Автоматизация делопроизводства – актуальная потребность времени.
Каждый из нас тратит всегда немало времени на разбор бумаг на своем столе, или, что хуже, во всей организации. Какими бы организованным Вы не были, бумага - это вещь, которая обладает невероятной живучестью и способностью накапливаться в неимоверных количествах. Нужный документ, зачастую, трудно найти, а ненужные - под руками. Рядовые, на первый взгляд причины, – болезнь сотрудника, командировка или отпуск – могут привести к тому, что его не окажется на месте, а вы совместными усилиями только вчера закончили подготовку документа, который сегодня был затребован клиентом. Согласитесь, что это является вполне «уважительной» причиной, чтобы у компьютера собралось совещание, среди которого люди, пытающиеся своим участием и усилиями помочь озабоченному руководителю – масса потерянного времени и нервов. Картина становится особенно мрачной, если от этого документа зависит судьба контракта. ЧТО ДЕЛАТЬ? Как превратить компьютер из устройства, производящего документы, в помощника, организующего столь неорганизованное существо как человек?
Приведем некоторые статистические данные экспертов для российской действительности:
- 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего времени в попытках его найти;
- в организациях в среднем делается 19 копий каждого документа;
- 90% всей корпоративной информации остается на бумаге;
- общий объем информации удваивается за 5 лет и учетверяется за 10 лет;
- соотношение количества бумажных и электронных документов составит через 5 лет 50 на 50 процентов, через 10 лет - 30 на 70 процентов.
Исходя из приведенных оценок, перед организацией рано или поздно встанет проблема в потребности автоматизации делопроизводства и документооборота, независимо от того, к какой деятельности она относится: коммерческой, производственной, правовой, банковской или государственной структуре.
Автоматизация делопроизводства - способ решения задач российского делопроизводства.
Современные системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) позволяют решать полный комплекс задач делопроизводства:
- Организация полного и удобного учета и обработки всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.
- Сохранение всех документов, связанных с деятельностью организации более удобным и рациональным способом, позволяющим быстро найти любой необходимый документ при наличии соответствующих прав доступа.
- Отслеживание состояния каждого документа, маршрута его движения, а также взаимосвязь с другими документами.
- Обеспечение выполнения своевременных требований обработки документов.
- Осуществление четкого контроля за исполнением поручений.
Автоматизация делопроизводства - автоматизация полного жизненного цикла документа.
Современные системы автоматизации делопроизводства позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за выполнением. САДД охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, передачи и хранения документов, а так же автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства.
Жизненный цикл документа, от создания до его списания в дело или уничтожения, представляется в виде последовательных стадий, каждую из которых документ проходит на протяжении определенного промежутка времени. Системы автоматизации делопроизводства позволяют автоматически фиксировать переход документа из одной стадии в другую. Например, САДД «Дело», отражает его историю в электронных журналах: создание, регистрация, переход из одной папки в другую, исполнение, списание в дело, хранение с указанием места нахождения документа, как в бумажном виде, так и в электронном хранилище. Таким образом, появляется возможность отследить состояние каждого документа, маршрут движения, его взаимосвязь с другими документами.
Автоматизация делопроизводства - новая технология управления.
Система автоматизированного документооборота позволяет руководству организации давать поручения и контролировать процесс их исполнения. При этом ведется наглядный учет всех документов, по которым сотрудник является исполнителем, а также тех документов, которые он поставил на контроль. Некоторые системы автоматизации делопроизводства позволяют установить различные уровни контроля. Через систему автоматизации документооборота до каждого исполнителя доводится информация о том, какие работы и в какие сроки он должен выполнить. При этом регламентируются права доступа пользователей к функциям САДД. Таким образом снять задание с контроля может только автор либо его «доверенный пользователь».
Чтобы эффективно управлять документами, надо знать источник их происхождения, отслеживать текущее состояние документа, иметь возможность своевременно дать задание либо его отозвать, что в случае использования системы автоматизации «Дело» легко выполняется. По сути, внедрение САДД призвано упорядочить и формализовать существующие процессы делопроизводства и управления. Система автоматизированного документооборота "Дело", помимо названых, имеет еще две немаловажные особенности: она обеспечивает ускорение процесса делопроизводства и безошибочное и своевременное исполнения резолюций руководителя. Для руководителей организации деятельность сотрудников становится более прозрачной, а, значит, более управляемой. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ним заданий - получение эффективного инструмента управления деятельностью организации.
