Барнаульская Епархия Русской Православной церкви
Описание проекта внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в Барнаульской Епархии
Заказчик:
Барнаульская Епархия РПЦ
Исполнитель:
Компания «Корпоративные системы - Консалтинг», г. Барнаул
Сроки : ноябрь 2010
Ситуация к началу реализации проекта, выбор системы
В начале 2010 года в Управлении Барнаульской Епархии назрел вопрос о применении в работе автоматизированной системы управления документами. Учитывая опыт Московской Епархии, осуществившей подобное внедрение несколько лет назад, выбор системы был однозначным – СЭД «ДЕЛО».
До внедрения системы автоматизации делопроизводства учет всех документов велся в бумажных журналах, что затрудняло поиск информации о регистрации документа. Отсутствие отлаженной и регламентированной процедуры списания документа в дела увеличивало временные затраты на поиск оригинала документа. Все документы сопровождались традиционной бумажной резолюцией - «бегунком», нигде не учитываемым и неудобным в использовании.
Цели внедрения системы
- Автоматизированная регистрация документов Управления
- Учет резолюций руководства и контроль исполнения документов
- Возможность просмотра перечня всех поступивших документов и их электронных образов
- Отметка о списании документов «в дело» для ускорения поиска оригинала документа в архивных папках
Реализация проекта
Результаты обследования делопроизводственных процессов заказчика выяснилось, что, несмотря на специфический род деятельности, делопроизводство и документооборот организации во многом можно считать «классическим»: журнальная регистрация, иерархические резолюции, отправка документов по реестрам и т.п.
В процессе настройки в базу СЭД «ДЕЛО» были внесены все структурные подразделения заказчика, настроена регистрация. Также специалисты «КС-Консалтинг» оказали помощь отделу канцелярии в разработке номенклатуры дел Епархии.
Компанией - исполнителем были проведены все работы по установке СУБД, серверной и клиентских частей системы «ДЕЛО» «с нуля».
В процессе внедрения была проведена индивидуальная работа с каждым пользователем по запуску системы в эксплуатацию.
Результат и перспективы
В результате реализации проекта был налажен автоматизированный учет входящих, исходящих и внутренних документов Заказчика, появилась возможность хранить электронные образы документов.
Другая немаловажная задача, которая была решена при внедрении системы «ДЕЛО», это возможность осуществлять контроль исполнения документов.
Разработанная номенклатура дел позволит упорядочить хранение оригиналов документов, а так же ускорить их поиск.
В перспективе Заказчика возможно, во-первых, более полное использование функционала системы, и, как следствие, расширение системы – приобретение дополнительных рабочих, во-вторых, уже сейчас очевидна необходимость использования опции сканирования для ускорения процесса ввода информации.
В дальнейшем так же возможно использование Барнаульской Епархией системы электронного документооборота «ДЕЛО» для обмена документами с Московской Епархией посредством электронной почты.