"Школа успеха"  №5(23),2009

Деятельность нашей компании находится на границе информационных технологий и консалтинга и  области управления документами и заданиями (то, что в России принято называть документооборотом, документационным обеспечением). Очень часто, в нашей практике приходится сталкиваться с тем, что вопросы управления документами (как бумажными, так и электронными) в организациях самого различного масштаба отодвинуты на последний план. Особенно часто в коммерческих структурах бытует мнение, что вопрос регламентации документооборота, куда входит как процедура создания, движения и систематизации самих документов, так и вопросы организации взаимодействия персонала с документами, контроля  исполнения решений и поручений – это «вопрос десятый», есть более важные задачи, от которых напрямую зависит эффективность работы (функционирования) предприятия. И мало кто задумывается, что веками отточенные правила управления бумажными документами, направленные на четкое донесение информации, ее сохранение и накопление, на контроль исполнения решений «царя-батюшки» и т.п. - почти на все 100% применяются в современном электронном мире,  изменился только носитель информации. 

Давайте рассмотрим источники повышения эффективности предприятия на типичных для любой организации примерах.

Работа с заданиями, контроль исполнения. Самый простой и понятный пример - это контроль исполнения заданий и поручений любого руководителя или исполнение договора. Попробуйте ответить для себя на следующие вопросы:

  1. Помните ли  Вы  все поручения и задания (их содержание и срок исполнения) адресованные сотрудникам за последний месяц?
  2. В состоянии ли Вы четко проанализировать, сколько и какие из заданий были выполнены в срок, с исполнением скольких было затянуто и т.п.?
  3.  Помнят ли Ваши сотрудники все поручения своего непосредственного руководителя? А задачи и сроки их исполнения, которые возникли в текущей работе с коллегами, например, в связи с исполнением обязательств перед заказчиком по договору или в связи с необходимостью уточнить технические тонкости потребности клиента по формируемому отделом продаж коммерческому предложению?
  4. В состоянии ли другой менеджер, например, в случае, болезни одного  из сотрудников, быстро принять на себя  заданий, поручений и договоров отсутствующего специалиста и продолжить их выполнение именно с того момента, на котором остановился его коллега?
  5. Существует  ли в Вашей организации механизм, позволяющий наладить удобное и четкое  взаимодействие сотрудников и руководителей по рабочим вопросам, по договорным и коммерческим документам и т.д.?

Полагаю, мало, кто ответит утвердительно на большинство из этих вопросов. Именно из этих,так сказать, составляющих ,складывается имидж компании, итоговая эффективность предприятия, что напрямую влияет как на прибыль,  так и на управляемость.

Между тем, упорядочив и описав «правила игры» в организации, а затем, применив современные средства автоматизации контроля исполнения задач, можно значительно повысить эффективность сотрудников и эффективность управления процессами компании в целом. По оценкам предприятий, уже прошедших этот путь, эти простые меры  позволяют увеличить итоговую прибыль на 5-10%.

Договорная работа. Абсолютно любая организация в своей деятельности сталкивается с договорной работой. Это может касаться  хозяйственной деятельности, поставок, оказания услуг и т.д. Естественно, в большей степени это относится  к коммерческим организациям, чья деятельность полностью завязана на тех или иных договорные отношения с клиентами.

Если работа с этими документами в организации не налажена, то очевидны следующие типичные проблемы:

  • Затягивание  процесса разработки и согласования договоров.
  • Путаница  в комплектах договорных документов и их редакциях (дополнительные соглашения, графики поставок и работ, акты).
  • Нарушение сроков обязательств по договорам.

Избежать этих негативных последствий опять же помогает комплекс   мер:

  • Постановка и описание документооборота и бизнес-процессов в части договорной работы.
  • Применение системы автоматизации документооборота и контроля исполнения.

Типичный цикл работы  с договорами примерно следующий: создание проекта договора, его согласование внутри организации, согласование с заказчиком, подписание, регистрация, хранение оригинала, организация работы персонала по исполнению договора, контроль исполнения обязательств, контроль соблюдения сроков оплаты со стороны заказчика, закрытие актами этапов договора и т.д.

Система автоматизации документооборота и бизнес-процессов поможет четко организовать эту работу:

  1. Система хранит выверенные шаблоны договоров, актов и других документов по каждому типу сделок и гарантирует то, что менеджеры всегда будут видеть и  использовать именно актуальный шаблон документа.
  2. Функция разработки проектов документов позволяет быстро согласовывать документ внутри организации и  отслеживать его версии, даже если участники согласования находятся территориально не в одном офисе или даже городе.
  3. Проверенные временем методы отслеживания движения оригиналов и организация  их хранения, реализованные в автоматизированной системе, дают возможность иметь четкое  представление по «бумажным» документам: когда был отправлен клиенту, когда вернулся с подписания, кому передавался оригинал и где хранится в настоящее время.
  4. Средства контроля поручений и заданий дают возможность назначать ответственных сотрудников, кураторов исполнения условий договора, назначать плановые даты закрытия этапов и контролировать соблюдение этих сроков.
  5. Централизованное хранение документов в единой базе данных системы позволяет не только избежать создания неограниченного числа клонов документа в различных устаревших редакциях, но и предусмотреть возможность замещения одного сотрудника другим с передачей «дублеру» полной картины по исполнению договора, поручений и заданий, моментально «включая» его в работу.
  6. Возможность интеграции с другими приложениями, позволит аккумулировать в системе документооборота все необходимые документы и информацию. Например, автоматически отражать в договоре информацию о поступлении оплат, передавая информацию о соответствующих платежных поручениях из 1С:Бухгалтерия.
  7. Подсистема процессного управления избавит от рутинных процедур и стандартных операций с документами. Например, автоматизирует типовые сценарии работы с заявками клиентов – «Если заявка на Товар, то отправить ее в Отдел поставки с поручением составить Проект договора в течение 2х дней. Если заявка на Услуги, то передать ее в Отдел обслуживания клиентов с поручением составить Проект договора на обслуживание в течение 3х дней. При этом Если Сумма заявки более 100 000 руб., то переслать эту заявку руководителю соответствующего Отдела с пометкой Для особого контроля, а если Проект договора в срок не подготовлен – направить руководителю Отдела Напоминание о том, что заявка клиента все еще не отработана!».
    Подобных  сценариев в каждой организации может быть множество, и на каждый можно разработать соответствующий автоматизированный процесс-сценарий, который поможет выполнять работу в соответствии с принятым регламентом, не упуская даже мелочей.

Вся текущая работа в современной организации соткана из таких «документов» (бумажных или электронных, формальных или неформальных), обрастающих «заданиями», «поручениями», «контрольными сроками» и т.п.
Для того чтобы создать и описать четкие правила работы в организации с этими потоками информации – мы предлагаем нашим Заказчикам девятилетний опыт в области управления документами.
А для того, что бы обеспечить наших Заказчиков современными и эффективными инструментами – мы предлагаем линейку программных продуктов, позволяющую решить любую задачу из этой области. 

Андрей Балабанов, генеральный директор ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг»