства и документооборота

Система "Дело-96" ЗАО "Электронные офисные системы"

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) Дело-96 предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций [10,11,23,43-52].

Система Дело-96 обеспечивает выполнение следующих возможностей:

  1. Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
  2. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие в извне документы, так и созданные документы внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан;
  3. Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
  4. Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
  5. Пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
  6. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
  7. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
  8. Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
  9. Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
  10. Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
  11. Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
  12. Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства;
  13. Хранение электронных образов документов;
  14. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
  15. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet технологии.

Актуальную информацию о СЭД "Дело" версии 20.2 (2021 год) читайте в разделе "Продукты".

Система "LanDocs" фирмы АО "Ланит"

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба [10,11,53,54]. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные достоинства системы:

  • высокая функциональность: ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;
  • адаптивность: настройка на конкретные условия с помощью CASE-моделей;
  • соответствие стандартам;
  • открытость: легко интегрируется с офисными приложениями и корпоративными БД;
  • доступность и легкость освоения конечными пользователями.

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

  1. Регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения;
  2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;
  3. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.);
  4. Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
  5. Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
  6. Поддержку нескольких версий одного документа;
  7. Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);
  8. Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
  9. Организацию архивирования документов;
  10. Гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда;
  11. Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

Система "Золушка" НТЦ "Институт развития Москвы"

Программно-технологический комплекс Золушка-WIN. Электронная канцелярия состоит из 3-х функциональных компонент программных систем [55,56,57].

"Служебная корреспонденция" характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель.

"Решения и распоряжения" отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

"Письма граждан" характеризуется тем, что связующим началом пакета писем является адресат отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция (Золушка) предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения. Система обеспечивает:

  1. Регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке;
  2. Регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;
  3. Регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов);
  4. Контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;
  5. Выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;
  6. Подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
  7. Поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ);
  8. Формирование истории движения документов,
  9. Организацию доступа к электронным копиям документов;
  10. Разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

Системы автоматизации документооборота и потока работ

Система "Евфрат 97" фирмы "Cognitive Technologies"

Система Управления Документами (СУД) Евфрат 97 [80] позволяет автоматизировать основные функции автоматизации процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие:

  1. Регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами;
  2. Контроль исполнения документов;
  3. Передачу документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.;
  4. Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования;
  5. Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;
  6. Пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа;
  7. Интеграцию с системами создания (текстовые редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются следующие версии системы:

  • Евфрат - персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;
  • Евфрат@SOHO - система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе средствами электронной почты и из сети Интернет. Система предназначена для установки в офисах малых фирм, домашних офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе Евфрат@SOHO не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует возможность контроля исполнения документов;
  • Евфрат 97 -cистема автоматизации делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности.

Комплекс "PowerDOCS" компании "Весть АО"

PowerDOCS - это интегрированный комплекс автоматизации делопроизводства и документооборота предприятий и организаций [68]. В основе решения, предлагаемого компанией "Весть", лежит сочетание программных продуктов - системы управления документами DOCS Open, системы гибкой маршрутизации документов и заданий с контролем их исполнения WorkRoute II, а также системы для работы с образами бумажных документов DeltaImage.

DOCS Open - корпоративная система управления документами, обеспечивающая создание, просмотр, систематизацию, хранение, сопровождение и защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров [60, 62, 63]. DOCS Open позволяет организовать единое виртуальное хранилище данных любых типов. Система обеспечивает конфиденциальностью хранения данных.

WorkRoute II - система автоматизации деловых процессов. Основное назначение системы создание электронных моделей деловых процессов (карт бизнес-функций), автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. WorkRoute II позволяет указать последовательные и параллельные маршруты прохождения документов по подразделениям и отдельным исполнителям, обеспечить участников процесса необходимыми материалами, с соблюдением прав доступа к информации, и в реальном времени проводить анализ состояния работ.

Модуль DeltaImage обеспечивает работу с изображениями сканирование документов, сохранение их в многостраничном формате, просмотр, послойное нанесение на изображении информации пометок и поручений (по образу бумажных документов) [64].

Основные области применения PowerDOCS - это комплексная автоматизация делопроизводства и управления предприятием, организация технологического и организационно распорядительного документооборота, обеспечение коллективной работы над проектами, ведение электронных архивов, создание систем промышленного ввода информации для сканирования и распознавания документов, а также работы с их образами. PowerDOCS позволяет автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также оперативно анализировать и корректировать деятельность всей организации.

Система "Крон" компании АО "Анкей"

Электронная система автоматизации документооборота и делопроизводства Крон [94] содержит следующие компоненты:

  • подсистему документооборота;
  • подсистему управления документами;
  • почтовую подсистему;
  • подсистему регистрации и исполнения документов.

Система "Office Media" компании "InterTrust"

Программный комплекс OfficeMedia [81], предназначен для решения следующих основных задач:

  1. Упорядочение системы регистрации и хранения исходящей и входящей корреспонденции;
  2. Автоматизация, упорядочение и ускорение процесса документооборота в организации;
  3. Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства;
  4. Информационная поддержка контактов организации с внешними партнерами;
  5. Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них;
  6. Комплексное решение задач, связанных с организацией процесса заключения и оперативного контроля выполнения договоров;
  7. Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.
  8. Информационно-аналитическая работа;
  9. Управление проектами;
  10. Управление персоналом;
  11. Информационное обеспечение руководителей высшего звена и т.д.

Подсистема Делопроизводство предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Подсистема построена на модульном принципе и обеспечивает следующие основные функции:

  1. Регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;
  2. Постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;
  3. Статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
  4. Автоматическую доставку электронных документов исполнителям;
  5. Создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

Система "Optima Workflow" компании "Оптима"

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition [82-85] входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Недавно фирма "Оптима" [86] официально объявила о начале продаж программного продукта Optima Workflow LAN Edition, предназначенного для автоматизации документооборота на предприятии. В отличие от системы Optima Workflow Enterprise Edition, поставляемой с 1996г. предприятиям под заказ, последняя представляет собой так называемое коробочное решение, доступное в установке и настройке. Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

  • централизованное хранение документов в электронном виде;
  • формализацию процедур создания и обработки документов;
  • единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

Система "Документ-2000" фирмы "Телком Сервис"

В базовой модели системы Документ-2000 [10] организована поточная обработка документов. Весь документооборот делится на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы. Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам и подразделениям. Полностью автоматизируется работа с отправляемыми и внутренними документами. Функции системы:

  • Регистрация документов.
  • Поддержка разработки документов.
  • Подготовка версий проектов.
  • Направление на рассмотрение, ознакомление, выполнение.
  • Поддержка исполнения документов назначение документу индивидуального маршрута движения.
  • Поиск документов по атрибутам.
  • Контроль прохождения документов.
  • Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.
  • Администрирование разграничение прав доступа к документам, настройка, поддержка справочников, настройка маршрутов обработки документов.
  • Поддержка экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам корпоративным или индивидуальным. В кратчайшие сроки Документ-2000 может быть переработан под какие-то особые требования заказчика.

Система "Effect Office" фирмы "Гарант International"

Система управления документами Effect Office [10, 98], представляемая фирмой "Гарант International", совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия. Система предназначена для малых и средних предприятий, с числом рабочих мест до 100. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи. Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к "карточкам задания" со следующими реквизитами:

  • отправитель;
  • исполнитель;
  • получатель ответа;
  • схема движения;
  • тема задания;
  • сообщение;
  • список ссылок на файлы документов (до 32).

Контрольные параметры: срок исполнения в днях и часах. Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором.

