Обзор систем документооборота

Подробности

Введение

Что является основой управленческой деятельности? Не в последнюю очередь - это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организовано управление документами на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Автоматизация документооборота необходима для:

  • Формирования целостной картины происходящего на предприятии
  • Слаженной работы всех подразделений
  • Улучшения качества обслуживания клиентов
  • Эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов

В конечном счете, это приводит к снижению издержек, ускорению внедрения новых технологий и, наконец, увеличению прибыли.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так

  • руководство теряет целостную картину происходящего;
  • структурные подразделения, не имея информации о деятельности, друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;
  • это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
  • приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
  • для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
  • оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

Сказанное позволяет утверждать, что системы управления документами начинают играть совершенно иную роль в современном бизнесе по сравнению с той, которую они играли, скажем, десять лет назад. Главное отличие состоит в том, что в условиях информационного взрыва документы превратились в знания, и управление знаниями стало первоочередной, критической задачей для больших и средних предприятий. По западной статистике управление документами рассматривается как один из трех главных приоритетов для большинства компаний, входящих в 1000 лучших западных компаний.

Отметим также, что основным фактором, сделавшим решение этих задач действительно реальным, является достижение достаточной мощности персональных компьютеров при сохранении и даже снижении их стоимости. Сдерживающим моментом распространения корпоративных систем управления документами на российском рынке является их очень высокая стоимость (порядка нескольких тысяч долларов на одно рабочее место). Конечно, они будут дешеветь, но рассчитывать на очень значительное и быстрое снижение цен вряд ли приходится. Тем не менее ситуация не совсем безнадежна, потому что имеются сравнительно недорогие системы российского производства, а также западные системы для малого и среднего бизнеса, обеспечивающие требуемую базовую функциональность. Существует возможность постепенного наращивания мощности системы управления документами за счет включения новых фирменных модулей, а также дополнительного программирования наиболее важных для конкретного предприятия функций. Стоимость такого решения может быть снижена на порядок. В любом случае необходимо иметь в виду, что не существует чисто коробочного решения. По крайней мере, требуется проведение изучения и документирования бизнес-процессов предприятия и, возможно, их реинжениринг. Процесс подгонки и настройка системы является самостоятельной задачей и требует определенных затрат.

Основные требования

Исторически первой и жизненно необходимой системой автоматизации офиса для многих предприятий стала некоторая программа бухгалтерского учета. Например, одной из таких программ является "1С: Бухгалтерия", которая в процессе своего развития превратилась в "1С: Предприятие", позволяющая организовать в единой системе эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый учет, а также расчет заработной платы. Но даже с чисто информативной точки зрения за рамками этих программ остаются большие массивы документов (нормативные акты, техническая документация, текущий документооборот: приказы, инструкции, переписка), средства коммуникации и функции разделения полномочий. Таким образом, финансовый учет, как правило, так или иначе оказывается автоматизированным, однако это не является решением проблемы документооборота.

Затем появились системы класса систем электронного документооборота (ЭДО) на базе Lotus Notes, Microsoft Exchange, Microsoft Office. Каждая из этих систем решала какую-то частичную задачу в рамках документооборота. В той или иной степени это:

  • Документирование (составление документов, оформление, согласование и изготовление)
  • Движение документов в процессе управления (документооборот, поиск, контроль исполнения)
  • Архивное хранение (размещение, поиск и извлечение из архива)

Основная их характеристика: недорогие общедоступные решения для малого и среднего бизнеса. Главный недостаток - слабая поддержка архивной и поисковой служб.

