Перед покупкой и внедрением системы электронного документооборота любой организации, как коммерческой, так и государственной, необходимо убедиться, что выбранное решение соответствует требованиям к безопасности хранения данных. Это особенно важно, если ваша организация — субъект критической информационной структуры, как герои нашего нового проекта АО «Аэропорт Абакана».

Фото: пресс-служба аэропорта Абакан, Владимир Почекутов

О заказчике: АО «Аэропорт Абакан» — главная воздушная гавань Республики Хакасия. В 2019 году его услугами воспользовались более 243 000 пассажиров. Для жителей Хакасии, Тывы и юга Красноярского края это единственный аэропорт международного значения.

Впервые вопрос о необходимости внедрения СЭД возник в организации еще в 2013 году. Руководство аэропорта обратилось в несколько компаний, в том числе и в «КС-Консалтинг», сравнивая цены и условия внедрения СЭД. Однако в последствии появились более приоритетные задачи, и переговоры были приостановлены.

В 2017 году, после изменений в руководящем составе, аэропорт Абакан взял курс на повышение эффективности работы и оптимизацию операционной деятельности. Стало ясно, что без автоматизации документооборота добиться поставленных целей не получится.

К этому моменту помимо «Дело» заказчик рассматривал «облачную» СЭД и уже вел переговоры о внедрении. Глубокий анализ бизнес-процессов и потребностей организации помог нам выяснить, что из двух рассматриваемых компанией продуктов именно «Дело» позволит наилучшим образом реализовать все пожелания заказчика, и при этом соблюсти требования к документообороту с точки зрения безопасности.

Так как аэропорт является субъектом критической информационной инфраструктуры, для работы в облачной системе документооборота организации пришлось бы создавать собственный дата-центр, «разворачивать» облако и проводить его аттестацию на соответствие требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК). Это в несколько раз повышало стоимость внедрения и владения СЭД. В итоге, сравнив финансовые затраты и трудоемкость работы с учетом этого фактора, заказчик сделал выбор в пользу системы «Дело».

Ситуация до начала проекта

До внедрения СЭД делопроизводитель регистрировал входящую корреспонденцию и документы в бумажном журнале. Если требовалось исполнение документа, то сканировал его и отправлял ответственному сотруднику по электронной почте. При этом эффективно контролировать результат и сроки исполнения было невозможно, а на поиск документов в бумажных архивах и электронной почте уходило время.

Целью внедрения СЭД было упростить работу с документами и повысить исполнительскую дисциплину.

Для этого нам предстояло:

  1. Создать электронный архив документов с простым и удобным поиском.
  2. Перевести согласование документов, особенно договоров, из бумажного в электронный вид.
  3. Перевести работу с поручениями в «Дело», чтобы контролировать сроки исполнения и ускорить ознакомление с документами.

Ход работы

После обследования было решено разбить процесс внедрения и обучения на два этапа. В первую очередь систему установили на рабочем месте секретаря-регистратора, обучили работе в системе его и двух технологов. После этого секретарь начала работать в базе, а технологи помогали ей по мере возникновения вопросов.

Спустя месяц начался второй этап — настройка «Дело» с лицензиями гарантированного доступа на рабочих местах 11 сотрудников других отделов и групповое обучение. После завершения курсов в течение 4-х дней проводили авторский надзор, чтобы проконтролировать, что работа пользователей соответствует разработанной и принятой в ходе обследования технологии.

Спустя 2 месяца опытной эксплуатации заказчик принял решение расширить количество лицензий гарантированного и конкурентного доступа, а также приобрести 22 лицензии приложения «Мониторинг документов».

Итоги проекта

Благодаря внедрению «Дело» удалось перевести согласование договоров и других документов в электронный вид. Также в СЭД переведена работа с поручениями, что позволяет отслеживать сроки исполнения и повысить исполнительскую дисциплину.

Чтобы упросить и ускорить работу с документами, установили на рабочем месте делопроизводителя опцию «Сканирование без распознавания». Регистратор сканирует входящие письма и сразу отправляет их в «Дело», а если потребуется исполнение документа, скан-копию можно сразу прикрепить к поручению в СЭД. Все документы хранятся в электронном архиве, и их легко найти по аннотациям.

Пресс-секретарь АО «Аэропорт Абакан» Мария Килунина:

«Электронный документооборот необходимо развивать, и чем скорее, тем лучше. Сейчас у нас есть определенные трудности, но никто не говорил, что это будет легко и быстро. Переход на электронный документооборот — трудозатратный, но необходимый процесс, без которого дальнейшего развития не будет».