Система "ЭСКАДО" компании "InterProCom LAN"

Система автоматизации документооборота ЭСКАДО [38] ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем. Система обеспечивает следующие возможности:

  1. Построение единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями;
  2. Ведение списка фирм и клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации;
  3. Создание, учет, хранение и обработку различных типов документов (входящие, исходящие, электронную почту и др.);
  4. Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержку различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т.д.);
  5. Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота;
  6. Организацию факсимильной / почтовой рассылки;
  7. Поддержку электронной подписи и факсимиле.

Система "Босс-Референт" компании "Ай-Ти"

Система БОСС-Референт [87-89] разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и, в частности, следующим:

  1. Учетная обработка всех видов документов. В базах данных Notes можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система Lotus Notes обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа.
  2. Уникальность номера. В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.
  3. Поддержка работы с текстом документа. Среда Notes реализует встроенный мощный текстовый редактор, работающий по принципу "что на экране, то и в документе". Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу.
  4. Связность документов. Документ Notes может включать неограниченое число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных.
  5. Согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных. Поддерживается доступ на уровне ODBC.
  6. Распределенный документооборот. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого ПК до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется.
  7. Ограничение доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Начиная с 4 версии система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Система "LinkWorks" компании "Digital Equipment Corporation"

LinkWorks это среда, в которой приложения, данные и процедуры представлены в виде объектов и взаимосвязей, отображающих реальные процессы документооборота в организации [10, 91-93].

Система LinkWorks ориентируется на привычную среду офиса (банка) и позволяет перенести ваш рабочий стол на экран компьютера. В системе имеются пиктограммы для представления приходящей и исходящей почты, текстовых и графических документов, электронных таблиц, "мусорной корзинки", "измельчителя бумаг", есть также и множество других приложений. Все они являются "объектами". Пользователь обращается к объектам нажатием кнопок мыши. Можно перемещать объекты на экране, помещать их в папки, извлекать из папок с приходящей почтой так же, как на обычном столе. Объекты со стола можно бросить в "мусорную корзинку" или полностью уничтожить, поместив их в "измельчитель бумаг".

С любым объектом в LinkWorks могут быть связаны программы обработки, метод доступа, права доступа, маршрут обработки и история обработки.

Объекты представлены пользователю на трех уровнях:

Инструменты: мусорная корзинка, часы, калькулятор, ежедневник и т. д. Эти объекты делают используемые офисные средства доступными непосредственно на экране.

Базовые объекты - фрагменты данных, к которым подключены прикладные программы. Ими могут быть текст, графика, электронные таблицы и т. п. или сочетание этих элементов. Такие объекты доступны на экране с помощью мыши. Обрабатывающие их приложения вызываются автоматически. Набор базовых объектов:

  • адресная книга;
  • изображение точечной графикой;
  • календарь;
  • база данных;
  • упорядоченный список;
  • изображение векторной графикой;
  • документ в сверстанном виде;
  • блокнот для записей;
  • демонстрационная графика;
  • система планирования и управления;
  • инструмент поиска;
  • электронная таблица;
  • текстовый документ.

Составные объекты - окна, содержащие объекты. LinkWorks позволяет пользователю помещать любые объекты в такое окно для быстрой передачи данных из одной рабочей области в другую. Набор составных объектов:

  • шкаф с объектами;
  • секция картотечных "ящиков";
  • папка с объектами;
  • раздел объектов по тематике;
  • набор сопроводительных объектов.

Набор объектов и необходимое для их создания и обработки программное обеспечение определяются конкретными задачами.

Система "Staffware" компании "Staffware PLS"

Концепция системы Staffwаre [10, 69, 71-73] предусматривает движение документа по определенным для него маршрутам. Сами маршруты описываются с помощью бизнес-функций. Бизнес-функция состоит из шагов, для каждого из которых задаются цель, исходные данные и порядок действий пользователя. Шаги бывают нормальными, автоматическими и событиями. Нормальные шаги определяют организацию взаимодействия с пользователем экранные формы. Автоматические шаги применяются для автоматизации некоторых видов деятельности, например вызова нужного приложения, изменения базы данных. Событие управляет ходом выполнения (ветвлением) бизнес-функции. С помощью механизмов ожидания и напоминания обеспечивается синхронизация нормальных шагов.

Инструмент разработки бизнес-функций графический построитель процедур Staffware. Данный инструмент предназначен для специалистов в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний аппаратной и программной платформы.

Для определения экранных форм применяется конструктор форм. В полях формы можно вводить запросы, ассоциированные с определенной процедурой. Данные в полях могут заполняться автоматически: дата, номер шага, различные ссылки.

Сопоставление характеристик систем автоматизации делопоизводства и документообоота

В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота, как это отмечено в [10-21], характеризуется в настоящее время следующими особенностями:

  • у фирм-продавцов нет единой терминологии, у многих к тому же нет и четкого позиционирования своей продукции;
  • у организаций-заказчиков часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку весьма трудно бывает разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах по системам (технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, далеко не всегда соответствует действительности);
  • нередко в самих организациях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации делопроизводственных процессов (делопроизводство может вестись по упрощенной схеме).

Программные системы автоматизации делопроизводства и документооборота могут быть классифицированы по следующим характеристикам:

  • по используемым технологиям делопроизводства;
  • по соответствию основным задачам делопроизводства;
  • по функциональным характеристикам систем;
  • по программной реализации;
  • по стоимостным показателям.

Сравнение систем по используемым технологиям делопроизводства

На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились, в основном, две технологии, которые, в дальнейшем, будем условно называть "российская" и "западная".

Российская технология

Традиционная российская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности [10,46]:

  • четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель исполнитель руководитель) внутри организации;
  • отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.
  • современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству [1-9].

Основная проблема традиционной технологии централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Еще одна особенность относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако, такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными "мостиками" для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

К системам автоматизации данной технологии относятся:

  1. Дело-96 (компания "Электронные офисные системы") [10,11,23,43-52];
  2. Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г. Москва [55-57].

Западная технология

Традиции западного делопроизводства существенно отличны от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников.

К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:

  • характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю минуя руководство;
  • отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
  • регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством не создается.

Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью "западной" технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика "коробочного" продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.

К системам данного направления относятся:

1. Русифицированные версии популярных западных систем:

  • DocsOpen (PC DOCS) [60-62,64,68];
  • LinkWorks (DEC) [90-93];
  • Staffware (Staffware PLS) [69,71-73];
  • Lotus Notes (Lotus-IBM) [101];

2. Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

  • система Office Media компании InterTrust, г. Москва, (Lotus Notes) [81];
  • система Ирида компании IBS г. Москва, (Lotus Notes) [11];
  • комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, г. Челябинск (Lotus Notes) [99-101];
  • система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes) [56-58];
  • решения компании АО "Весть" г. Москва, (DocsOpen) [59-68];
  • решения компании "Метатехнология" г. Москва, (Staffware и Excalibur) [69-77];
  • система Optima-WorkFlow компании АОЗТ "Оптима" (MS Exchange, MS SQL) [82-86];

3. Собственные разработки российских компаний:

  • система LanDocs компании "Ланит" [54-55];
  • система Effect Office компании "Гарант International" [98];
  • система Документ2000 компании Telcom Service [10];
  • система Крон компании "Анкей" [94];
  • система Евфрат компании Cognitive Technologies [78-80].

Сравнение систем по соответствию основным задачам делопроизводства

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве[20,31]. В таблице 1 приведена оценка анализируемых систем с точки зрения решения данных задач.