Классификация программных продуктов

  • Системы электронного документооборота (ЭДО)
  • Системы управления потоками работ (Workflow systems)
  • Системы управление документами (СУД, Document Management systems)
  • Системы управления знаниями (СУЗ, Knowledge Management systems)

Как правило, наиболее развитые системы этого профиля объединяют в себе целую совокупность технологий, таких как:

  • средства работы групп людей с совместно используемыми данными в рамках локальных и глобальных сетей;
  • документоориентированные базы данных, позволяющие хранить информацию произвольного формата, включая форматированные тексты, графику и аудио/видеоизображения;
  • использование различных механизмов поиска информации (атрибутивный поиск, рубрикаторы, поиск по индексу (полнотекстовый поиск) и нечеткий поиск по битовым маскам);
  • средства тиражирования и синхронизации данных, а также средства создания территориально- распределенных информационных систем;
  • встроенные средства электронной почты, позволяющие дополнительно обеспечивать интеллектуальную маршрутизацию документов.
  • управление доступом для разных категорий пользователей и средства защиты информации

Полезные дополнительные функции: факс-сервис; ввод информации со сканера и система распознавание текстов.

Второй уровень требований к современной СУД связан с необходимостью включения в нее систем автоматизации деловых процессов (Workflow), т.е. системы организующих распределение сложно устроенных работ по многим взаимодействующим исполнителям и координацию деятельности последних. Типичными понятиями workflow являются "исполнитель", "работа", "список задач", "граф работы". Администратор с помощью соответствующих средств (обычно графических) описывает бизнес-процессы: что должен делать каждый исполнитель, куда от него должна уйти работа и пр.

В заключение отметим, что отличительными особенностями систем управления документами масштаба предприятия являются:

  • надежная защита данных от несанкционированного доступа;
  • высокая производительность при многопользовательской работе;
  • гибкость в настройке и открытость;
  • работа с большими объемами информации;
  • возможность иерархического хранения документов на различных типах носителей с миграцией данных (HSM);
  • работа с информацией, находящейся в различных системах (файлах документов, на WWW, в почтовых сообщениях и др.);
  • поддержка удаленных и мобильных пользователей и их групп;
  • отказоустойчивость.

Программные средства

1.1 Корпоративная СУД: Documentum

В конце 1997 года в Россию пришел общепризнанный мировой лидер в области разработки корпоративных СУД – компания Documentum, владеющая по итогам 1997 г. 22%-ной долей рынка против 13.7% у PC DOCS – данные Delphi Group. Интересы компании в России и ее продукт – Documentum EDMS – представляет московская фирма "TopS Systems Integrator" (http://www.topsbi.ru/).

Documentum - самая мощная и дорогая система управления документами и потоками документов, автоматически отслеживающая все изменения в документах и соответствующих им атрибутах. По-существу, она является программой-конструктором с огромными потенциальными возможностями, которые, однако, реализуются лишь опционально (т. е. с помощью дополнительных усилий и денег) в ходе проектирования существующих информационных комплексов. Тем самым эта СУД еще раз подтверждает свою ориентированность исключительно на крупных заказчиков. Можно сказать, что это платформа приложений корпоративного уровня для сквозной автоматизации жизненного цикла критичных для бизнеса документов

Ее масштабируемая архитектура поддерживает многочисленные сетевые конфигурации и пользовательские платформы

Серия продуктов DOCS Open ведет свою историю с 1990 года, когда появилась первая версия. И с тех пор PC DOCS Inc продолжала совершенствовать свои разработки, регулярно выпуская новые версии с учетом растущих потребностей пользователей и корпоративных клиентов. Линия продуктов DOCSFusion выпускается параллельно с продуктами линии DOCS Open. DOCSFusion это принципиально новый продукт, ориентированный на крупных корпоративных клиентов, интенсивно работающих с большим объемом документов и предъявляющие повышенные требования к защите информации. Недавно компания была куплена канадской фирмой Hummingbird Communications Ltd (http://www.hummingbird.com). В России бизнес-партнером компании является фирма Весть-Метатехнология (http://www.vest.msk.ru/)

