Балабанов А.В., руководитель отдела автоматизации деловых процессов компании "Корпоративные системы", г.Барнаул
Пожалуй, каждый руководитель слышал термины "work-flow", "doc-flow", "автоматизация бизнес процессов и документооборота", "системы электронного документооборота"…
Что это - очередная мода или "способ отъема денег у населения"?
Что это на практике означает для руководителя, для компании, для управления компанией?
Да и вообще, действительно ли так важно, чтобы в компании был "поставлен" документооборот и описаны бизнес-процессы?
Зачем все усложнять, ведь работает компания и без этого "формализма"?
Так ли бесспорно то, что одной из составляющих успешного развития и процветания, как небольшой фирмы, так и крупной организации является четкий и отлаженный документооборот?
Для того чтобы понять есть управлении в Вашей компанией скрытые и не осознанные проблемы или нет, давайте зададим себе несколько важных вопросов:
- Можно найти письмо, которое вы отправили заказчику примерно год назад и сколько это займет времени?;
- Возможно ли провести согласование проекта договора внутри компании, в течение нескольких часов? А если участники согласования находятся в разных офисах, разбросанных по городу? По стране?;
- Вы можете быть уверены, что к договору приложена именно последняя редакция спецификации, что именно ее утвердил заказчик и именно по ней везет товар отдел закупок?;
- Все ли сотрудники знают, с кем в компании должен быть согласован тот или иной документ, прежде чем он попадет на глаза заказчику?;
- Вы можете уверенно сказать, все ли поручения, данные вами на совещаниях, выполнены в срок и выполнены ли вообще?;
- Всегда ли филиалы руководствуются в своей деятельности последними распорядительными документами головной компании?;
- Сколько времени проходит от момента принятия решения до его исполнения в вашем холдинге, особенно если его предприятия расположены не в одном городе?;
- Как быстро у Вас в компании происходит передача дел и документов, находящихся в работе, между сотрудниками?;
- В Вашей компании пропадали безвозвратно оригиналы важных документов?.
Скорее всего, на большинство из этих критичных для деятельности предприятия вопросов, Вы дали неутешительный ответ. Проблемы в работе с документами явно существуют не только в государственных структурах.
А ведь, как правило, 80 - 90 % всей информации в любой компании, содержится именно в документах (различных видов и типов). Управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов, а значит, без эффективного управления документацией и организации работы с ней не возможно эффективное управление предприятием.
Между тем, в современном мире три задачи становятся все более и более критичными для руководителей:
- снижение инертности предприятия;
- обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия;
- накопление знаний (информации) и управление знаниями (информацией).
В настоящее время все эти проблемы и задачи можно эффективно решить с помощью современных информационных технологий, а именно, систем электронного документооборота (СЭД). Но, первой задачей все же является как раз описание и "постановка" документооборота компании, а уж потом его автоматизация, потому, что автоматизированный хаос не перестает быть хаосом.
Конечно, прежде чем решиться на внедрение СЭД требуется количественно оценить ее эффективность, срок возврата инвестиций в приобретение программного обеспечения системы и запуск его в эксплуатацию.
Сразу сделаем уточнение - внедрение СЭД вовсе не означает полный переход предприятия на безбумажный документооборот. Это не реально не только в настоящий момент, но и в обозримом будущем. В первую очередь речь идет о частичном внутреннем безбумажном документообороте и автоматизации ключевых бизнес-процессов. Именно это на сегодняшний день дает максимальную отдачу от вложений в СЭД.
Корпоративные системы электронного документооборота в первую очередь созданы для повышения эффективности использования рабочего времени ведущих сотрудников и руководителей компании.
Самый простой, и наглядный способ расчета эффективности основан на сокращении непроизводственных затрат времени при обработке и исполнении документов в случае использования СЭД на предприятии.
По средним оценкам процент рабочего времени, которое сотрудники тратят на различные операции связанные с работой с бумажными документами примерно следующий:
- поиск и ожидание поступления документов 20%;
- согласование и утверждение документов 20%;
- передача документов между подразделениями 10%.
Данные оценки по нашему опыту являются минимальными, часто эти цифры оказываются значительно больше.
Практика показывает, что на деле СЭД может более чем на половину снизить непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами - договорами, счетами, накладными, письмами, заявками и т.п. Исключаются риски, связанные с использованием в работе неактуальных документов, элементарной путаницей и потерей документов. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭД позволяет преобразовывать в рабочее время за счет возможности удаленной работы с документами как через Internet/Intranet, так и по электронной почте.
Ожидаемый возврат инвестиций в приобретение СЭД, исходя только из этих оценок, возможен максимально быстро - обычно система окупается уже через 3-4 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно сокращаться расходы предприятия на внутреннее тиражирование и перемещение документов.
Но, пожалуй, больший эффект от внедрения СЭД дает качественное изменение в управлении и динамике деятельности предприятия:
- сокращаются сроки принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в рамках СЭД;
- принимаются более обоснованные решения, т.к. при их подготовке руководители располагают полной и достоверной управленческой информацией;
- руководители получают механизм, дающий возможность эффективно управлять работой с документами и поручениями на предприятии;
- как следствие, снижается инертность предприятия и возрастает его конкурентоспособность.
Показательно, что по оценкам самих компаний, внедривших у себя СЭД, применение таких систем может способствовать повышению прибыли предприятия на 5-10%.
Какова при этом цена вопроса?
Рассмотрим пример стоимости СЭД, построенной на базе одного из лидирующих в отрасли программных продуктов - системе "ДЕЛО-Предприятие".
В среднем, в компании с численностью 150-200 человек насчитывается порядка 25 сотрудников и руководителей (должностных лиц), наиболее активно участвующих в работе с документами тех или иных типов.
Корпоративная система электронного документооборота, охватывающая 25 участников процесса, построенная на базе системы "ДЕЛО-Предприятие" и автоматизирующая самые критичные бизнес-процессы, с учетом стоимости внедрения "под ключ" обходится в сумму от 250 000 руб.
Согласитесь, далеко не великие деньги, в сравнении с получаемыми от использования системы преимуществами.
Опубликовано в журнале "Школа успеха" и "Бизнес-журнал", октябрь 2006 г.