Вадим Ипатов, ИнтерТраст, заместитель генерального директора по развитию бизнеса

Развитие систем управления документами только за счет дополнительных возможностей и функций вряд ли позволит таким решениям эффективно отвечать потребностям бизнеса. Рынку нужны новые направления и свежая струя. Куда стоит посмотреть производителям и как должна эволюционировать СЭД?

Существует мнение, что в парадигме ("…Enterprise Content Management (ECM) – это технологии, используемые для захвата, управления, хранения, сбережения и предоставления контента и документов") и назначении ("инструменты и стратегии ЕСМ призваны управлять неструктурированной информацией организации, где бы эта информация не находилась…") системы управления корпоративным контентом достигли границ своего развития. В целом, этот вывод применим и к отечественным СЭД.

Во что превратятся СЭД и ECM?

Если не вдаваться в специфику СЭД и ЕСМ, можно считать, что и те и другие являются системами документирования, то есть отражают процессы, оторванные от бизнес-задач и основной деятельности большинства бизнес-специалистов. И если искать пути эволюции систем данного класса, то однозначно – в направлении приближения к бизнес-ценностям. Если оставить все как есть и продолжать лишь углублять существующие возможности систем документирования, эффективность работы таких решений начнет падать.

Трагедию систем документирования можно определить так. Бизнес-специалист, менеджер, работник интеллектуального труда вполне в состоянии осознать, что "если решение не задокументировано, его не существует", принцип "документировать, что делать и делать, что задокументировано" - правильный, а также принять другие ценности. Но от связанных с документированием "накладных" обязанностей и функций эта категория специалистов всегда будет стремиться отказаться. Поэтому если бы система документирования была способна предоставить свои сервисы в контексте бизнес-задач и при этом взять на себя все связанные с этим рутинные операции, то это можно было бы считать ее благородной миссией. Решение этой задачи открывает новые возможности для ЕСМ/СЭД.

По мнению Кена Бисконти, вице президента IBM по продуктам и стратегии Enterprise Content Management, новой задачей и назначением (мечтой) ЕСМ является достижение того "совершенного мира, когда нужная информация находит вас в нужном месте и нужном контексте. В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными людьми в нужное время посредством правильной информации и с использованием правильных инструментов".

Вооружение новыми, близкими бизнес-пользователям инструментами избавляет этих людей от несвойственных им задач и приближает системы документирования к бизнесу. Но есть еще одно препятствие – сложность. По выражению Рэя Оззи (создателя Lotus Notes), "Сложность убивает. Сложность высасывает жизнь из пользователей. Сложность приводит к тому, что продукты трудно проектировать, создавать, испытывать и использовать. Сложность тянет за собой проблемы безопасности. Сложность разочаровывает руководство".

чего можно осуществить расширение границ ЕСМ/СЭД от традиционного управления документами к управлению деятельностью в контексте деловых процессов? По мнению участников рабочей группы, обеспечить ориентированность на потребности бизнеса способны следующие нововведения: изменение парадигмы управления документами, социальная среда взаимодействия, поддержка Adaptive Case Management, гибкое управление жизненным циклом информации, интеллектуальная аналитика контента.

Как подстроить ПО под бизнес

Современные инструменты, включая мобильные и социальные технологии, упрощают и ускоряют взаимодействие людей в рамках деловых процессов. Вместе с тем, они же порождают все большие объемы цифровой деловой информации, и системы управления документами должны быть рядом, чтобы эффективно ею управлять. Развитый, наработанный опыт документирования не пропадает, он выступает в новой парадигме в виде сервисов управления документами. Но при сохранении методов формализованной обработки ответственных документов должны быть учтены новые требования, обеспечивающие, прежде всего, сокращение усилий, требуемых для учета (больше пользы меньшими ресурсами), уменьшение количества ручных операций, снижение операционных затрат, ускорение обработки запросов, соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования.

Социальная среда предоставляет новые возможности взаимодействия людей в ходе их совместной деятельности (коллективное создание документов в дружественном окружении, удобные инструменты для управления проектами и др.). Кроме того, осуществляется взаимодействие людей и деловых процессов с системой документирования: с одной стороны, это использование сервисов управления документами, а с другой - предоставление документационному обеспечению новых видов атрибутов: теги, рейтинги, ранжирование и т.д.

Инфраструктура ЕСМ/СЭД способна органично принять инструментарий, получивший название Adaptive Case Management. Главным назначением этого инструментария является оптимизация достижения результата в любом деле. Поэтому подход АСМ напрямую ориентирован на бизнес-ценности и адресован в первую очередь ключевым специалистам. Это расширение СЭД обеспечивает простой просмотр всех связанных документов по вопросу, динамическое управление рабочими циклами, инструментарий для быстрой разработки шаблонов и моделей типовых кейсов, изучение опыта на основе анализа прошлых дел, контроль состояния дел, высокую скорость реакции системы на запросы.

Естественное будущее меняет управление

Новые области применения СЭД, расширение парадигмы документирования диктуются временем и обеспечиваются новым инструментарием, что определяет новые горизонты СЭД как естественное развитие.

При этом меняется роль "управляющего документами". Сейчас служба документационного обеспечения - это регистрирующий орган, который требует от всех участников "официального" документооборота (оборота документов, требующих регистрации) предоставления документов в соответствии с установленными в организации правилами и нормами. Им все равно, что за документы им передаются и в каком объеме - главное, чтобы были заполнены необходимые атрибуты, и документ правильно предоставлен.

С новыми областями приложения СЭД в деятельности организации возникают предпосылки появления новых зон ответственности за документирование всей ответственной, значимой для организации информации. Эта информация рождается в разных процессах (кейсах, взаимодействиях) и часто не попадает в СЭД, поскольку вопросы решаются "частным образом". В результате могут возникать как внутренние, так и внешние коллизии (например, коммерческое обещание, сделанное сотрудником для сторонней организации по электронной почте, которое не может быть выполнено, что привело к судебному разбирательству), а также просто утраты полезной информации. Минимизировать эти риски, возможно, удастся за счет органичного подключения сервисов СЭД к деловым взаимодействиям непосредственно в ходе делового процесса. У кейс-менеджмента появляется дополнительная функция - кроме обеспечения оперативной составляющей деятельности - предоставление значимой для компании информации.

Источник: http://opendev.cnews.ru/reviews/index.shtml?2012/06/25/494160_2