1.2 Корпоративная СУД: DOCS Fusion

Являясь прямым наследником СУД DOCS Open, DOCSFusion сохранил все лучшее, что было в этой системе и, разумеется, главные функции для работы с документами. Принцип действия DOCSFusion базируется на создании единого (но, возможно, распределенного) архива, объединяющего в себе документы различных типов (тексты, электронные таблицы, изображения, мультимедиа). Система предоставляет удобные средства для быстрого поиска документов по атрибутам и содержанию, их систематизации и объединения в проекты по смысловому признаку, контроля версий, коллективной обработки документов и организации документооборота. DOCSFusion, также как и DOCS Open, обеспечивает безопасное хранение информации (контроль и предотвращение несанкционированного доступа) и ее целостность – каждый документ в определенный момент времени может редактироваться лишь одним человеком (поддерживается технология выписки-возврата документа в архив для работы в автономном режиме – например, дома или в командировке). Документы из архива могут автоматически загружаться в соответствующие их типу приложения (если они установлены на компьютере пользователя) или просматриваться универсальным средством просмотра. Тем самым, обеспечивается прозрачный доступ ко всей информации предприятия (с учетом прав доступ конкретного пользователя) и унифицированные приемы работы с ней.

Важно также отметить, что DOCSFusion полностью совместим с предыдущими версиями DOCS Open с точки зрения методов хранения документов, поскольку использует стандартные для DOCS Open библиотеки (совокупность SQL-базы данных с реквизитами документов и файл-сервера(-ов) с документами) и репозитарии данных.

Построение полной корпоративной системы документооборота обеспечивают отдельно поставляемые интегрируемые продукты. Управление деловыми процессами обеспечивается при помощи

1.3 СУД: Staffware

Компания Staffware plc. (Великобритания) уже более 10 лет специализируется на разработке автоматизированных систем для комплексного решения задач, связанных с управлением административными процедурами, деловыми операциями и документооборотом. Накопленный опыт и знания реализованы в форме коммерческого программного продукта - системы Staffware, которая построена на основе современных информационных технологий и может быть использована в любом секторе рынка и при любых концепциях и процедурах управления организацией.

Staffware относится к системам класса Workflow. Системы этого класса ориентируются на автоматизацию коллективной работы сотрудников организации (числом от единиц до нескольких тысяч) в рамках единых рабочих процессов. Для достижения этих целей в системе Staffware предусмотрены развитые средства маршрутизации документов, назначения конкретных исполнителей и прав доступа, передачи информативных и управляющих сообщений, мониторинг и контроль исполнения работ.

Внедрение системы в организации позволяет:

  • избежать ошибок маршрутизации в рамках заданных рабочих процедур и сократить время “пути” документа к каждому исполнителю;
  • отслеживать время реакции исполнителя на данное ему поручение;
  • наладить и/или упростить контроль за исполнительской дисциплиной и использованием ресурсов;
  • исключить потери документов;
  • повысить производительность труда исполнителей за счет сокращения времени поиска документов, информации по документам и т.д.,
  • проводить мониторинг и анализ организации рабочих процедур и их оптимизацию
  • интегрировать различные приложения, используемые в организации.

Имеются два принципиальных условия эффективного использования системы Staffware:

  • Возможность выделить в деятельности организации структурированные рабочие процессы и описать их в виде процедур.
  • Заинтересованность руководства организации, а также персонала в координации взаимодействия сотрудников, выполняющих различные работы в рамках общих рабочих процессов

1.4 СУД: Евфрат 99

Продукты Евфрат 99 объединяют интеллектуальные основные технологии от одного производителя для комплексной автоматизации делопроизводства или документационного обеспечения управлением Вашего предприятия. Это гарантирует снижение затрат на автоматизацию, слаженную работу всех частей системы, возможность ее интеграции в информационное пространство Вашего предприятия, техническую и методологическую поддержку из России. Производитель системы - московская компания Cognitive Technology (http://www.cognitive.ru/)

Евфрат 99 Document Server для Windows 95/98/NT представляет революционно новые возможности для комплексной автоматизации делопроизводства, включая создание, регистрацию, контроль исполнения, передачу, создание электронного архива и поиск документов, полученных из самых различных источников. Internet/Intranet документы, файлы компьютерных приложений, например MS Office, электронная почта, сканированные и распознанные образы бумажных документов и даже документы, существующие только на бумаге, при помощи Евфрат обеспечат высокоэффективное управление деятельностью Вашей организации, независимо от вида деятельности и формы собственности.