Таблица 1 Области применения программных систем автоматизации документационного обеспечения управления Программные системы Задачи документационного обеспечения управления

Программные системы Задачи документационного обеспечения управления
Документирование Организация работы с документами Систематизация архива документов
Организация ввода документов Совместная работа над документами Делопроизводство

Документооборот

Организация электронного архива Поиск документов
Специализированные системы автоматизации делопроизводства и документооборота
Дело 96 +

+

+ + + +
LanDocs + + + + + +
Золушка + + + + + +

Системы автоматизации документооборота

Office Media   + + +    
ЭСКАДО   + + +    
Системы управления потоком работ
Workflow   +   +    
WorkRoute II   +   +    
LinkWorks   +   +    
StaffWare   +   +    
Электронные архивы документов
Excalibur         + +
DOCs Open       + + +
Евфрат       + + +
Системы коллективной обработки документов
Group Wise   +   + +  

Сравнение систем по функциональным характеристикам

Для проведения достоверного сопоставления по критерию "Функциональные характеристики" необходимо ранжировать системы по максимальному соответствию перечисленным основным задачам делопроизводства, выделив, при этом, характерные группы ("ниши") программных систем так, как они позиционируются на современном рынке.

В представленных на российском рынке программных системах делопроизводства и документооборота перечисленные задачи делопроизводства реализованы различным образом, что объясняется различием заложенных концепций и моделей процессов, положенных в основу разработок. Системы ориентированные на решение определенного круга задач делопроизводства, находятся в разных "весовых категориях" и не могут быть корректно сопоставлены между собой. Так, сопоставление системы поиска в электронных архивах Excalibur EFS с системой оптического распознавания текста Fine Reader будет вообще лишено всякого смысла, поскольку системы предназначены для решения конкретных задач, и, соответственно, занимают определенную нишу рынка программных систем.

Ниже предлагается перечень категорий, по которым программные системы можно позиционировать на рынке (группы строк в таблице 1):

Специализированные системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Системы предназначены для решения широкого круга делопроизводственных задач в отечественных организациях. Как правило это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками.

Системы автоматизации документооборота (управление документами, document management). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.

Системы управления потоком работ (workflow). Это системы, позволяющие автоматизировать сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий. Примером такой системы является, например, пакет Staffware (Staffware plc).

Электронные архивы документов. Системы организации хранения документов в электронном виде и их поиска. Характерным примером электронного архива документов являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов.

Системы коллективной обработки документов (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Известными примерами таких систем являются пакеты Group Wize и Lotus Notes (Lotus-IBM). Как правило, в таких программных продуктах реализованы подсистемы пересылки документов (электронная почта, e-mail), обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Возможности подсистем могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, предназначенных для построения и функционирования территориально распределенных корпоративных систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

Рассмотрим, насколько программные системы перечисленных категорий применимы к автоматизации делопроизводственных работ государственной организации. Необходимо отметить, что общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых (т.е. официальных) документов, но не технологию их подготовки, т.е. работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии от текстовых процессоров (входящих в состав интегрированных программных комплексов автоматизации офисной деятельности типа Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Borland Office и др.) до систем коллективной подготовки документов.

ГОСТы и другие нормативные и методические материалы регламентируют технологию работы с готовыми документами. Соответственно термин документооборот подразумевает строго регламентированное и формально контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и за ее пределами. С другой стороны, документооборот в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по организации. Под электронным документооборотом в компьютерной литературе обычно понимают произвольный обмен документами и информацией по компьютерной сети.

Под архивом организации подразумевается некоторая сложившаяся система ведения номенклатуры дел, формирования дел, организация хранения и т.п. В то время как термин электронный архив подразумевает, как правило, перенесенные на машинный носитель тексты и изображения документов с некоторыми поисковыми возможностями.

Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное сведение данных о документах всей организации требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средства проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов типа document management, groupware или workflow возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач используя их в качестве отдельных компонент. Опыт российских разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод [23,31].

Таким образом, наибольшее предпочтение при проведении дальнейшего анализа будет отдано следующим специализированным системам САДД: Дело-96, LanDocs и Золушка-Win (группа "специализированные системы автоматизации делопроизводства и документооборота" в таблице 1), которые будут детально рассмотрены ниже.

Функциональные характеристики специализированных систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Для выбранных выше систем делопроизводства и документооборота определено некоторое подмножество параметров, являющихся общим для задач традиционного российского делопроизводства. Параметры, представленные ниже в п.п.5.3.1.-5.3.8. (таблицы 2-9), рубрицированы по следующим группам:

  • возможность ведения справочников-классификаторов;
  • виды документов, используемые в системах;
  • регистрационные реквизиты документов;
  • ведение резолюций и осуществления контроля исполнения документов;
  • организация поиска документов;
  • формирование отчетов;
  • списание документов в дело, передача в архив.

Интегральная оценка систем является обобщенным показателем пользовательских и функциональных характеристик САДД и определяется как количество реализованных функций из их общей совокупности. Интегральная оценка позволит оценить глубину проработки делопроизводственных процессов, положенных в основу модели системы и будет использована в качестве одного из критериев выбора программной системы. Однако, такая оценка не учитывает "важность" той или иной группы функций для пользователя. Для учета функциональных предпочтений интегральная оценка дополняется дифференциальными оценками по группам характеристик. Дифференцированное сравнение систем позволяет отобрать наиболее подходящую систему в соответствии с конкретными особенностями процессов делопроизводства и документооборота в организации.

Сумма дифференциальных оценок по всем группам характеристик программной системы дает интегральную оценку этой системы.

Для каждой рассмотренной программной системы в таблицах в строке "Оценка" выставляется дифференциальная оценка, представляющий собой сумму положительных ответов по данной группе параметров.

Справочники-классификаторы

Справочники-классификаторы позволяют произвести адаптацию системы к особенностям работы конкретной организации выполнить ее "тонкую" настройку. В то же время, использование справочников существенно облегчает работу пользователей с системами, обеспечивая подстановку заранее введенных значений, позволяя, тем самым, исключить рутинные повторные операции ввода однообразной информации.

Структура справочников-классификаторов может быть линейной (независимой) или иерархической, в соответствии с природой классифицируемого объекта или понятия (символ "И" в таблице 2).

 

Таблица 2

Параметры

Системы автоматизации

делопроизводства и документооборота

    Дело-96 LanDocs Золушка
1 Подразделения

(И)

(см. прим.1)

(И)

+

(см. прим.2)

2 Должностные лица

(И)

(см. прим.1)

+

 

3 Виды (группы) документов (И) + +
4 Организации-корреспонденты (И) + -
5 Пользователи + + +
6 Граждане + - -
7 Номенклатуры дел +

(И)

(см. прим.3)

-
8 Типы связок документов + - + (см. прим.4)
9 Тематический рубрикатор + - +
10 Грифы доступа

+

+(см. прим.5) -
11

 

Совокупность папок пользователя

+ +(см. прим.6) -
12 Виды доставки + + -
13 Типы реестров + - -
14 Стандартные списки рассылки + +(см. прим.7) +
15 Типы файлов + + -
16 Стандартные тексты + - +
17 Ключевые слова - - +
18 Типы действий - +(см. прим.8) -
19 Действия для документа - + (см. прим.9) -

 

Условные обозначения:

+ / - указанный параметр присутствует / отсутствует;

Примечания:

1. В системе Дело-96 для создания структуры организации и ведения должностных лиц используется общий иерархический классификатор "Подразделения".

2. В системе Золушка формирование структуры организации не предусмотрено, в классификаторе "Подразделения" указываются только номера и названия подразделений.

3. В системе LanDocs нумерация номенклатуры дел не ведется, классификатор содержит только наименования архивных папок.

4. В системе Золушка механизм связывания документов функционирует на основе структурированных регистрационных номеров (см. п. 5.3.3.).

5. Предусмотрены уровни доступа "Общий", "Конфиденциальный" и "Секретный".

