ЗАО «Бизнес-решение» (Аптечная сеть «Первая помощь»)

Описание проекта внедрения eDocLib: Актив Бизнес в ЗАО «Бизнес-решение» (Аптечная сеть «Первая помощь»)

Заказчик.

ЗАО «Бизнес-решение»

(Аптечная сеть «Первая помощь»)

«Первая помощь» — крупнейшая на Алтае аптечная сеть. Существует с 2000 года на рынке города и края. Официальная дата образования аптечной сети "Первая помощь" — 11 июля 2000 г. На сегодняшний день в аптечной сети «Первая помощь» работает более 70 аптек:

более 30 аптек и аптечных маркетов сети расположены в разных районах города Барнаула.
динамично развивается региональное направление — более 30 аптек находятся в Алтайском крае и республике Алтай, а также в г. Новосибирске, Новосибирской и Кемеровской области.

По данным за август года в сети трудится более 650 человек.

Проект. Автоматизация документооборота, управления корпоративной информацией и взаимодействием сотрудников на базе прикладного ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес.

Сроки реализации. 22.07.2011 – 31.08.2011 гг.

Исполнитель. ООО «КС–Консалтинг», золотой дилер компании «ЭОС», разработчик прикладного ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес.

Ситуация к началу реализации проекта. На середину 2011 года в ЗАО «Бизнес-решение» автоматизация бизнес-процессов была организована в основном посредством MS Outlook. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции велась в бумажных журналах и дублировалась в простом специализированном приложении (далее – «электронный журнал»); нужные сотрудникам документы копировались на бумажном носителе; поручения отдавались устно, по телефону или с помощью задач в MS Outlook и с его же помощью контролировались. Информация по работе с корпоративными документами - по преддоговорной работе, по договорам, связанная с ними документация - была довольно разрозненна, поиск «связанных» документов, контроль соответствующих им поручений и сроков по ним затруднен. Ситуация осложнялась наличием более десяти юридических лиц под управлением ЗАО «Бизнес-решение». Также назрела необходимость организации «базы знаний» для IT-службы, в связи с обилием однотипных обращений пользователей и решений по ним.

Цели проекта. Основные цели, которые предполагалось достигнуть с помощью автоматизации, это упорядочить учет документов и улучшить взаимодействие сотрудников. В ходе изучения положения о документообороте и выявления основных схем внутреннего движения документов по сотрудникам и подразделениям, были определены следующие дополнительные цели и задачи:

Организация единого информационного пространства компании, с ограниченным доступом для разных категорий сотрудников на основе базовой модели прав доступа, протоколирование действий сотрудников с документами.
Автоматизация учета входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов, распоряжений, регламентов, положений и других внутренних документов.
Создание «базы знаний» для IT-службы с целью систематизации решений по типовым обращениям в службу от подразделений и пользователей.
Создание максимально прозрачной системы выдачи, организации исполнения и контроля исполнения поручений по документам.
Автоматизация преддоговорной работы, учет договоров.
Обучение сотрудников компании использованию универсального прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» и принципам управления документами, заданиями и корпоративной информацией на базе данной ECM-системы.

Ход выполнения работ.

1. На территории Заказчика проведено обследование основных бизнес-процессов, связанных с работой с документами. Обследование проводилось путем изучения внутренних положений о документообороте, различных журналов регистрации (бумажных и электронных), а также интервьюирования ключевых участников процессов.

2. В результате работ по обследованию бизнес-процессов, была выработана и согласована с Заказчиком общая концепция настройки системы.

3. Специалистами ООО «КС-Консалтинг» разработана базовая модель конфигурации и прав доступа пользователей, настроены и заполнены справочники. Впоследствии, в ходе развертывания системы и работы с конечными пользователями, производилась «тонкая настройка» интерфейса и прав доступа для нужд конкретных пользователей.

4. Разработаны базовые отчетные и печатные формы для документов, журналов и реестров договоров. Все дальнейшие работы производились на территории Заказчика.

5. Настройка системного ПО на сервере (IIS, MS SQL Server 2008 Express).

6. Установка серверного ПО eDocLib: Актив Бизнес.

7. Поэтапный запуск в эксплуатацию системы. Работа проходила следующим образом: была сформирована группа сотрудников, которым предстояло стать пользователями системы и проведено групповое обучение для понимания идеологии использования eDocLib: Актив Бизнес, основных функциональных и методологических моментов работы с ней. Затем с каждым пользователем было проведено индивидуальное обучение, в ходе которого пользователь научился работать в системе, освоил основные функции, относящиеся к его работе. Кроме того, специалистами «КС-Консалтинг» была проведена настройка рабочего пространства и интерфейса системы для каждого пользователя с учетом специфики его работы.

Результаты проекта, перспективы.

В результате внедрения универсального прикладного решения eDocLib: Актив Бизнес в ЗАО «Бизнес-решение» на первом этапе было введено в эксплуатацию 13 рабочих мест системы, которыми были обеспечены ключевые лица предприятия. В компании была создана удобная и прозрачная система учета документов, поручений и отчетов по ним, упорядочена работа по разработке, учету, согласованию различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов.

Каждый пользователь прошел групповое и индивидуальное обучение с целью получения максимально ясного представления о возможностях системы и приобретения практических навыков работы с ней. Одному пользователю был прочитан расширенный курс системного технолога (навыки редактирования справочников, создания пользователей и редактирования прав доступа к данным системы).

С 01.09.2011 г. в организации начата промышленная эксплуатация системы. В ходе первых месяцев эксплуатации системы, Заказчиком совместно со специалистами ООО «КС–Консалтинг» будут сформированы планы дальнейшего расширения использования богатых возможностей eDocLib: Актив Бизнес в сети аптек «Первая помощь», в том числе в части более полного использования ECM-функционала данного прикладного решения.

Таким образом, все цели данного этапа проекта внедрения прикладного решения eDocLib: Актив Бизнес можно считать достигнутыми.

В планах дальнейшего сотрудничества ЗАО «Бизнес-решение» и ООО «КС–Консалтинг» - дальнейшая индивидуальная доработка прикладного решения с учетом растущих потребностей Заказчика и специфических бизнес-процессов.