Автоматизация делопроизводства - безопасность информации и защита документов.
В системах автоматизации делопроизводства можно обрабатывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы и др.
Для защиты документов в системе используются не только встроенные средства защиты, предоставляемые технологической платформой, на которой базируется система, но и сертифицированные ФАПСИ СКЗИ «Крипто-Про», «Верба» и др.
Технология хранения документов в условиях автоматизации позволяет держать информацию на оптических или магнитных носителях. Это дает большое количество преимуществ:
- Защита от потери информации или повреждения. Потеря всей или хотя бы какой-то части информации для организации может иметь серьезные последствия, вплоть до банкротства или даже полного прекращения деятельности. С бумагой все гораздо сложнее, чем с электронными носителями информации. Бумага подвержена многим "болезням", как то старение, опасение огня, возможность полного и безвозвратного уничтожения. Кроме того, очень трудно сделать копию всего архива бумажных документов на случай непредвиденных обстоятельств. Это вызвано, во-первых, высокой стоимостью хранения, во-вторых, высокой стоимостью и временем копирования документов. В случае с электронными документами все наоборот. Компактность, быстрота и дешевизна копирования позволяет делать и хранить столько копий информации, сколько нужно для обеспечения надежности Вашего бизнеса.
- Защита от несанкционированного доступа.
- Электронные носители позволяют сохранить больше информации в меньшем объеме, а меньший объем, следовательно, дешевле защищать.
- Разграничение доступа пользователей к информации, в том числе к документам различной степени секретности.
- Отдельные системы дают возможность доступа к документам через внутрикорпоративную систему Intranet или сеть Internet. При доступе из сети Internet система позволяет обеспечить конфиденциальность информации.
- Для защиты электронных документов могут быть использованы сертифицированные криптографические программы.
Автоматизация делопроизводства - выбор продукта для реализации.
Основным критерием выбора системы, мы считаем, принцип эффективности, который обеспечит минимизацию суммарных затрат, включая этапы выбора, внедрения и эксплуатации продукта. В частности, это означает отдать предпочтение готовому продукту перед специально разрабатываемыми и адаптируемыми.
Другими важными критериями выбора являются:
- масштабируемость,
- модульность,
- распределенность,
- открытость,
- безопасность,
- интегрируемость с другими системами,
- время достижения результатов,
- экономичность и быстрая окупаемость вложенных затрат,
- многолетняя практика использования.
Сегодня с уверенностью, можно назвать одну из таких непрерывно развивающихся систем, которая содержит все вышеперечисленные критерии - система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело», которая работает в десятках крупнейших организации, на тысячах рабочих мест и с миллионами зарегистрированных документов. Система автоматизации и документооборота «Дело» - одно из наиболее конкурентоспособных предложений на рынке, как по набору функциональных возможностей, так и по стоимости решения.
Автоматизация делопроизводства - организация проекта внедрения.
При внедрении какого-либо проекта автоматизации делопроизводства перед руководителем всегда встает вопрос: как организовать проект внедрения таким образом, чтобы он был предсказуем, управляем и, что немаловажно, экономичен? Профессионализм, опыт, знания, современные технологии и инструменты – основные факторы успешности выполнения проекта. Все это обеспечивается компаниями, рекомендованными разработчиками систем и имеющих немалый опыт внедрения.
В частности, в случае системы «Дело», поддержку и внедрение осуществляют специалисты группы «Сибкон», которая присутствует во всех регионах Сибири. Специалистами выполняется весь спектр услуг по проекту внедрения и обеспечивается:
- Серьезный организационный и технологический подход к процессу внедрения.
- Четкое определение задач и поэтапность их решения.
- Составление и выполнение плана внедрения.
- Управление проектом внедрения.
- Документирование процесса внедрения.
- Обучение сотрудников и подготовка администраторов, технологов и менеджеров систем делопроизводства.
- Успешность внедрения и полнофункциональная эксплуатация, согласно поставленным задачам. Это определяется выполнением конечными пользователями всех своих функций в новой системе в режиме эксплуатации.