6. В качестве рабочих папок пользователя используются папки, определенные в номенклатуре дел.

7. В системе LanDocs предусматривается движение документов внутри организации. Рассылка может осуществляться "веером" или "цепочкой". Группы рассылки используются для обеспечения движения документов, подразделение и пользователь определяются из списка пользователей организации. Предусмотрены "Общая" и "Личная" группы рассылки.

8. Справочник "Типы действий" описывает типы действий, используемых в организации. Включает следующий набор реквизитов:

  • наименование название действия (подписание, резолюция, согласование, ознакомление);
  • состояние ожидания - статус, который приобретает документ после выдачи задания на совершение данного действия над документом (на подписи, на резолюции, на согласовании, на ознакомлении);
  • состояние исполнения/отказа - статус, который приобретает документ после завершения действия (подписан / не подписан);

Устанавливаются приоритет действия над документом и норматив времени в днях для исполнения действия.

9. Справочник "Действия по типу документа" определяет перечень допустимых действий для определенного типа документа. Включает следующие реквизиты:

  • тип документа (входящий, исходящий, внутренний);
  • разрешенные / запрещенные действия список действий из справочника "Типы действий", определенные для текущего вида документа.

 

Виды документов, используемые в системах

Таблица 3

Параметры

Системы автоматизации

делопроизводства и документооборота

 

    Дело-96 LanDocs Золушка
1 Входящие + + +(см. прим. 2)
2 Исходящие + + +(см. прим.2)
3 Внутренние + + -
4 Письма граждан + - -
5 Проекты +(см. прим.1) - -

 

1. Внутрисистемный вид документа. После утверждения документ проходит перерегистрацию с присвоением вида Исходящий или Внутренний. Для каждого вида документов существует своя форма регистрационной карточки (РК).

2. В системе Золушка документы подразделяются на первичные (по вопросу, который впервые регистрируется в организации), повторные и ответ (исходящий и входящий).

Регистрация документов

Процедура регистрации документов является основной задачей делопроизводства. В регистрационную карточку (РК), либо в специальный журнал работником канцелярии заносятся реквизиты документа, позволяющие его однозначно идентифицировать и производить с ним необходимые действия. В рассматриваемых программных системах в РК наряду с регистрационными реквизитами документа в форме заполнения РК дополнительно предоставляется возможность заполнения реквизитов резолюции, отметок контрольной службы и архивного хранения. В таблице 4 перечислены регистрационные реквизиты, используемые в системах при регистрации всех документов.

В верхней части таблицы выделены общие реквизиты, используемые для входящих и исходящих документов.

 

Таблица 4

Параметры

Системы автоматизации

делопроизводства и документооборота

    Дело-96

 

LanDocs

Золушка
Общие реквизиты регистрационной карточки
1 Регистрационный номер документа

+

(см. прим.1)

+

(см. прим.2)

+

(см. прим.3)

2 Группа документов + - -
3 Дата регистрации + + +
4 Наименование темы + - -
5 Код рубрики темы + - +
6 Краткое содержание документа Аннотация Аннотация Аннотация
7 Состав документа + - -
8 Гриф доступа + + -
9 Номер дела +

(см. прим.4)

+
10 Комментарий + - -
11 Ключевые слова - - +
12 Реквизиты резолюции по документу (таблица 4) + + +
13 Реквизиты контрольной службы (таблица 5) + + +
14 Реквизиты архивного хранения (таблица 7) + + -
Реквизиты организации - корреспондента
15 Наименование организации - корреспондента (почтовый адрес организации)

+

(см. прим.5)

 

+

(см. прим.6)

16 Исходящий номер + + +
17 Исходящая дата + + +
18 Кто подписал + + +
19 Номер телеграммы / заказного письма + - -
Входящие документы
20 Кому адресован + - +
21 Вид доставки + + -
22 Гражданин (для писем граждан)

+

(см. прим.7)

- -
23 Отметка о наличии приложений (связанные документы)

+

(см. прим.8)

+

(см. прим.9)

+

(см. прим.3)

24 Признак повторности + +(см. прим.10) +(см. прим.3)
Сопроводительные документы
25 Аннотация + _ 8 +
26 Корреспондент + _ 8 +
27 Исходящий номер + _ 8 +
28 Исходящая дата + - +
29 Кто подписал + - +
30 Исполнитель - - +
Письма и обращения граждан
31 Корреспондент

+

(см. прим.11)

- -
32 Признак коллективности + - -
Исходящие документы
33 Кому адресован

+

(см. прим.12)

- +
34 Кто подписал + - +
35 Подразделение - автор + - +
36 ФИО исполнителя + - +
37 Визы + - -
38 Соисполнители + - -
39 Ссылка на номер входящего документа

+

(см. прим.8)

+

(см. прим.10)

+

(см. прим.3)

40 Вид отправки Реестр ссылки + -

 

1. В системе Дело-96 предусматриваются следующие возможности нумерации документов:

* Сквозной последовательный номер без учета номенклатуры документа в пределах года (при смене года нумерация снова начинается с единицы);

* Составной уникальный в пределах года номер, формирующийся по шаблону и включающий:

  • префикс (например, мнемокод номенклатуры дела);
  • символ-разделитель ("/" или "-");
  • сквозной последовательный номер в пределах года;

* "Свободный номер" - любой, вводимый пользователем номер, состоящий из набора цифр, букв или спецсимволов. Система проверяет вводимый номер на уникальность.

2. В системе LanDocs нумерация документов выполняется автоматически, начиная с единицы. Присвоенный номер не может быть изменен.

3. В системе Золушка регистрационный номер имеет следующую структуру:

Индекс порядковый_номер / год (номер_повторного) номер_ответа; где:

  • Индекс - может означать гриф секретности, номер архивного дела, тип организации-корреспондента. Индекс может быть как общим для всей организации, так и локальным для подразделения;
  • год - последняя цифра года;
  • номер_повторного - определяет количество входящих документов по одному вопросу, относящихся к первичному документу, имеющему общий порядковый_номер;
  • номер_ответа - количество исходящих ответов по одному вопросу.

Использование структурированных регистрационных номеров позволяет связывать документы по одному вопросу.

При смене года все порядковые номера начинаются с "1" и заводится новая база данных. Вторичные документы, зарегистрированные в текущем году попадают в базу данных за тот год, в котором был зарегистрирован первичный документ, но контролируются по текущему году.

4. Документ помещается в папку, название которой соответствует номенклатуре дел. Номер дела может быть задан в виде символьной строки.

5. Вводится список организаций-корреспондентов.

6. В поле "Организация" указывается название организации, составившей документ, в поле "Источник" вводится название организации-корреспондента.

7. Ф.И.О. гражданина (граждан), почтовый адрес, номер телеграммы / заказного письма.

8. В системе Дело-96 работа со связанными документами предоставляет следующие возможности:

* Работа с файлами - каждая РК может иметь ссылку на один или несколько машинных файлов, например, документов Word;

* Работа с документами (установка гиперсвязей, связывание между собой нескольких РК, например, Отчет об исполнении по документу № ххх).

9. Данный реквизит указывает на файл заданного типа из хранилища LanDocs. Имя файла и ссылка на него в РК генерируются автоматически.

10. Связывание документов предусматривает задание ссылок на зарегистрированные документы:

* для входящих - "Ответ на исходящий";

* для исходящих - "Ссылка на входящий номер".

11. ФИО гражданина (граждан), почтовые адреса, номер телеграммы / заказного письма.

12. Наименование организаций (ФИО граждан) получателей, дата отправки, номер реестра отправки.

