Управление архивом

  • Составление номенклатуры дел;
  • Оперативное хранение дел;
  • Подготовка для передачи на архивное хранение;
  • Регистрация – создание архивных регистрационных карточек (АРК);
  • Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление единиц архивного хранения;
  • Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве;
  • Топографирование хранилища документального архивного фонда, учет свободного места в архивохранилищах;
  • Автоматизированная подготовка номенклатуры дел;
  • Создание номенклатурных заголовков в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда;
  • Группировка в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.

 

Поисковые возможности

  • Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (или их сочетанию) АРК;
  • Сохранение, просмотр, корректировка сохраненных поисковых запросов;
  • Поиск с отображением списка результатов по сформированным поисковым запросам;
  • Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице;
  • Печать результатов поиска;
  • Поиск по штрих-коду.

 

Простая загрузка

  • Использование технологии поточного сканирования для перевода бумажного архивного фонда в цифровой вид, поддерживаемый системой;
  • Приём исполненных документов из СЭД «ДЕЛО» или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.

 

«Поточное сканирование»

Опция «Поточное сканирование» предназначена для автоматизации процесса массового сканирования с прикреплением образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам.

Опция «Поточное сканирование» обеспечивает автоматизацию следующих процессов:

  • прикрепление отсканированных образов к АРК;
  • создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, прикрепление к ним соответствующих файлов (цифровых образов, отсканированных с бумажных экземпляров).

 

Обеспечение долговременного хранение документов с ЭП

В настоящее время существует проблема долговременного хранения документа с электронной подписью (электронного оригинала). Срок действия сертификата ЭП, аналога собственноручной подписи на бумаге, составляет 1-3 года. Но срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года.

Эксперты компании ЭОС накопили значительный опыт в методологическом и технологическом обеспечении долговременного хранения электронных документов.

Подробнее

 

«Читальный зал»

Электронные архивы (ЭА) призваны значительно упростить работу с находящимися в них материалами и повысить эффективность использования информационных ресурсов.

Организация доступа к информации, хранящейся в ЭА, является важной задачей автоматизации архивного делопроизводства.

Модуль «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный доступ пользователя к ЭА. Работа с опцией характеризуется простотой доступа к делам и документам, удобством их использования. «Читальный зал» имеет широкие возможности поиска нужных материалов, а также коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система разграничения прав доступа читателей к информации в зависимости от их полномочий.

 

Назначение

Модуль «Читальный зал» предназначен для информационно-справочного обслуживания пользователей электронного архива. Он автоматизирует процесс доступа к следующей информации:

  • архивным карточкам дел;
  • архивным карточкам документов;
  • электронным образам документов

При этом функции «Читального зала» позволяют:

  • просматривать содержимое архивных фондов, дел, документов;
  • регламентировать доступ каждого читателя к тем или иным ресурсам;
  • создавать и вести общие и личные папки пользователей, куда можно помещать отобранные пользователями материалы;
  • осуществлять поиск дел и документов по атрибутам, а также содержанию.

 

Права пользователей

В «Читальном зале» возможны две роли пользователя: Читатель или Библиотекарь

Читатель имеет доступ:

  • к информации одного или нескольких архивных фондов;
  • к информации по одному или нескольким грифам (общий, ДСП и т.д.);
  • к документам по одному или нескольким подразделениям – источникам комплектования;
  • к общим папкам (может быть запрещен);
  • к материалам определенных годов.

Также Читатель имеет права на:

  • создание и управление своими личными папками;
  • помещение дел и документов в свои личные папки;
  • просмотр прикрепленных файлов с электронными образами документов (может быть запрещен).

Библиотекарь обладает правами на:

  • регистрацию и удаление пользователей;
  • редактирование реквизитов пользователя;
  • определение прав доступа Читателя к ресурсам электронного архива;
  • печать карточки пользователя;
  • просмотр списка пользователей;
  • поиск пользователя среди зарегистрированных;
  • определение временного периода, в течение которого Читателю разрешено работать в «Читальном зале»;
  • помещение дел и документов в общие/личные папки;
  • создание и ведение списка общих папок;
  • перевод любой личной папки в состав общих.