Алтайская государственная педагогическая академия

Внедрение системы электронного документооборота в Алтайской государственной педагогической академии

 

Заказчик: Алтайская государственная педагогическая академия, г. Барнаул.

Исполнитель: ООО «Корпоративные системы - Консалтинг», г. Барнаул.

Сроки реализации: середина мая - начало июня

Ситуация к началу реализации проекта

Учебные заведения – это сосредоточение научных идей, новых технологий и внедрение современных инноваций…, но если дело касается документооборота ВУЗа, то мы чаще всего встречаем «традиционное» делопроизводство: журналы, регистрационные карты и.т.д. В Алтайской государственной педагогической академии до внедрения СЭД «ДЕЛО» сложилась именно такая ситуация - регистрация входящей, исходящей, внутренней документации происходила с помощью журналов, учет документов осуществлялся по «шахматкам», постановка на контроль и отслеживание исполнения документов при помощи бумажных Регистрационных карточек, «ручное» формирование реестров передачи и реестров отправки и т.д. 

Цели проекта

Цель для Заказчика и Исполнителя   была очевидна – перейти на новый уровень организации документооборота и управления документами в учреждении, но прежде всего решить первые, наиболее важные задачи:

• упорядочить технологию обработки документов и пересмотреть правила регистрации документов в связи с грядущим применением  автоматизированной системы;
• автоматизировать учет документов и уйти от «журнального учета»;
• наладить оперативное получение актуальной информации об исполнении документов в режиме «on-line»;
• разграничить функциональные обязанности специалистов общего отдела в автоматизированной системе;
• автоматизировать  работу по формированию  реестров передачи документов, реестров внешней отправки документов, аналитических и отчетных форм.

Решение

Реализовать поставленные цели и задачи  позволит  система, в которой можно полностью настроить правила работы с документами с учетом специфики делопроизводства ВУЗа, требований ГОСТ и норм ДОУ. Но , это лишь первый этап перехода ВУЗа на использование современных технологий в области управления документами. Выбранная система должна обеспечивать легкое масштабирование, возможность частичного перехода на электронный документооборот и полный набор функций по управлению документами и задачами/поручениями, который обеспечит массовое вовлечение персонала ВУЗа в работу в системе. Известно, что от качества услуг внедрения системы автоматизации зависит очень многое: сроки запуска в промышленную эксплуатацию, уровень подготовки пользователей системы, эффективность решения системой поставленных задач.  

Учитывая эти и другие немаловажные факторы, Заказчиком был сделан  выбор  в пользу СЭД «ДЕЛО». Система отвечает вышеизложенным требованиям, что подтверждает многолетняя практика успешного применения системы в организациях различного вида деятельности. В качестве  поставщика системы и исполнителя проекта была выбрана компания  ООО «Корпоративные системы - Консалтинг» («КС-Консалтинг»), имеющей более чем десятилетний опыт работы в отрасли и положительно  зарекомендовавшей себя на рынке внедрения СЭД.

Реализация проекта

Переход к использованию системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота требует тщательной подготовки и участия не только со стороны Исполнителя, но и со стороны Заказчика проекта. Специалисты общего отдела Алтайской государственной педагогической академии активного содействовали в реализации проекта и проявляли заинтересованность в скорейшем достижении намеченной цели. Проведя обследование документооборота Заказчика, специалисты ООО «КС-Консалтинг» не только настроили систему на специфику учебного заведения, но и разработали рекомендации по оптимизации делопроизводства и документооборота, в связи с применением автоматизированной системы.

Результаты и перспективы проекта

При вводе СЭД «ДЕЛО» в промышленную эксплуатацию специалисты общего отдела ощутили явные преимущества автоматизированного делопроизводства перед «традиционным»: Во-первых, в процессе настройки системы были сформированы четкие правила обработки и движения документов с учетом разграничения функциональных обязанностей сотрудников. Во-вторых, журнальная регистрация уступила место автоматизированной регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. В-третьих,  в общем отделе начальник получил возможность оперативно  получать информацию об исполнение документов, а сотрудники теперь используют в работе автоматически формирующиеся в системе реестры передачи, реестры отправки документов, и отчетные формы. В  приемных ректора и проректора по научной работе, уже на данном этапе сотрудниками ведется работа  со своими документами и поручениями в «кабинетах» системы «ДЕЛО». Следующим шагом на пути ВУЗа к электронному документообороту, руководство академии рассматривает вовлечение в работу в системе «ДЕЛО» персонала деканатов.