 

Ведение резолюций по документу

Таблица 5

Параметры

Системы автоматизации

делопроизводства и документооборота

    Дело-96 LanDocs Золушка
1 Текст резолюции + + +
2 Автор резолюции + + +
3 Передача оригинала / копии

+

(см. прим. 1)

- -
4 Дата резолюции + + -
5 Плановая дата исполнения

+

(см. прим.2)

+ +
6 Промежуточная дата исполнения + - -
7 Фактическая дата исполнения + + +
8 Ответственный исполнитель + + +
9 Соисполнители (список) + + +
10 Текст отчета + + +

 

1. Система Дело-96 отслеживает путь оригинала (копий) документа.

2. Заполнение плановой даты означает, что резолюция контрольная и документ поставлен на контроль.

 

Контроль исполнения документов

Таблица 6

Параметры

Системы автоматизации

делопроизводства и документооборота

    Дело-96

 

LanDocs

Золушка
1 Количество контрольных карточек (КК) для одной РК >1 1 1
2 Сведения об исполнителях + + +
3 Гриф утверждения Резюме Отчет -
4 Текст задания + + -
5 Контролер - + +
6 Выделение ответственного исполнителя + + -
Сроки исполнения документов
7 Поступление к исполнению + + +
8 Плановый срок + + +
9 Фактический срок + + +
10 Напоминание для просроченных + - +
Внутреннее и внешнее согласование (см. прим.1)
11 Организация корреспондент (для внешнего согласования) + - -
12 Визы + - -
13 Исходящий номер + - -
14 Должность + - -
15 Дата + - -
16 Подпись + - -

 

1. Для систем Дело-96 и LanDocs данные реквизиты указаны неявно. В Дело-96 реквизиту "внутреннее согласование" соответствует "визирование", а "внешнему согласованию" "соисполнители".

 

Поиск документов

Таблица 7

 

Параметры

Системы автоматизации

делопроизводства и документооборота

   

 

Дело-96

 

LanDocs

 

Золушка

Поиск по атрибутам РК
1 Группа документов >+

+

(см. прим.1)

+
2

 

Дата документа

+

(см. прим.2)

-

+

(см. прим.3
3 Краткое содержание + - -
4 Тематический рубрикатор + - +
5 Фильтры поиска + - +(см. прим.4)
6 Критерии поиска для входящих

+

(см. прим.5)

- +
7 Критерии поиска для исходящих

+

(см. прим.6)

- +
Поиск по регистрационным номерам
8 Группа документов +

+

(см. прим.1)

+

(см. прим.7)

9 Номер документа

+

(см. прим.8)

+

+

(см. прим.7)

10 Год регистрации + - +(см. прим.7)
11

Подразделение)

 

- - +
Поиск по резолюциям
12 Дата резолюции

+

(см. прим.1)

- -
13 Автор резолюции + - -
14 Исполнитель + - -
15 Ответственный исполнитель + - -
16 Тип резолюции

+

(см. прим.9)

- -

1. В системе LanDocs осуществляется поиск по номеру документа или среди папок номенклатуры дел. Дополнительные возможности поиска реализованы при формировании отчетов (п. 3.3.7.).

2. Предусмотрено задание интервала дат или года поиска.

3. Указывается только год поиска.

4. Фильтр для поиска: "включающий / исключающий".

5. Критерии поиска для входящих документов и писем и обращений граждан:

* корреспондент / автор / автор сопроводительного документа;

* признак коллективности (для писем и обращений граждан);

* исходящий номер, почтовый номер;

* исходящая дата / интервал дат;

* кто подписал;

* кому;

* документы (оперативные, списанные в дело, все).

6. Критерии поиска для исходящих:

* кто подписал;

* исполнитель;

* адресат;

* дата списания в дело / интервал дат.

7. Задается структурированный регистрационный номер документа. Результат поиска одна регистрационная карточка.

8. Предусмотрено задание интервала номеров поиска.

9. Указываются значения: "Контрольная", "не контрольная", "все резолюции".

 

Формирование отчетов

Таблица 8

Параметры

Системы автоматизации

делопроизводства и документооборота

    Дело-96 LanDocs Золушка
1 Сведения о документообороте за заданный период времени + - +
2 Сводка об исполнении контрольных документов

+

(см. прим.1)

+

(см. прим.2)

+

(см. прим.3)

3 Справка-напоминание об исполнении контрольных документов

+

(см. прим.4)

- +(см. прим.5)

 

1. В системе Дело-96 предусмотрены следующие виды сводок:

* обобщенная;

* в разрезе корреспондентов документов;

* в разрезе исполнителей документов.

 

Сводки формируются для указанного диапазона дат (переключатель "Дата контроля" / "Дата регистрации"):

 

* по исполнению контрольных резолюций;

* по исполнению контрольных документов;

* по исполнению документов, дата регистрации которых принадлежит к указанному диапазону дат.

1. В системе LanDocs предусмотрен анализ входящей почты для конкретного пользователя по параметрам: "Отправитель", "Получатель", "Исполнить до", "Состояние", "Текст сообщения". Критерии поиска документов: "Извещения и задания", Неисполненные задания", Просроченные задания".

2. В системе Золушка предусмотрены следующие виды сводок:

* исполнители и дата контроля / регистрации;

* контролеры и дата контроля / регистрации;

* виды документов;

* виды документов;

* номенклатура дел;

* тематические рубрики;

* подразделения.

3. Предусмотрены следующие графы: номер документа, корреспондент/автор, содержание, резолюция, плановая дата исполнения.

4. Виды справок: · "Напоминание"; · "Не исполнено с нарушением срока"; · "Не исполнено срок не наступил"; · "Исполнено с нарушением срока"; · "Исполнено в срок".

 

Списание документов в дело, передача в архив

Списание документов в дело производится соответствующей отметкой в РК. В таблице 9 представлен список архивных реквизитов.

 

Таблица 9

Параметры

Системы автоматизации

делопроизводства и документооборота

    Дело-96 LanDocs Золушка
1 Сведения об исполнении + - -
2 Номер дела по номенклатуре + - +
3 Дата архивации + + -
4 Подпись списавшего + + -
5 Номер сдаточной описи + - -
6 Архивный номер + - -
7 Режим архивации документа -

+

(см. прим.1)

+
8 Комментарий к архиву

+

(см. прим.2)

+ -

 

1. Используются режимы архивации документа: "Все версии", "Последнюю версию".

2. Заполняется поле "Основание для списания".

 

Интегральные оценки рассматриваемых систем по их функциональным характеристикам

Таблица 10

Группа функциональных параметров Дифференциальная оценка

 

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота

    Дело-96 LanDocs Золушка
Справочники-классификаторы 19 16 12 7
Виды документов 5 5 3 2
Регистрация документов 40 38 15 26
Ведение резолюций по документу 10 10 8 7
Контроль исполнения документов 16 15 9 6
Поиск документов 16 15 3 10
Формирование отчетов 3 3 1 3

Списание документов в дело, передача в архив

 

8 7 4

1

 

Сравнение систем по программной реализаци

Сопоставление систем по критерию "Программная реализация" приведенным ниже (таблица 11) предусматривает анализ возможностей рассматриваемых систем САДД в части использования платформ информационных технологий (системы клиент-сервер, интернет/интранет технологии), средств вычислительной техники, общесистемного и специализированного программного обеспечения, таких как операционные системы, системы управления базами данных (СУБД), средства проектирования и разработки.

 

Таблица 11

Параметры

 

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота

  Дело-96

 

LanDocs

Золушка
Информационные технологии

Клиент-сервер

+ + +
Интернет/интранет

+

(см. прим.1)

+

(см. прим.2)

+

(см. прим.3)

Сетевые операционные системы для серверной части системы САДД

Windows NT 4.x Server (Microsoft Corp.)

