Вернее это даже не разница, а тонкая грань. Зачастую, при внедрении системы электронного документооборота эта грань стирается и эти два понятия обобщаются. А соответственно, происходит смешение двух разных процедур и попытка привести их к одному знаменателю.
Почему так происходит? Вероятно из-за того, что в СЭД функция обсуждения проекта документа в том виде, в котором она существует, не является полноценным инструментом разработки документов, а лишь дополняет жесткую процедуру согласования. А организация-пользователь СЭД, в свою очередь не имя четких регламентов, перестает различать эти два понятия и пытается обсуждать и разрабатывать проекты использую «то что есть», т.е. функцию «согласование».
Почему в СЭД функция (процесс) обсуждения не обладает нужной гибкостью, так необходимой в процессах, крепко сросшихся с человеческим фактором? Скорее всего это связано с историей создания СЭД. Исторически СЭД – это картотека (или журнал) регистрационных карточек. Ну не было раньше возможности массового внесения образов документов в СЭД. И поэтому современная СЭД - это система для работы с документами, готовыми документами. И вся логика СЭД вращается вокруг, если хотите, юридически значимого документа. Как же проекты «втиснулись» в СЭД? Может быть всё дело в том, что «проект документа» - это тоже документ, который перед процедурой согласования должен быть оформлен надлежащим образом с соблюдением определенных правил? Т.е. процесс «согласования» документа всё же имеет четкую бизнес-логику и всё таки вписывается в идеологию СЭД. Путаницы добавляет тот факт, что некоторые «проекты документов» разработаны единожды в виде типовых документов и требуют только согласования. Другие же необходимо разрабатывать каждый раз заново, обсуждая и прорабатывая детали. В итоге, можно сделать вывод, что цель согласования – анализ преддокумента для утверждения его «правильности», а цель обсуждения – создание преддокумента.
Второй вопрос: почему организации-пользователи СЭД так упорно пытаются обсуждать документы в СЭД? Может быть это прозвучит банально, но предложить организации обсуждать проект документа «где-нибудь в другом месте» (с помощью outlook или общей папки на сервере), а в СЭД уже только согласовывать, выглядит несуразно. Если уж совсем утрировать, это всё равно что предложить писателю купить компьютер для того чтобы оформить роман перед передачей в издательство, а процесс написания романа организовать привычным, так сказать способом, на бумаге. После того как СЭД вышла за пределы Канцелярии и распространилась по подразделениям, её пытаются активно использовать для создания документов. Пример «служебные записки». Всё смешалось. И сотрудники подразделений, занимающиеся созданием документов, не видят в СЭД смысла, если она не облегчает эту их деятельность, в отличии от сотрудников канцелярии, которые эти документы регистрируют, и осознают логичность использования СЭД для облегчения рутиной ручной работы.
На самом деле, инструмент для таких нечетких процессов как совместная разработка и обсуждение существует. Это ECM-системы. И по мере того, как формализованные госструктуры привыкнут работать без бумажных документов на стадии подготовки и совместной разработки документов, по мере того, как коммерческие компании осознают необходимость перенесения работы с документами в некое «управляемое поле» - тогда похоже СЭД и ECM окончательно сольются.
Почтарь Марина
Руководитель службы сопровождения и тестирования "КС-Консалтинг"