ООО «Завод котельного оборудования «Гарант»

Описание проекта внедрения «eDocLib: Актив Бизнес» на заводе котельного оборудования «Гарант»

Участники

Заказчик:

Исполнитель:

Компания «КС-Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири)

Срок реализации:

Декабрь-январь 2016

Ситуация к началу реализации проекта

К моменту обращения представителей Завода в КС-Консалтинг, на предприятии сложилась ситуация в отношении документационного взаимодействия по ведению делопроизводства и договорной деятельности, при которой использовались приемы традиционного делопроизводства с комбинированные элементы обмена и хранения информации в электронном виде. Так, наряду с традиционным движением бумажных документов и их копий, файлы электронных образов помещались в папки централизованного файлохранилища на сервере, а для ускорения процессов согласования, пересылались по каналам электронной почты. При этом вся сопутствующая информация о поручениях и их исполнении передавалась по различным не связанным друг с другом каналам связи (мессенджеры, телефон, e-mail и т.д.). Вместе с тем присутствовали и элементы формализации некоторых процессов взаимодействия в административно-управленческих и сбытовых подразделениях Завода, посредством создания, сбора и обработки бумажных заявок в снабженческие и производственные подразделения. Однако разрозненность каналов и способов как передачи различной информации, так и обратной связи, не позволяло снизить трудозатраты коллективного взаимодействия, а также обеспечить возможность использования систематизированных инструментов контроля исполнительской дисциплины.

Задачи проекта

Обеспечение инструментария для хранения и обработки информации в ходе ведения деятельности Завода, включая документы, поручения и проекты документов, а также договоры и прочую информацию, находящуюся в структурированных файлохранищах на серверах учреждения.
Обеспечение инструментария оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины, включающего в себя возможность автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений.
Обеспечение инструментария для реализации автоматизированного управления заявками и договорами.
Обеспечение инструментария для решения дополнительных задач, включающих в себя модернизацию взаимодействия подразделений, служб и филиалов: транспортные, хозяйственные и прочие заявки обеспечения деятельности учреждения.
Обеспечение перспективной возможности расширения охвата взаимодействия с руководителями производственных и складских подразделений по мере возникновения обоснованной необходимости.

Решение

Благодаря возможности подробного предварительного обследования, предшествовавшего постановке задач, анализу и выбору программного решения, была внедрена система «eDocLib: Актив Бизнес», которая сочетает в себе все ключевые технологии и функции ECM-системы, а также обладает широкими возможностями функциональной адаптации, в том числе и к нетиповым автоматизируемым процессам. Повышению комфорта работы пользователей в системе также способствуют приложение для мониторинга и оповещения пользователей ДокАгент, и модуль интеграции с MS Outlook. Осуществление глубокой адаптации системы в соответствии с результатами обследования, позволило в полной мере обеспечить запуск ее эксплуатации в рамках всех поставленных задач.

Реализация проекта

Завод котельного оборудования «Гарант» закупил комплект из 25 лицензий ПО «eDocLib: Актив Бизнес», а также приложение ДокАгент.

Специалисты «КС-Консалтинг» согласовали с заказчиком подробно описанные автоматизируемые процессы, маршрутограммы и экранные формы. Произвели конфигурирование и настройку системы. После чего приступили к выполнению двух параллельных задач: обучению персонала на рабочих местах пользователей и совместному тестированию настроенных функциональных процессов.

Ввиду оперативности хода внедрения, от заказчика очень быстро поступило предложение из режима опытной эксплуатации в промышленную. Это было обусловлено простотой освоения пользователями навыков работы в системе, а также оптимальностью выполненного конфигурирования. Таким образом, к исходу третьей недели с начала обучения пользователей, основные функциональные процессы в системе в масштабе 25 пользователей были запущены в эксплуатацию. Что вполне позволило считать поставленные задачи успешно решенными. Дополнительно возникающие замечания и предложения было решено реализовать в рабочем порядке в процессе эксплуатации системы заказчиком. Следует отметить, что этому в значительно степени способствовал высокий уровень ответственности заказчика, организовавшего оперативное и эффективное взаимодействие своих сотрудников со специалистами «КС-Консалтинг».

Особенностью данного проекта являлось то обстоятельство, что вопрос начала внедрения и вопрос приобретения серверного оборудования были значительно рассинхронизированы между собой во времени. И поскольку серверное оборудование поступило заказчику лишь спустя месяц после начала внедрения, то все мероприятия, включая обучение пользователей, их работу в системе, а также запуск системы в промышленную эксплуатацию удалось реализовать, развернув «eDocLib: Актив Бизнес» в облаке компании «КС-Консалтинг». В последствии серверная часть системы была перенесена на сервер заказчика, что для самих пользователей осталось практически незамеченным.

Результаты и перспективы проекта

Внедрение системы «eDocLib: Актив Бизнес» позволило достичь следующих результатов:

обеспечена возможность ввода, обработки, хранения и удобного поиска документов в системе;
устранены разрозненные журналы регистрации документов, а также участки вынужденного движения и обработки бумажных копий документов;
налажена система коллективного взаимодействия при исполнении задач и поручений по документам и договорам;
реализована возможность безбумажного согласования проектов документов и договоров;
реализована система безбумажного движения и исполнения различных заявок при взаимодействии подразделений, где требуется учет и контроль этих процессов;
обеспечена логическая и функциональная взаимоувязка автоматизированных процессов для обеспечения оперативного и прозрачного контроля.

Успешное и плодотворное совместное решение поставленных задач при внедрении системы «eDocLib: Актив Бизнес» дало возможность заказчику не только существенно повысить эффективность и комфорт коллективного взаимодействия сотрудников подразделений завода, но и активно развивать перечень потенциальных потребностей в автоматизации своих бизнес-процессов. Таким образом достигнуто соглашение о планировании предварительной подготовке последующих этапов расширения масштаба использования системы и ее функционального применения.