+

(см. прим.4)

+

(см. прим.5)

+

(см. прим.6)

Solaris 2.6 (Sun Microsystems) + - +
AIX (IBM Corp.) + - -
HP-UX (Hewlett Packard Company) + - -
SCO UNIX (Santa Cruz Operations) + - -
OS/2 (IBM Corp.) - - +(см. прим.6)
Novell Netware (Novell)

+

(см. прим.4)

-

+

(см. прим.6)

Сетевые операционные системы для работы клиентской части системы САДД см. прим.7

 

Windows NT Workstation

+

(см. прим.8)

+

+

(см. прим.9)

Windows 95

+

(см. прим.8)

+

+

(см. прим.9)

Windows for Worksgroup 3.11 + + -
Windows 3.1 + - -
Mac OS 7.x - - +
Используемые системы управления базами данных
Oracle 7.x + + -
Informix 7.х + + -
Sybase SQL Server 11.х

+

(см. прим.10)

- -
MS SQL Server 6.х

+

(см. прим.10)

+ -
Progress + - -
Другие СУБД

+

(см. прим.10)

+

(см. прим.11)

+

(см. прим.12)

Средства разработки
Средства проектирования и создания баз данных • S-Designor • Case 4.0 н/д

 

Средства разработки приложений

• 4GL (Power Builder)

 

• Delphi

• Lotus Notes
Эффективные показатели систем САДД
Число одновременно работающих пользователей 300 н/д н/д

Средний объем документопотока

(в год / в день)

700.000

2.800

н/д

 

н/д

Объем документопотока пиковые нагрузки

(в год / в день)

2.000.000

8.500

н/д

 

н/д
       

 

Условные обозначения:

н/д - нет данных.

Примечания:

1. Создана и проходит опытную эксплуатацию система автоматизации делопроизводства и документооборота Центрального аппарата ЦБ РФ на основе использования Интернет/интранет технологий. Платформа: HP / HP-UX 10.2, СУБД Oracle 7.x. Клиентское рабочее место стандартная программа-навигатор типа MS IE 3.0 или Netscape Navigator 3.0.

2. Собственная разработка фирмы Ланит LanDocs Web-сервер Internet/Intranet доступ к корпоративной базе данных документов LanDocs.

3. Используются встроенные возможности системы Lotus Notus интернет-сервер Lotus Domino Server 4.5.

4. Компьютер, используемый в качестве сервера системы Дело-96 должен иметь следующие характеристики: Intel / PentiumPro 200, ОЗУ 64-128 Мб, RISC CPU, ОЗУ 256 Мб, НМЖД 2-8 Гб.

5. Необходимые параметры сервера системы LanDocs: Intel / Pentium.

6. Необходимые параметры сервера системы Золушка в минимальной конфигурации (Intel / Pentium): Windows NT и OS/2, 48 Мб ОЗУ, Novell Netware 56 Мб, НМЖД 1 Гб.

7. Операционная среда DOS не рассматривалась в качестве платформы для работы клиентской части систем САДД.

8. Необходимые параметры ПК для клиентского места системы Дело-96: процессор Intel 486 /Pentium 100, ОЗУ 16-24 Мб, НМЖД 350-500 Мб.

9. Необходимые параметры ПК для клиентского места системы Золушка: процессор Intel от 486 DX100, ОЗУ от 16 Мб, НМЖД от 500 Мб.

10. Благодаря возможностям Power Builder в системе Дело-96 может быть использована любая реляционная СУБД, поддерживающая язык запросов SQL.

11. В демонстрационной версии системы LanDocs использована СУБД Sybase SQL Anywhere Server 5.x.

12. В системе Золушка используется СУБД Clarion for Windows.

Сравнение систем по стоимостным показателям

Сопоставление систем по критерию "Стоимостные показатели" обычно носит весьма условный характер, поскольку основывается на данных открытой печати, как правило устаревших, однако позволяет определить порядок и структуру стоимости программных систем.

Здесь необходимо отметить, что стоимость систем, в основном, отражает их функциональные возможности, а также зависит от стоимости "внешних" систем, таких как используемые СУБД, системы полнотекстового поиска, электронной почты и др.

Стоимость программного обеспечения приведена в долл. США для 50 рабочих мест.

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота
Дело-96 LanDocs Золушка
19.400* 15.900* 25.000

Примечания:

* - не включая стоимость СУБД

ВЫВОДЫ

В ходе выполнения данного анализа рассмотрено 14 программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Из них отобраны три специализированные системы САДД как наиболее полно отражающие процессы отечественного делопроизводства и документооборота.

Подробный анализ программных систем Дело-96, LanDocs и Золушка проводился с точки зрения функциональной полноты (117 основных функций), программной реализации и стоимостных показателей. По характеристикам программной реализации все системы принадлежат к одной "весовой категории" и представляют собой законченные программные решения для автоматизации процессов делопроизводства включая все стадии жизненного цикла документов от регистрации до списания в дело и размещения в архив организации. Достоинствами систем являются полная универсальность и применимость в любых организациях. Основная область применения систем - делопроизводство государственных организаций.

Все системы имеют сходные характеристики, удовлетворяют основным требованиям по применяемым базовым информационным технологиям: системы принадлежат к классу систем клиент-сервер, для каждой из них реализована возможность работы по технологии Интернет / интранет. По заявлению разработчиков систем эти базовые принципы будут развиваться в необходимых направлениях, в частности, создания и ведения электронных архивов документов, использования полнотекстовых систем поиска.

Системы Дело-96 и LanDocs имеют возможности прямого доступа к информации, хранящейся в промышленных реляционных СУБД (Oracle, Informix, Sybase и др.). Система Золушка в версии корпоративной системы использует встроенные средства и форматы системы Lotus Notes для хранения информации о документе (при необходимости организации доступа к документам, находящимся в реляционных базах данных можно использовать специальные средства интеграции типа NotesPump или MQ/Series). Ориентация системы Lotus Notes на "западную" технологию процессов документооборота снижает эффективность ее применения в отечественных государственных учреждениях.

 ЛИТЕРАТУРА

 Государственные и отраслевые стандарты, нормативные материалы по делопроизводству

  1. Инструкция по делопроизводству
  2. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов 1990.
  3. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР 1991.
  4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы инструктивные и методические материалы по их применению. М.: Главархив СССР, 1980.
  5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, 1993 г.
  6. Перечень типовых документов образующихся в деятельности госкомитетов министерств ведомств и других учреждений организаций предприятий с указанием сроков хранения. М.: Главархив СССР 1989.
  7. Общероссийский классификатор управленческая документация. М.: Изд-во стандартов 1978.
  8. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР 1986.
  9. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

Тематические обзоры программных систем по делопроизводству и документообороту

  1. И.Золотых. Автоматизация делопроизводства и документооборота. Программные продукты отражают особенности отечественного документооборота. Обзор. PC Week / RE. №36 (110) от 16.09.1997 г. Москва
  2. И.Золотых. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Информационные технологии №2 1997г.
  3. Е.Монахова. Что изволите, господин чиновник? PC Week/RE, Новости, № 25(49), 1996г.
  4. М.Зырянов. В начале славных дел. Электронный документооборот в России. ComputerWorld Россия. №3 1998г.
  5. К.Синюшин. DOCFLOW'97 как зеркало российского рынка систем автоматизации делопроизводства. Электронный офис. Концепции. Май-июнь 1997г.
  6. .А.Чубуков. Программы электронного документооборота: новые разработки российских фирм. PC Week/RE, Обзоры, № 22(46), 1996г.
  7. И.Альтшулер. Системы документооборота копилка модулей, объектов, данных. PC Week/RE, Обзоры, № 20(44), 1996г.
  8. А.Гавердовский. Что СУД грядущий нам готовит? Основные тенденции развития систем управления документами. Электронный офис. Концепции. Январь-февраль 1997г.
  9. Е.Голенцова. "Кроха сын к отцу пришел". Три основных вопроса систем управления документами. Электронный офис. Концепции. Январь-февраль 1997г.
  10. В.Климов. Выбирай или проиграешь! Сравнительный обзор систем workflow. Электронный офис. Системы. Март/Апрель 1997г.
  11. М.Козлов. Автоматизация делопроизводства как новая программная индустрия. КомпьютерПресс. Апрель 1997г.
  12. В.Нескоромный. Электронный документооборот набирает обороты. Computerworld Россия. Новости. № 15, 1997г.