1.5 ЭДО: Дело96

Система Дело-96 предназначена для автоматизации традиционной модели отечественного делопроизводства. Система создана московской компанией Электронные офисные системы (http://www.eos.ru/).

Система обеспечивает пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания - до передачи в архив или уничтожения.

Система поддерживает технологию, полностью преемственную технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприятиях.

Разработчики не пошли по пути реализации современных информационных технологий, заложенных в том или ином зарубежном продукте, что неминуемо приводит к коренной перестройке управленческой структуры и технологии работы с документами на российских предприятиях. Ставилась задача создать максимально преемственную для российских предприятий технологию наиболее эффективным способом.

В результате была создана система, по возможности воспроизводящая организацию и атрибуты традиционной отечественной технологии и полностью соответствующая нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т.д. Система позволяет создавать и вести произвольное количество регистрационно-контрольных картотек в структурных подразделениях предприятия, что позволяет осуществить настройку системы на любую произвольную организационную структуру предприятия.

Система Дело-96 использует самые современные технологии работы с документами.

Построенная на основе технологии клиент-сервер, система Дело-96 поддерживает распределенную организацию корпоративного документооборота. В системе реализован механизм управления ходом работ (workflow management) для управления прохождением документов по организации и определения ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т.д.) реализованы с использованием современных систем управления базами данных масштаба предприятия (Oracle, Informix, MS SQL Server). Для информационно-аналитической работы с информацией о документообороте, в системе реализован Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документами для специалистов и руководителей с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Система также поддерживает обмен документами с помощью электронной почты.

Система готова к использованию.

Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно лишь установить ее на компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру организации и принятые правила делопроизводства и провести обучение персонала. Таким образом, систему можно рассматривать как готовую и документированную технологию делопроизводства. Фактически настройка системы на технологию работы конкретной организации вместе с соответствующим курсом обучения персонала занимает несколько дней.

Система является открытой в полном соответствии с принятыми стандартами.

В частности интерфейс прикладного программирования (API), поддерживающий промышленные стандарты ActiveX и MAPI, позволяет пользователям создавать собственные прикладные программы для расширения/модификации возможностей системы и интеграции с другими системами. Например, пользователи могут самостоятельно формировать любые отчетные формы в текстовых или табличных редакторах.

1.6 Решения на базе Lotus Notes

Понятия управление знаниями и Notes являются близкими родственниками. Notes изначально были созданы как средство коллективной работы. Базовая функциональность доставляла возможность пользователям получить доступ к коллективным знаниям и внести свой вклад. В этом смысле они всегда были инструментом для управления документами, еще в те времена, когда сам термин не стал общепринятым.

Базовой функциональностью среды Lotus Notes обеспечивается:

  • Универсальный интерфейс и единая среда для работы с корпоративной информацией;
  • Корпоративная система передачи сообщений (внутренняя и внешняя электронная почта);
  • Управление структурированными базами данных и документами;
  • Полная поддержка интернет-технологий;
  • Полнотекстовый поиск по корпоративным базам данных;
  • Тиражирование данных с помощью механизмов репликации;
  • Защита данных и управление доступом, авторизация через цифровую подпись

Domino.Doc, система работающая под Lotus Domino Server, является решением, позволяющая организовывать, управлять и хранить все критические деловые документы предприятия. Благодаря использованию ODMA (Open Document Management API), которое означает, что Вы можете создавать, сохранять и доставать докуметны, находясь в ODMA-приложении, в котором Вы привыкли работать, при этом приложение подключается к Domino.Doc серверу через HTTP или Lotus Notes протокол.

1.7 Система "Золушка"

Программно-технологический комплекс Золушка-WIN. Электронная канцелярия, созданная в НТЦ "Институт развития Москвы" (http://www.mdi.ru/), состоит из 3-х функциональных компонент программных систем, "Служебная корреспонденция" характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель.

"Решения и распоряжения" отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

"Письма граждан" характеризуется тем, что связующим началом пакета писем является адресат отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Просмотров: 12523