ФГБУЗ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Министерства здравоохранения Российской Федерации (г. Барнаул)
Описание проекта внедрения СЭД «ДЕЛО» в ФГБУ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Министерства здравоохранения РФ (г. Барнаул)
Участники
О заказчике
Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования в г. Барнауле – один из трех центров ортопедического профиля, построенных в России в рамках приоритетного национального проекта «Здоровье».
В структуру Центра входят консультативная поликлиника, 3 взрослых и 1 детское травматолого-ортопедических отделения, анестезиолого-реанимационное отделение, оперблок с 5 операционными залами, лаборатория, отделение лучевой диагностики и отделение восстановительного лечения. Центр предоставляет высокотехнологичную медицинскую помощь в области травматологии, ортопедии, эндопротезирования и в смежных областях медицины.
Исполнитель
Компания «Корпоративные системы - Консалтинг», партнер компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири.
Срок реализации
Сентябрь – октябрь 2015 г.
Ситуация к началу реализации проекта
Документооборот в ФГБУ «ФЦТОЭ» до начала внедрения СЭД «ДЕЛО» не был автоматизирован. Сотрудниками использовалась журнальная форма регистрации документов на бумажном носителе. Необходимость эффективной организации учета и контроля сроков исполнения документов стали предпосылками решения о внедрении СЭД.
Задачи проекта
Система документооборота должна была решить следующие задачи:
- автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к регистрационной карточке их электронных образов;
- обеспечение возможности для ответственных за контроль лиц отслеживать сроки исполнения документов, поступающих из вышестоящих организаций, а также поручений, вынесенных Главным врачом (руководителем Центра);
- создание базы данных электронных документов с сохранением истории их изменений, предоставляя пользователю актуальную информацию о статусе документа.
- автоматизация формирования отчетов по документообороту.
Таким образом, система документооборота должна была решить не только задачи по регистрации и учету документов, но и автоматизации контроля исполнения документов. СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС, выбранная для внедрения, обладала всем необходимым для решения этих задач функционалом.
Реализация проекта
Для решения вышеуказанных задач Заказчиком были приобретены:
- 8 пользовательских лицензий СЭД (3 рабочих места системы «ДЕЛО» и 5 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-Web»);
- опция «Сканирование» (для перевода бумажных документов в электронный вид с последующим прикреплением их к регистрационным карточкам);
- приложение «Мониторинг документов» для всех пользователей СЭД. Это приложение является собственной разработкой «КС-Консалтинг» и выполняет функцию информера, причем позволяет пользователям узнавать о событиях в СЭД, не запуская «ДЕЛО».
Система документооборота «ДЕЛО» была установлена в приемной, канцелярии и у начальников отделов. Специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование документооборота учреждения и по его итогам составили перечень видов документов, которые необходимо учитывать в СЭД, определили маршруты их движения, а также выделили особенности заполнения реквизитов РК. В соответствии с результатами обследования система была настроена:
- заведены все необходимые группы документов;
- заполнены базовые справочники (справочник внешних организаций, внутренний справочник должностных лиц).
В рамках проекта каждый пользователь прошел индивидуальное обучение, осваивая на своем рабочем месте алгоритмы работы в программе. Первыми обучение прошли сотрудники общего отдела. В октябре на завершающей стадии проекта, обучение прошли начальники отделов.
Таким образом, в результате внедрения СЭД «ДЕЛО» в ФГБУ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Министерства здравоохранения Российской Федерации (г. Барнаул) сформирована единая база данных входящих, исходящих и внутренних документов.