Концепции

  1. В.Баласанян. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота. Компания "Электронные офисные системы", Открытые системы № 1(21) 1997г.
  2. А.Гавердовский. Концепция построения систем автоматизации документооборота, АО ВЕСТЬ, Открытые системы, № 1(21) 1997г.
  3. .Н.Красилов, И.Косякин, Д.Черных. Об одной модели документооборота. Корпорация Галактика, АО "Новый Атлант", Открытые системы № 1(21) 1997г.
  4. А.Марков. Концепция построения электронного архива. МО РФ. Открытые системы, № 1 (21) 1997г.
  5. Я.Стретович, Г.Филиппова. Об одном подходе к автоматизации документооборота. Открытые системы, № 4, 1997г.
  6. В.Ивлев, Т.Попова. Проектирование корпоративных информационных систем. Методологический подход. Электронный офис, Октябрь 1996г.
  7. В.Артемьев. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности. ЦБ РФ. Сервер Информационных Технологий. Материалы конференции "Офисные информационные системы '96". citforum.ru/win/ofis/ofis96/101.shtml
  8. Д.Ян, К.Анисимович. Электронный документооборот и русский язык. КомпьютерПресс. Июль 1997г.

Статьи, материалы конференций и выставок

  1. М.Козлов. О производстве дел в особых условиях. Национальное делопроизводство. Электронный офис, Май-июнь 1997г.
  2. О.Ефимова. Приключения документов в России.Отечественный документооборот: прошлое и настоящее. Электронный офис, Май-июнь 1997г.
  3. О.Захаров. Что такое электронный документооборот. КомпьютерПресс. Апрель 1997г.
  4. Е.Голенцова. Путеводная нить в лабиринте. Электронный офис. Концепции. Март/ Апрель 1997г.
  5. В.Климов. Депутаты голосуют "За!". Комплексная автоматизация законодательной деятельности. Электронный офис. Решения. Март/Апрель 1997г.
  6. Е.Покатаева. Революция и резолюция два слова, объединившие крупные государственные структуры вокруг Digital и "Анкея". PC Week/RE, Новости, № 10(34), 1996г.
  7. А.Колесов. Автоматизация документооборота в Восточной Сибири. PC Week/RE, Проекты, № 39(113), 1997г.
  8. Н.Свищев. Программные решения фирмы InterProCom LAN. КомпьютерПресс, Ноябрь, 1996г.
  9. Тезисы конференции. Научно-техническая конференция-выставка "Docflow'97". Москва 27 мая 1997г.
  10. М.Н.Костомаров.Управление документацией в США. Документоведение. 1996г.
  11. Джефф Сенна. Документооборот по сети Internet. ComputerWorld Россия. 1996г.
  12. Мэтт Крамер. Системы автоматизации документооборота делают всё необходимое. Сравнительный обзор. PC Week/RE, Обзоры, № 45(69), 1996г.
  13. Эрик Ландквист. Срочно требуется замена слову "документ". PC Week/RE, Обзоры, № (117), 1997г.

Компания "Электронные Офисные Системы", система "Дело-96"

  1. Дело-96 промышленная технология автоматизации отечественного делопроизводства. Тезисы доклада к научно-технической конференции-выставки "Docflow '97". 1997г. Сервер фирмы BIT Software: www.bitsoft.ru/docflow/docflow97/tezis_eos_r.htm
  2. А.Кондратенков. Система Дело-96 выбор Государственной Думы РФ. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 1998г.
  3. А.Казуто. Шесть вопросов на тему автоматизации производства. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 1997г.
  4. Технологическая схема работы с документами ЦБ РФ в условиях функционирования САДД. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 1997г.
  5. Технология работы в условиях функционирования ДЕЛО-96. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 1997г.
  6. Предложения по организации кабинетов и типовой технологии работы с документами в организации типовой структуры. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 1997г.
  7. А.Кондратенков. Дело-96 версия V новый релиз системы-лидера. Информ-Ревю. №4 (24) апрель1997г.
  8. Система автоматизации делопроизводства ДЕЛО-96. Термины и определения. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 1997г.

Система автоматизации делопроизводства ДЕЛО-96. Материалы ЗАО "Электронные офисные системы", 1997г. Документация по системе:

В.Баласанян. Компания "Электронные офисные системы" представляет технологии АДП. ComputerWeek-Moscow. Имидж-реклама. № 15, 1995г.

Компания "Ланит", система "LanDocs"

  1. LanDocs. Система автоматизации документооборота и делопроизводства. CASE-модель электронного офиса. Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow'97". Компакт-диск 1997г.
  2. В.Карабутов, фирма Ланит, Разработка CASE-модели офисного документооборота: методология, технология, практическая реализация. Сервер Информационных Технологий. Материалы конференции "Офисные информационные системы '96" citforum.ru/win/ ofis/ofis96/114.shtml

Научно-технический центр "Институт развития Москвы", система "Золушка"

  1. Золушка. Корпоративная технология автоматизированной регистрации, обработки и контроля исполнения документов, реализованная в средах DOS, Windows, Lotus Notes, с возможностью их интеграции в единую систему. Рекламные материалы. 1997г.
  2. Электронная канцелярия. Золушка-Win. Служебная корреспонденция. НТЦ Институт развития Москвы. Руководство пользователя. 1997г.
  3. И.Золотых. Материалы по системе "Золушка". Письмо от 15.02.98г.

Компания "Весть АО", системы "DocsOpen", "WorkRoute"

  1. Н. Титов. Весть АО и BIT Software: Объединение усилий. Информ-Ревю. №5 (11) 1997г.
  2. Корпоративный электронный архив документов. Весть АО. Рекламные материалы. 1997г.
  3. Корпоративная система управления документами и заданиями. Весть АО. Рекламные материалы. 1997г.
  4. Е.Гореткина. Система DOCS Open заговорила на русском языке. ComputerWeekMoscow. Рынок программных средств. № 25 1996г.
  5. Система документооборота DocsOpen. Решения Microsoft №6, 1996г.
  6. А.Гавердовский. DeltaImage Pro. Система массового ввода документов, интегрированная с системой управления документами DOCS Open. Электронный офис. Проекты и решения. Ноябрь 1996г.
  7. А.Афанасьев. Частные реализации систем документооборота. АО ВЕСТЬ, Открытые системы, № 1(21) 1997г.
  8. А.Афанасьев. Методы управления документооборотом в организации. АО Весть. Сервер Информационных Технологий. Материалы конференции "Офисные информационные системы '96". citforum.ru/win/ofis/ofis96/104.shtml
  9. В.Климов. Системы контроля исполнения и управления документооборотом. АО Весть. Сервер Информационных Технологий. Материалы конференции "Офисные информационные системы '96". citforum.ru/win/ofis/ofis96/112.shtml
  10. Система PowerDOCS. Материалы сервера компании Весть АО. www.vest.msk.ru/ avtomat_4-1.htm

Компания "Метатехнология", системы "StaffWare" и "Excalibur EFS"

  1. StaffWare система управления деловыми и адмистративными процедурами, документооборотом. Компания "Метатехнология". Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставке "Docflow'97". Компакт-диск 1997г.
  2. Excalibur EFS система управления электронными документами нового поколения. Компания "Метатехнология". Рекламные материалы к научно-технической конференциивыставке "Docflow'97". Компакт-диск. 1997г.
  3. А.Громов, М.Каменнова, А.Старыгин. Управление бизнес-процессами на основе технологии Workflow. Компания "МетаТехнология", Открытые системы, № 1(21) 1997г.
  4. Д.Зубков. Staffware система управления документооборотом. Федеральный Центр Геоэкологических Систем, Открытые системы, № 1(21) 1997г.
  5. А.Чибисов. Программное обеспечение для управления документооборотом Staffware. МетаТехнология. Сервер Информационных Технологий. Материалы конференции "Офисные информационные системы '96". citforum.ru/win/ofis/ofis96/113.shtml
  6. М.Каменнова, А.Старыгин. Корпоративная система управления документами Excalibur EFS. МетаТехнология. Сервер Информационных Технологий. Материалы конференции "Офисные информационные системы '96". citforum.ru/win/ofis/ofis96/122.shtml
  7. RetrievalWare программное обеспечение для поиска информации. Материалы компании "МетаТехнология". 1997г.
  8. А.Чибисов. Поисковые возможности Excalibur RetrievalWare. Открытые системы, № 5(19) 1996г.
  9. Е.Покатаева. "Метатехнология" построения электронного архива будущего. PC-Week / RE № 46 (71) 26 ноября 1996г.

Компания "Cognitive Technologies", система "Евфрат"

  1. А.Чередов. Системы управления электронными документами. Cognitive Technologies. Сервер Информационных Технологий. Материалы конференции "Офисные информационные системы '96". citforum.ru/win/ofis/ofis96/123.shtml
  2. А.Ливеровский. Путешествие по "Евфрату". PC-Week / RE. 1997г.
  3. М.Козлов. Совершенствуем делопроизводство и документационное обеспечение управления при помощи технологий Cognitive Technologies. Материалы компании Cognitive Technologies. 1997г.

Компания "InterTrust", система "Office Media"

  1. Office Media каталог приложений. Компания InterTrust. Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow'97". Компакт-диск. 1997г.

Компания "ОПТИМА", система "Optima-WorkFlow"

  1. Optima-WorkFlow. Система автоматизации технологических процессов формирования документов и организации конфиденциального документооборота. Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow'97". Компакт-диск. 1997г.
  2. Optima-WorkFlow. Комплексная система автоматизации документооборота и управления потоками работ. Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow'97". Компакт-диск. 1997г.
  3. Рабочий проект системы автоматизации технологических процессов формирования документов и организации конфиденциального документооборота. Отдел информационных технологий фирмы "ОПТИМА". Москва. 1996г.
  4. Техническое описание комплексной системы автоматизации технологических процессов формирования документов и организации конфиденциального документооборота. Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow'97". Компакт-диск. 1997г.
  5. А.Новичков. "Оптима" автоматизирует документооборот. Сети и системы связи. Калейдоскоп. №2(24), 1998г.

Компания "АйТи", система "БОСС-Референт"

  1. Система управления документооборотом БОСС-Референт. Фирма "АйТи". Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow'97". Компакт-диск. 1997г.
  2. Система автоматизации государственных организаций. Материалы фирмы "АйТи". 1996г.
  3. А.Логинова. Босс-референт незаменимый сотрудник любого предприятия. Компьютер-Пресс № 12, 1998г.

Компания "Анкей. Информационные системы", система "LinkWorks"

  1. А.Наумов. LinkWorks: от автоматизации офиса до управления производством. "Анкей. Информационные системы", Открытые системы, № 1(21) 1997г.
  2. LinkWorks комплексная система автоматизации документооборота и делопроизводства. Материалы компании Digital Equipment Corporation. 1996г.
  3. LinkWorks стратегия Digital для Рабочих групп любого размера. Материалы компании Digital Equipment Corporation. 1996г.
  4. Система документооборота LinkWorks. Материалы сервера компании "Анкей. Информационные системы". www.ankey.ru/Tech/office/LWX_descr.htm
  5. Электронная Система Автоматизации Документооборота и Делопроизводства КРОН Материалы сервера компании "Анкей. Информационные системы". www.ankey.ru/Tech/ office/kron.htm

Компания "Бикар", система "Дела в порядке"

  1. Е.Монахова. Электронный офис "Дела в порядке" обзавелся графическим интерфейсом. PC Week/RE, Новости, № 28(52), 1996г.
  2. В.Борисов. Сетевые "Дела в порядке" распутают процесс делопроизводства. PC Week/RE, № 37(111), 1997г.
  3. С.Короткий. О порядке в делах и не только. PC Week/RE, Обзоры, № 44(68), 1996г.

Фирма "Гарант International", система "Effect Office"

  1. Система Effect Office. Рекламные материалы к научно-технической конференции-выставки "Docflow'97". Компакт-диск. 1997г.

Фирма "ИнТорКон", система "Делопроизводство"

  1. Предложения фирмы "ИнТорКон" по инсталляции и вводу в опытную эксплуатацию пакета программ "Делопроизводство". Рекламные материалы фирмы "ИнТорКон". г.Челябинск. 1997г.
  2. Предложения по созданию корпоративной информационной системы на платформе Lotus Notes. Рекламные материалы фирмы "ИнТорКон". г.Челябинск. 1997г.
  3. Lotus Notes как основа построения корпоративных коммуникационных систем и среды для групповой работы. Рекламные материалы фирмы "ИнТорКон". г.Челябинск. 1997г.

Западные системы документооборота

  1. А.Чернобровцев. Технологии Hewlett-Packard в системах автоматизации документооборота предприятий. ComputerWeek-Moscow. Рынок аппаратных средств. № 25, 1996г.
  2. В.Н.Четвериков. GroupWise 5 помощник в канцелярии. Мир ПК, Июль 1997г.
  3. А.Шереметьев. GroupWise 5 система коллективного использования и обработки данных. КомпьютерПресс. Апрель 1997г.
  4. Е.Монахова. DOCS Open укореняется в России. PC Week/RE, Новости, № 24(48), 1996г.
  5. А.Максимов. PC DOCS воспользуется технологиями компании "Весть". PC Week/RE, Новости, № 40(64), 1996г.
  6. FormFlow 2.0 новые методы обработки электронных документов. PC Week/RE, Обзоры, № 37(61), 1996г.
  7. Джим Керстеттер. Пакет FormFlow 2.0 фирмы Delrina сам определяет маршруты. PC Week/RE, Мобильные и настольные системы, № 13(37), 1996г.

Электронные архивы документов

  1. И.Ашманов. Средства спасения. Автоматический поиск документов: осознанная необходимость. Электронный офис. Технологии и процедуры. Октябрь 1996г.
  2. А.Ефремов. Жизненный цикл информации. Электронные архивы неструктурированной информации. Электронный офис. Технологии и процедуры. Ноябрь 1996г.
  3. Ваш архивариус. Электронный офис. Концепции. Январь-февраль 1997г.

Системы оптического распознавания текстов

  1. Л.Соколовский. Массовый ввод документов. Использование высокопроизводительных систем массового ввода документов. Электронный офис. Проекты и решения. Ноябрь 1996г.
  2. А.Афанасьев. Технологии сканирования. Обзор сканеров для массового ввода. Электронный офис. Технологии и продукты. Ноябрь 1996г.
  3. Система FineReader надежно распознает платежные поручения. PC Week/RE, Обзоры, № 40(114), 1997г.
  4. К.Анисимович,А.Шамис, Д.Ян. Оптика для управления делами. Системы OCR как элемент комплекса автоматизации делопроизводства. Электронный офис. Системы. Май/ Июнь 1997г.